Mọi người ơi cho em hỏi: Công ty em trích khoản tiền nhỏ để mua sữa, tã, bánh… làm từ thiện. Vậy thì em cần làm gì để được tính là chi phí hợp lý và em hạch toán như thế nào? Em xin cảm ơn.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Điều kiện để chi phí từ thiện được tính là chi phí hợp lý khấu trừ thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC) và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sửa đổi năm 2025 (Luật số 32/2023/QH15, hiệu lực từ 01/01/2025), các khoản chi từ thiện, tài trợ của doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, khoản chi phải thuộc các lĩnh vực cụ thể như tài trợ cho giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, khắc phục thiên tai, xây dựng nhà tình nghĩa cho người nghèo, hỗ trợ trẻ em mồ côi hoặc khó khăn, hoặc các chương trình xã hội khác theo quy định tại Nghị định 93/2021/NĐ-CP về vận động, tiếp nhận và phân phối nguồn tài trợ từ thiện.

Trong trường hợp của Anh/Chị, việc mua sữa, tã, bánh để làm từ thiện có thể được coi là tài trợ cho trẻ em nghèo hoặc các đối tượng yếu thế (như hỗ trợ y tế, dinh dưỡng), thuộc diện được trừ nếu hướng đến mục đích nhân đạo và không nhằm mục đích kinh doanh. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi từ thiện đều được trừ; ví dụ, nếu chỉ là ủng hộ chung chung mà không đúng đối tượng quy định, sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Thứ hai, khoản chi phải được thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt nếu từ 20 triệu đồng trở lên (theo Luật Phòng chống rửa tiền và Thông tư 78/2014/TT-BTC), và tổng chi phí từ thiện không bị khống chế mức trần (trừ một số trường hợp đặc biệt). Thứ ba, doanh nghiệp phải chứng minh khoản chi không liên quan đến quảng bá thương hiệu hoặc lợi ích cá nhân, nhằm tránh bị cơ quan thuế loại trừ theo nguyên tắc chi phí hợp lý, hợp lệ tại Điều 6 Luật Thuế TNDN 2008 (sửa đổi).

2. Hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị để chứng minh chi phí hợp lý

Để khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý, Anh/Chị phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 133/2016/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa) và Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể:

• Thứ nhất, hóa đơn chứng từ mua hàng (sữa, tã, bánh) phải hợp pháp, ghi rõ tên hàng hóa, số lượng, giá trị, và thanh toán qua ngân hàng nếu trên 20 triệu đồng (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử).
• Thứ hai, biên bản bàn giao hàng hóa từ thiện, kèm xác nhận của tổ chức nhận (như Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, Hội Chữ thập đỏ, hoặc cơ sở xã hội địa phương), ghi rõ mục đích, số lượng, giá trị và chữ ký các bên.
• Thứ ba, quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc công ty về việc trích khoản chi từ thiện, kèm kế hoạch sử dụng (theo Điều 4 Nghị định 93/2021/NĐ-CP).

Nếu tài trợ qua tổ chức trung gian, cần giấy xác nhận tiếp nhận nguồn tài trợ theo mẫu tại Phụ lục Nghị định 93. Ngoài ra, từ năm 2025, cần lưu trữ điện tử hóa đơn và chứng từ trên hệ thống thuế điện tử (eTax) để dễ dàng kê khai khi quyết toán thuế TNDN hàng năm (mẫu 03/TNDN).

3. Cách hạch toán kế toán cho khoản chi từ thiện

Việc hạch toán khoản chi từ thiện được thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Chế độ kế toán doanh nghiệp), sửa đổi bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC, và coi đây là chi phí khác không liên quan trực tiếp đến sản xuất kinh doanh. Quy trình cụ thể như sau: Nếu mua hàng trước rồi bàn giao:

• (i) Khi mua sữa, tã, bánh: Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc TK 156 (Hàng hóa) / Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), kèm hóa đơn GTGT nếu có.
• (ii) Khi bàn giao từ thiện: Nợ TK 811 (Chi phí khác) / Có TK 152 hoặc 156, dựa trên biên bản bàn giao và giá vốn hàng hóa.

Nếu chi trực tiếp bằng tiền để mua và tặng ngay: Nợ TK 811 / Có TK 111 hoặc 112. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) / Có TK 811. Đồng thời, ghi nhận khấu trừ GTGT đầu vào nếu hóa đơn hợp lệ (TK 133). Trong trường hợp của Anh/Chị, với khoản tiền nhỏ, có thể hạch toán trực tiếp vào TK 811 mà không cần qua TK hàng hóa nếu mua và tặng ngay, nhưng phải đảm bảo chứng từ đầy đủ để trừ thuế TNDN.

Sử dụng phần mềm kế toán như MISA hoặc Fast để tự động hóa, và kê khai thuế GTGT (nếu khấu trừ) trên tờ khai 01/GTGT. Lưu ý, từ năm 2025, báo cáo tài chính phải tuân thủ VAS 21 (Trình bày báo cáo tài chính) để minh bạch chi phí từ thiện.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!