Mức khống chế tiền ăn chi tiền mặt không bị tính thuế thu nhập cá nhân, hiện tại là không khống chế, tuy nhiên, doanh nghiệp nên làm như thế nào để không rủi ro
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
1. Quy định về mức khống chế chi tiền ăn giữa ca năm 2026
Theo quy định tại Thông tư 130/2026/TT-BTC (thay thế các nội dung cũ tại Thông tư 96/2015/TT-BTC), đối với thuế TNDN, khoản chi tiền ăn giữa ca cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, pháp luật không khống chế mức chi tối đa đối với khoản này khi xác định lợi nhuận tính thuế TNDN, miễn là mức chi được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể của đơn vị. Tuy nhiên, dưới góc độ thuế TNCN, theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC(được sửa đổi, bổ sung), khoản tiền ăn giữa ca chi bằng tiền mặt cho người lao động được miễn thuế TNCN nếu không vượt quá mức quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (hiện nay mức trần thường được áp dụng tham chiếu là 730.000 đồng/người/tháng). Phần chi vượt mức trần này sẽ phải cộng vào thu nhập từ tiền lương, tiền công để tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần, nhằm đảm bảo tính công bằng trong điều tiết thu nhập và tránh việc doanh nghiệp lợi dụng khoản chi ăn để chi trả lương ẩn danh.
2. Quy trình 4 bước thực hiện để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí
Để khoản chi tiền ăn bằng tiền mặt được chấp nhận là chi phí hợp lý và không bị truy thu thuế, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm ngặt lộ trình sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành quy chế nội bộ về chế độ ăn giữa ca Doanh nghiệp phải ban hành văn bản quy định cụ thể về đối tượng, mức chi và hình thức chi trả tiền ăn giữa ca, được ghi rõ trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính của công ty. Quy chế này cần nêu rõ căn cứ dựa trên hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự đồng thuận của tập thể người lao động để chứng minh tính thực tế của khoản chi trước cơ quan thuế. Việc chuẩn bị văn bản nội bộ chặt chẽ ngay từ đầu năm tài chính là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ chi phí được trừ, giúp doanh nghiệp giải trình dễ dàng khi có thanh tra về tính hợp lý của dòng tiền mặt chi ra cho mục đích phúc lợi này.
Bước 2: Lập bộ chứng từ thanh toán tiền mặt chi tiết và đầy đủ Mọi khoản chi tiền mặt phải được lập Phiếu chi kèm theo danh sách ký nhận tiền ăn của từng người lao động, có đầy đủ họ tên, mã số thuế và chữ ký xác nhận thực nhận. Đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, việc lập bảng kê tổng hợp có xác nhận của bộ phận nhân sự và kế toán trưởng là bắt buộc để đối soát với quỹ tiền mặt tại thời điểm kiểm tra. Bộ chứng từ này không chỉ phục vụ công tác kế toán nội bộ mà còn là căn cứ để cơ quan thuế xác định khoản chi là có thật, tránh tình trạng bị loại chi phí do hồ sơ sơ sài hoặc không có chữ ký xác nhận của đối tượng trực tiếp hưởng thụ dịch vụ.
Bước 3: Kê khai quyết toán và kiểm soát mức trần miễn thuế TNCN Kế toán cần thực hiện bóc tách phần tiền ăn chi bằng tiền mặt thành hai phần: phần trong hạn mức miễn thuế (730.000 đồng) và phần vượt hạn mức (nếu có) để kê khai đúng trên tờ khai thuế TNCN tháng/quý. Phần chi vượt mức trần phải được cộng vào thu nhập chịu thuế của người lao động để khấu trừ thuế theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế tại nguồn. Việc kê khai minh bạch và phân loại đúng tính chất khoản chi giúp doanh nghiệp tránh được án phạt vi phạm hành chính từ 20% đến 100% số thuế trốn tránh theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và giảm thiểu lãi chậm nộp phát sinh do sai sót nghiệp vụ.
Bước 4: Theo dõi cập nhật chính sách và lưu trữ hồ sơ phục vụ hậu kiểm Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thông tư hướng dẫn mới nhất về mức trần chi phí ăn ca từ Bộ Tài chính và Bộ Lao động trong năm 2026 để điều chỉnh quy chế nội bộ kịp thời. Hồ sơ chứng từ từ Bước 1 và Bước 2 phải được lưu trữ tập trung, có hệ thống trong ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015 để sẵn sàng cung cấp cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu hậu kiểm. Sự chủ động trong việc quản lý hồ sơ và cập nhật chính sách sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín tài chính, đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động mà vẫn tối ưu hóa được nghĩa vụ thuế TNDN một cách hợp pháp và an toàn.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các biện pháp trên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế, phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế trốn tránh theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận