Thủ tục mở cửa hàng trực thuộc công ty

Mở cửa hàng trực thuộc công ty là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh, tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa hoạt động. Việc thực hiện đúng thủ tục pháp lý không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn tránh các rủi ro pháp lý giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ. Trong bối cảnh kinh tế số hóa ngày càng phát triển, việc mở rộng qua các cửa hàng trực thuộc trở thành chiến lược nhiều doanh nghiệp. Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để hỗ trợ bạn thực hiện hiệu quả.

1. Thủ tục mở cửa hàng trực thuộc công ty

Thủ tục mở cửa hàng trực thuộc công ty được quy định chủ yếu tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Cửa hàng trực thuộc ở đây thường được hiểu là địa điểm kinh doanh, không có tư cách pháp nhân riêng biệt so với công ty mẹ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và mở rộng mà không cần thành lập đơn vị độc lập như chi nhánh.

Quy trình này nhằm thông báo với cơ quan nhà nước để địa điểm kinh doanh được công nhận hợp pháp, từ đó doanh nghiệp có thể tiến hành các hoạt động thương mại, bán hàng tại địa chỉ mới. Việc tuân thủ thủ tục không chỉ giúp tránh phạt hành chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Để thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ thông báo thành lập địa điểm kinh doanh. Quy trình được chia thành các bước cụ thể sau:

Bước 1: Lập quyết định thành lập địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp ban hành quyết định nội bộ về việc thành lập địa điểm kinh doanh, bao gồm thông tin về tên địa điểm, địa chỉ cụ thể, ngành nghề kinh doanh dự kiến và người đứng đầu địa điểm. Quyết định này phải được chủ doanh nghiệp hoặc hội đồng thành viên phê duyệt, đảm bảo phù hợp với điều lệ công ty. Thời gian thực hiện bước này thường mất 1-2 ngày, tùy thuộc vào quy mô nội bộ. Lưu ý rằng quyết định phải được lưu trữ để làm cơ sở cho các hồ sơ sau.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ thông báo

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo bổ sung trong vòng 3 ngày, và doanh nghiệp phải hoàn thiện để tránh chậm trễ.

Bước 3: Nhận giấy xác nhận và hoàn tất đăng ký

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp nhận kết quả qua đường bưu điện hoặc trực tiếp, và từ đây có thể tiến hành khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng cho địa điểm nếu cần. Toàn bộ quy trình phải hoàn thành trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thành lập, theo quy định pháp luật. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10-20 triệu đồng.

Quy trình này khá đơn giản so với việc thành lập chi nhánh, nhưng đòi hỏi sự chính xác để tránh sai sót dẫn đến từ chối hồ sơ.

>> Đọc thêm: Dịch vụ làm giấy phép kinh doanh nhanh, trọn gói

2. Các điều kiện cần đáp ứng để mở cửa hàng trực thuộc công ty

Mặc dù không có quy định riêng biệt về "điều kiện" dành cho địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản theo pháp luật doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp khi mở cửa hàng trực thuộc công ty.

Trước hết, công ty mẹ phải đang hoạt động hợp pháp, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và không thuộc diện tạm ngừng hoặc giải thể. Địa chỉ cửa hàng phải rõ ràng, không trùng lặp với địa điểm kinh doanh khác của doanh nghiệp, và phù hợp với quy hoạch đô thị địa phương, tránh các khu vực cấm kinh doanh theo quy định của chính quyền địa phương.

Ngoài ra, ngành nghề kinh doanh tại cửa hàng phải nằm trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ, hoặc nếu mở rộng thì cần bổ sung đăng ký ngành nghề trước khi thông báo. Người đứng đầu địa điểm kinh doanh phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bị cấm hành nghề kinh doanh theo pháp luật. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo địa điểm có đủ điều kiện về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy theo quy định của cơ quan chức năng liên quan, đặc biệt nếu cửa hàng liên quan đến hàng hóa dễ cháy nổ hoặc thực phẩm.

Việc đáp ứng các yếu tố này giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng, tránh các vấn đề phát sinh sau này như kiểm tra hành chính hoặc tranh chấp địa chỉ. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bỏ qua kiểm tra quy hoạch địa phương, dẫn đến phải di dời cửa hàng, gây tốn kém thêm.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để mở cửa hàng trực thuộc công ty

Hồ sơ là yếu tố then chốt để thực hiện thành công thủ tục mở cửa hàng trực thuộc công ty, được quy định chi tiết tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau một cách đầy đủ và chính xác để tránh bị trả lại:

• Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh: Mẫu theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC, ghi rõ tên địa điểm, địa chỉ, ngành nghề, thông tin người đứng đầu và chữ ký của người đại diện pháp luật công ty.
• Quyết định thành lập địa điểm kinh doanh: Tài liệu nội bộ của công ty, phê duyệt việc mở cửa hàng, kèm theo biên bản họp nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ: Chứng minh tư cách pháp lý, không cần công chứng nhưng phải rõ nét.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu, kèm theo xác nhận của chủ sở hữu nếu thuê.
• Danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông nếu liên quan đến thay đổi vốn (nếu có): Chỉ áp dụng nếu mở cửa hàng ảnh hưởng đến cấu trúc vốn.

Lưu ý thực tế: Tất cả tài liệu phải bằng tiếng Việt hoặc có bản dịch công chứng nếu gốc là ngoại ngữ. Hồ sơ nộp dưới dạng điện tử qua cổng thông tin quốc gia để tiết kiệm thời gian, nhưng nếu nộp trực tiếp thì cần 02 bộ hồ sơ gốc. Trong trường hợp địa điểm kinh doanh ở khu công nghiệp, cần thêm giấy xác nhận từ ban quản lý khu. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại địa chỉ chính xác trên bản đồ hành chính để tránh sai sót, vì lỗi này thường chiếm tỷ lệ cao trong các hồ sơ bị từ chối.

4. Chi phí thực hiện thủ tục mở cửa hàng trực thuộc công ty

Chi phí cho việc mở cửa hàng trực thuộc công ty tương đối thấp so với lợi ích mở rộng mang lại, chủ yếu bao gồm lệ phí nhà nước và các khoản phát sinh.

Theo quy định, lệ phí đăng ký địa điểm kinh doanh là miễn phí, không thu bất kỳ khoản phí nào từ Phòng Đăng ký kinh doanh khi nộp hồ sơ thông báo. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí in ấn, photocopy hồ sơ khoảng 200.000 – 500.000 VNĐ, tùy số lượng bản.

Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý bên ngoài, chi phí tư vấn và soạn thảo hồ sơ dao động từ 5-10 triệu VNĐ, tùy độ phức tạp. Ngoài ra, cần tính đến chi phí thuê mặt bằng cửa hàng, thường từ 10-50 triệu VNĐ/tháng ở khu vực đô thị, cộng với phí thiết kế biển hiệu và nội thất ban đầu. Các khoản thuế liên quan như thuế môn bài cho địa điểm mới khoảng 300.000 – 1 triệu VNĐ/năm, tùy quy mô.

Tổng chi phí ban đầu có thể từ 20-100 triệu VNĐ, nhưng doanh nghiệp nên lập kế hoạch tài chính chi tiết để tránh áp lực. Trong thực tế, nhiều công ty chọn tự thực hiện để tiết kiệm, nhưng nếu hồ sơ phức tạp, chi phí sửa chữa lỗi có thể tăng gấp đôi.

5. Quy trình thực hiện chi tiết khi mở cửa hàng trực thuộc công ty

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, quy trình mở cửa hàng trực thuộc công ty cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tiến độ.

Đầu tiên, doanh nghiệp kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ qua hệ thống trực tuyến của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nơi có công cụ hỗ trợ kiểm tra mẫu biểu. Tiếp theo, nộp hồ sơ và theo dõi mã hồ sơ để nhận thông báo bổ sung nếu cần, thường trong 1-2 ngày.

Sau khi nhận Giấy xác nhận, doanh nghiệp tiến hành thông báo với cơ quan thuế địa phương để đăng ký mã số thuế cho địa điểm kinh doanh, mất thêm 3-5 ngày. Đồng thời, khắc dấu công ty tại địa điểm nếu cần và hoàn tất thủ tục phòng cháy chữa cháy với cơ quan PCCC. Quy trình này giúp cửa hàng hoạt động ngay lập tức mà không gián đoạn.

Lưu ý rằng nếu địa điểm kinh doanh bán hàng hóa đặc thù như thực phẩm, cần thêm giấy phép an toàn thực phẩm từ Sở Y tế, kéo dài thời gian thêm 7-10 ngày. Toàn bộ quy trình từ chuẩn bị đến hoạt động có thể mất 15-20 ngày nếu không có trở ngại.

6. Dịch vụ hỗ trợ mở cửa hàng trực thuộc công ty tại Công ty Luật ACC

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp khi mở cửa hàng trực thuộc công ty giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Tại Công ty Luật ACC, chúng tôi cung cấp các dịch vụ hỗ trợ toàn diện với các lợi ích nổi bật sau:

• Tiết kiệm chi phí: Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình, tránh các khoản phạt hoặc chi phí phát sinh do sai sót hồ sơ.
• Đội ngũ chuyên gia: Các chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ chính xác và phù hợp với quy định mới nhất.
• Tư vấn chuyên sâu: Phân tích cụ thể tình huống doanh nghiệp, từ lựa chọn địa điểm đến xử lý các vấn đề pháp lý liên quan ngành nghề.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, nộp thay, theo dõi tiến độ đến tư vấn sau đăng ký, bao gồm cả hỗ trợ khắc dấu và đăng ký thuế.

Với cam kết chất lượng cao, Công ty Luật ACC đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp thực hiện thành công thủ tục này, giúp họ tập trung vào kinh doanh thay vì lo lắng về pháp lý.

7. Câu hỏi thường gặp

Mở cửa hàng trực thuộc công ty có khác gì so với mở chi nhánh?

Địa điểm kinh doanh (cửa hàng trực thuộc) không có tư cách pháp nhân riêng, chỉ là phần mở rộng của công ty mẹ, trong khi chi nhánh có tư cách pháp nhân và yêu cầu thủ tục phức tạp hơn theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP . Việc mở cửa hàng đơn giản hơn, chỉ cần thông báo thay vì đăng ký, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Doanh nghiệp nên chọn hình thức phù hợp với nhu cầu quản lý.

Thời gian xử lý hồ sơ mở cửa hàng trực thuộc công ty là bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc tại Phòng Đăng ký kinh doanh, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhưng toàn bộ quy trình từ quyết định đến hoạt động có thể mất 10-15 ngày nếu tính thêm các thủ tục liên quan như thuế và PCCC. Doanh nghiệp cần nộp đúng hạn 10 ngày kể từ quyết định thành lập để tránh phạt. Nếu hồ sơ đầy đủ, kết quả sẽ được cấp nhanh chóng qua cổng thông tin.

Có cần giấy phép riêng cho cửa hàng trực thuộc công ty bán hàng hóa cụ thể không?

Có, tùy ngành nghề, ví dụ bán thực phẩm cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm từ Sở Y tế, hoặc bán rượu cần giấy phép từ Sở Công Thương. Những giấy phép này phải xin sau khi có Giấy xác nhận địa điểm kinh doanh, mất thêm 7-30 ngày. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định ngành trước để chuẩn bị, tránh gián đoạn hoạt động.

Mở cửa hàng trực thuộc công ty không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định pháp lý giúp tránh rủi ro và tối ưu hóa lợi ích kinh doanh. Nếu bạn đang lên kế hoạch mở rộng, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để nhận tư vấn miễn phí và hỗ trợ chuyên sâu. Đừng chần chừ, hành động ngay hôm nay để doanh nghiệp của bạn vươn xa hơn.