Anh chị cho em hỏi, trường hợp bên em bán hàng gửi hàng cho khách qua Viettel Post mà sau đó khách đòi hóa đơn cước vận chuyển thì trường hợp này em làm thế nào ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định pháp lý về hóa đơn cước vận chuyển dịch vụ Viettel Post

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025), đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển như Viettel Post phải xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng sử dụng dịch vụ, bao gồm phí cước vận chuyển. Hóa đơn này là cơ sở hợp pháp để người sử dụng (người gửi hoặc người nhận, tùy bên thanh toán) kê khai khấu trừ thuế đầu vào nếu áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT theo Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi năm 2024).

Trong trường hợp Anh/Chị là người gửi hàng (bên bán) và đã thanh toán phí vận chuyển cho Viettel Post, hóa đơn sẽ được xuất đứng tên Anh/Chị để hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC). Nếu khách hàng (người nhận) là bên yêu cầu hóa đơn cước vận chuyển, có thể do họ muốn khấu trừ chi phí hoặc hạch toán nội bộ, nhưng theo quy định, Viettel Post xuất hóa đơn dựa trên thông tin bên thanh toán thực tế. Thời hạn yêu cầu hóa đơn là trong vòng 7 ngày kể từ ngày sử dụng dịch vụ để đảm bảo tính hợp lệ, tránh bị từ chối theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Phân tích tình huống khách hàng đòi hóa đơn cước vận chuyển

Trong ví dụ của Anh/Chị, bên bán gửi hàng qua Viettel Post và khách hàng sau đó đòi hóa đơn cước vận chuyển, có thể vì họ coi phí ship là chi phí của mình (ví dụ: khách chịu phí ship theo thỏa thuận bán hàng). Theo chính sách của Viettel Post, hóa đơn VAT được xuất cho bên thanh toán phí dịch vụ. Nếu Anh/Chị đã trả phí ship khi gửi hàng, hóa đơn ban đầu sẽ đứng tên Anh/Chị, không phải khách.

Để đáp ứng yêu cầu của khách, Anh/Chị không thể tự xuất hóa đơn thay Viettel Post, vì điều này vi phạm quy định về hóa đơn điện tử (phải do bên bán dịch vụ lập). Thay vào đó, Viettel Post có thể xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc bổ sung theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi năm 2025), nếu cung cấp mã vận đơn và thông tin khách hàng. Ví dụ: Khách cung cấp mã đơn hàng, tên công ty, mã số thuế; Viettel Post sẽ lập hóa đơn mới ghi rõ dịch vụ vận chuyển cho khách. Nếu phí ship đã được Anh/Chị thu từ khách và chuyển cho Viettel Post, Anh/Chị cần ghi nhận khoản thu này là doanh thu chịu thuế GTGT 10%, và hóa đơn của Viettel Post giúp khấu trừ đầu vào.

3. Các bước xử lý thực tế khi khách đòi hóa đơn

Để giải quyết nhanh chóng, Anh/Chị thực hiện theo quy trình sau:

• Bước 1 – Xác nhận với khách thông tin chi tiết (mã vận đơn, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ) và lý do yêu cầu hóa đơn.
• Bước 2 – Liên hệ Viettel Post qua hotline 1900 8095 hoặc ứng dụng My Viettel Post, cung cấp mã đơn hàng và yêu cầu xuất hóa đơn GTGT đứng tên khách (nếu họ thanh toán hoặc đồng ý chịu trách nhiệm). Viettel Post sẽ gửi hóa đơn điện tử qua email trong 1-2 ngày làm việc.
• Bước 3 – Nếu hóa đơn gốc đứng tên Anh/Chị, yêu cầu Viettel Post lập hóa đơn điều chỉnh theo mẫu 01/GTGT, ghi chú "Điều chỉnh hóa đơn số… ngày… cho bên nhận hàng".
• Bước 4 – Gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc cổng thông tin điện tử, đồng thời lưu trữ bản sao để kê khai thuế kỳ hiện tại (tháng 10/2025).

Lưu ý: Nếu khách là cá nhân không kinh doanh, họ có thể không cần hóa đơn đầy đủ (chỉ biên lai), nhưng nếu là doanh nghiệp, phải có đầy đủ chỉ tiêu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trường hợp chậm yêu cầu, có thể bị phạt từ 4-8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!