Sau khi chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh khác nhưng chưa thông báo kịp thời với cơ quan thuế, doanh nghiệp tôi bị yêu cầu kê khai bổ sung, trong trường hợp này xử lý ra sao để không bị phạt?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Việc chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh khác mà chưa thông báo kịp thời là sai sót phổ biến của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô. Tuy nhiên, nếu Anh/Chị chủ động xử lý theo quy trình "tự nguyện kê khai bổ sung" trước khi có quyết định kiểm tra của cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính nặng nề.

Trách nhiệm thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh

Theo quy định tại Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi. Đối với trường hợp chuyển địa điểm sang tỉnh khác, đây là thay đổi làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục "chốt thuế" tại cơ quan thuế cũ và đăng ký tại cơ quan thuế mới theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp chưa thông báo, các tờ khai thuế đã nộp tại địa điểm cũ có thể bị coi là không hợp lệ về mặt địa bàn quản lý, dẫn đến yêu cầu kê khai bổ sung để điều chỉnh nghĩa vụ thuế về đúng địa phương mới.

Hậu quả pháp lý và cơ chế miễn phạt khi kê khai bổ sung

Khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp hoạt động tại địa điểm mới nhưng chưa cập nhật thông tin, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019.

Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, nếu doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và nộp hồ sơ khai thuế bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở, doanh nghiệp sẽ:

• Không bị xử phạt về hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp.
• Chỉ phải nộp đủ số tiền thuế còn thiếu (nếu có) và tiền chậm nộp tính theo mức 0,03%/ngày trên số tiền nộp chậm.

Ngược lại, nếu để cơ quan thuế kiểm tra và kết luận là hành vi trốn thuế hoặc gian lận, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Quy trình xử lý để tránh bị phạt vi phạm hành chính

Để khắc phục sai sót và đảm bảo quyền lợi tối đa, Anh/Chị nên chỉ đạo bộ phận kế toán thực hiện quy trình 3 bước sau đây:

Bước 1: Rà soát và hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa điểm Doanh nghiệp cần tập hợp Doanh nghiệp cần tập hợp ngay các chứng từ chứng minh thời điểm thực tế chuyển sang tỉnh mới (Hợp đồng thuê văn phòng, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ). Kế toán thực hiện rà soát lại toàn bộ các tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã nộp kể từ thời điểm chuyển đi. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng số liệu giúp doanh nghiệp xác định chính xác các chỉ tiêu cần điều chỉnh trên tờ khai bổ sung theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, từ đó tạo sự minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế.

Bước 2: Thực hiện thông báo thay đổi và nộp tờ khai bổ sung Doanh nghiệp nộp mẫu 08-MST cho cơ quan thuế cũ để làm thủ tục chuyển địa điểm, sau đó thực hiện kê khai bổ sung trên hệ thống eTax (hệ thống kê khai thuế điện tử của Tổng cục Thuế). Anh/Chị cần lập Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (Mẫu số 01/KHBS) để giải trình rõ lý do chậm trễ là do sơ suất trong quá trình bàn giao nhân sự hoặc thay đổi địa bàn kinh doanh. Việc chủ động nộp hồ sơ bổ sung tại bước này là điều kiện tiên quyết để được hưởng cơ chế miễn phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Bước 3: Nộp tiền thuế phát sinh và theo dõi xác nhận hoàn tất Sau khi gửi tờ khai bổ sung, nếu phát sinh số thuế nộp thiếu tại địa bàn tỉnh mới, doanh nghiệp phải nộp ngay số tiền thuế này kèm theo tiền chậm nộp tự tính vào Ngân sách Nhà nước. Lưu giữ biên lai nộp tiền điện tử và theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống eTax cho đến khi có thông báo xác nhận từ cả cơ quan thuế đi và cơ quan thuế đến. Nếu cơ quan thuế vẫn ra quyết định xử phạt, doanh nghiệp có quyền thực hiện khiếu nại dựa trên bằng chứng về việc tự nguyện khắc phục sai sót theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Việc hoàn tất quy trình giúp doanh nghiệp "làm sạch" hồ sơ thuế tại địa phương mới, sẵn sàng cho các kỳ quyết toán thuế sau này.

Việc tuân thủ quy trình kê khai bổ sung tự nguyện giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín pháp lý và tránh được các khoản phạt từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.