Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện, việc lập sai tên khách hàng trên hóa đơn điện tử là sai sót về nội dung thông tin người mua. Trường hợp này không thuộc diện hủy hóa đơn mà có thể xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, tùy thuộc vào yếu tố cụ thể như hóa đơn có mã của cơ quan thuế, đã gửi dữ liệu cho người mua chưa, và sai sót có kèm theo lỗi mã số thuế hoặc các nội dung khác không. Nếu chỉ sai tên mà không ảnh hưởng đến mã số thuế, ưu tiên lập hóa đơn điều chỉnh để giữ nguyên số hóa đơn gốc, tránh làm phức tạp kê khai thuế. Việc Anh/Chị đã lập hóa đơn thay thế nhưng bị cơ quan thuế báo sai quy trình có thể do chưa lập biên bản thỏa thuận hoặc chưa thông báo đúng mẫu, dẫn đến cần thực hiện lại theo quy trình chuẩn để tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP).
Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
- Hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi sai sót không làm thay đổi bản chất giao dịch (như chỉ sai tên khách hàng), giúp giữ nguyên số hóa đơn gốc và chỉ bổ sung/sửa thông tin sai. Hóa đơn này phải ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" và không được lập tăng doanh thu nếu không có cơ sở.
- Hóa đơn thay thế: Sử dụng khi sai sót lớn hơn, như sai mã số thuế kèm tên hoặc hóa đơn chưa gửi cho người mua, nhằm thay thế toàn bộ hóa đơn gốc bằng hóa đơn mới có nội dung đúng. Hóa đơn này phải ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm". Trong trường hợp của Anh/Chị, nếu đã lập thay thế mà chưa có biên bản thỏa thuận, cơ quan thuế có thể yêu cầu hủy hóa đơn thay thế sai quy trình và chuyển sang điều chỉnh để phù hợp hơn, trừ khi sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử
Vì tình huống liên quan đến quy trình xử lý, Anh/Chị cần thực hiện lại theo các bước sau để khắc phục lỗi đã mắc và tuân thủ quy định, đảm bảo dữ liệu được cập nhật đúng trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Bước 1: Thông báo và lập biên bản thỏa thuận với người mua
Liên hệ ngay với khách hàng để thông báo về sai sót trên hóa đơn điện tử, đồng thời lập biên bản điều chỉnh hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ nội dung sai (tên khách hàng), thời điểm phát hiện và cam kết sửa chữa. Biên bản này là bắt buộc theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi), giúp chứng minh sự đồng thuận và tránh tranh chấp sau này. Nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua, có thể xử lý nội bộ trước khi gửi.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Dựa trên biên bản ở Bước 1, lập hóa đơn điện tử mới trên phần mềm hóa đơn (đã đăng ký với cơ quan thuế). Nếu chọn điều chỉnh (phù hợp hơn cho sai tên đơn thuần), hóa đơn phải có giá trị "0" nếu không thay đổi số tiền, và ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc. Nếu thay thế, hủy hóa đơn gốc trên hệ thống trước khi lập mới. Lưu ý: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải tuân thủ thời hạn lập trong ngày phát sinh sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 3: Thông báo với cơ quan thuế
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục II Thông tư 78/2021/TT-BTC). Thông báo phải nêu rõ lý do sai sót, hóa đơn gốc và hóa đơn mới, kèm biên bản thỏa thuận. Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế và chưa gửi dữ liệu, có thể không cần thông báo này nhưng vẫn phải cập nhật hệ thống nội bộ.
Bước 4: Kê khai bổ sung và lưu trữ
Kê khai bổ sung hóa đơn điều chỉnh/thay thế vào kỳ thuế phát sinh sai sót trên tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT), điều chỉnh giảm doanh thu hóa đơn gốc nếu cần. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (biên bản, hóa đơn gốc/mới, thông báo) ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019 để phục vụ kiểm tra sau này.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp khắc phục sai sót mà còn tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và duy trì uy tín doanh nghiệp. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận