Tôi đang xử lý việc nhập kho hàng hoàn về do khách đổi mẫu và lượng hàng hoàn về khá lớn khiến tôi phải điều chỉnh tồn kho nhưng khi điều chỉnh tôi không biết có phải lập hóa đơn điều chỉnh hay đây chỉ là bút toán nội bộ và nếu chỉ nội bộ thì chứng từ nào là phù hợp để sau này không bị thắc mắc?
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
Xử lý hàng hoàn về từ khách hàng và điều chỉnh tồn kho
Việc khách hàng đổi mẫu dẫn đến hoàn trả hàng hóa với số lượng lớn là trường hợp phổ biến trong hoạt động mua bán hàng hóa, được quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về hóa đơn, chứng từ.
Theo đó, doanh nghiệp cần xử lý giao dịch hoàn trả đúng trình tự pháp lý để đảm bảo tính minh bạch hợp lệ của chứng từ kế toán, đồng thời điều chỉnh tồn kho nội bộ để phản ánh đúng thực tế về kết quả kinh doanh.
Dưới đây là phân tích chi tiết các khía cạnh chính liên quan đến việc xử lý hàng hoàn trả và điều chỉnh tồn kho.
Có cần lập hóa đơn điều chỉnh hay chỉ là bút toán nội bộ?
- Yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh cho giao dịch với khách hàng: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ khi khách hàng hoàn trả hàng hóa do đổi mẫu (dẫn đến thay đổi số lượng hoặc giá trị giao dịch ban đầu), doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận sự thay đổi này. Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng trong trường hợp có sai sót hoặc biến động sau giao dịch, giúp điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT và nghĩa vụ kê khai thuế. Thời điểm lập hóa đơn là ngay khi phát sinh hoàn trả, và nội dung phải ghi rõ lý do "hoàn trả hàng hóa do đổi mẫu", kèm theo số lượng, giá trị điều chỉnh. Nếu giao dịch sử dụng chứng từ điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép áp dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý tương đương chứng từ giấy.
- Bút toán nội bộ cho điều chỉnh tồn kho: Việc nhập kho hàng hoàn về và điều chỉnh tồn kho chỉ là hoạt động kế toán nội bộ, không yêu cầu hóa đơn điều chỉnh riêng vì không phát sinh giao dịch bên ngoài. Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp ghi nhận tăng tồn kho thông qua bút toán kế toán (ví dụ: Nợ TK 156 – Hàng tồn kho / Có TK 632 – Giá vốn hàng bán), dựa trên chứng từ nội bộ để phản ánh đúng giá trị hàng hóa thực tế. Tuy nhiên, bút toán này phải có cơ sở chứng từ hợp lệ để tránh rủi ro kiểm tra thuế sau này, tránh bị coi là điều chỉnh tồn kho không có nguồn gốc.
Chứng từ phù hợp nếu chỉ là bút toán nội bộ
Để đảm bảo tính minh bạch và tránh thắc mắc từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ nội bộ, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Các chứng từ chính bao gồm:
- Biên bản hoàn trả hàng hóa: Ghi rõ lý do đổi mẫu, số lượng, tình trạng hàng hóa, chữ ký của đại diện khách hàng và doanh nghiệp.
- Phiếu nhập kho: Lập theo mẫu nội bộ, ghi nhận hàng hoàn về vào kho, kèm kiểm kê thực tế để xác nhận lượng hàng.
- Hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh: Lưu trữ để đối chiếu, chứng minh giao dịch hoàn trả đã được xử lý thuế đúng quy định.
- Báo cáo điều chỉnh tồn kho: Tài liệu nội bộ tóm tắt sự thay đổi, kèm giải trình nếu lượng lớn, để hỗ trợ kê khai báo cáo tài chính.
Nếu lượng hàng hoàn về lớn, doanh nghiệp nên lưu trữ chứng từ điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023 để dễ dàng tra cứu và giảm rủi ro mất mát.
Quy trình xử lý hàng hoàn về và điều chỉnh tồn kho
Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận hoàn trả từ khách hàng
Doanh nghiệp lập biên bản hoàn trả ngay khi nhận hàng, kiểm tra tình trạng hàng hóa so với hóa đơn gốc theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Biên bản phải ghi rõ số lượng, mẫu mã đổi, và giá trị hoàn trả, đồng thời yêu cầu khách hàng ký xác nhận để làm cơ sở pháp lý.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giao dịch
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, lập hóa đơn GTGT điều chỉnh trong vòng 7 ngày kể từ ngày hoàn trả, ghi âm giá trị tương ứng (ví dụ: giảm doanh thu và thuế đầu ra). Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, gửi ngay cho khách hàng qua hệ thống của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Nhập kho và điều chỉnh tồn kho nội bộ
Lập phiếu nhập kho để ghi nhận hàng hoàn về, sau đó thực hiện bút toán kế toán điều chỉnh tồn kho. Kiểm kê thực tế kho hàng để đảm bảo số liệu chính xác, và lưu trữ chứng từ liên quan để hỗ trợ kiểm toán.
Bước 4: Kê khai và lưu trữ hồ sơ
Cập nhật hóa đơn điều chỉnh vào sổ sách kế toán và kê khai thuế tháng/quý. Lưu trữ toàn bộ chứng từ ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật thuế, tránh phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu phát hiện sai sót.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt thuế, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và duy trì uy tín với đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC để được tư vấn.
Để lại một bình luận