Tôi có một thắc mắc về việc hoàn thuế TNCN cho người có thu nhập từ tiền công nhưng làm việc dưới hình thức cộng tác viên không ký hợp đồng lao động, nếu bên chi trả không cấp chứng từ khấu trừ mà chỉ gửi bảng kê thanh toán qua email thì tôi có thể dùng cái đó để làm bằng chứng đòi tiền hoàn thuế được không, hay cơ quan thuế chỉ làm việc trên giấy tờ có đỏ và chữ ký sống?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý mới về chứng từ và hoàn thuế

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, các quy định về khấu trừ tại nguồn và nghĩa vụ quyết toán của cá nhân có thu nhập từ tiền công (cộng tác viên) đã được siết chặt nhưng cũng linh hoạt hơn về hình thức chứng từ:

• Chứng từ điện tử: Căn cứ Luật Giao dịch điện tử 2023, các thông điệp dữ liệu như email xác nhận thu nhập có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
• Khấu trừ tại nguồn: Tổ chức chi trả vẫn có nghĩa vụ khấu trừ thuế trước khi thanh toán. Tuy nhiên, theo quy định mới của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán điện tử đồng bộ, dữ liệu khấu trừ của Anh/Chị đã được cập nhật trực tiếp lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Thuế GTGT: Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, dịch vụ cộng tác viên cá nhân (không phải hộ kinh doanh) có mức ngưỡng doanh thu mới để xác định nghĩa vụ thuế GTGT, giúp cá nhân dễ dàng hơn trong việc tách minh bạch phần thuế TNCN cần hoàn.

Giá trị pháp lý của bảng kê qua email trong hệ thống thuế mới

Xem thêm: Một doanh nghiệp xây dựng nhỏ ký hợp đồng thi công công trình dân dụng nhưng chủ nhà thanh toán từng phần bằng tiền mặt, đến khi quyết toán thuế thì cơ quan chức năng cho rằng không đủ căn cứ chứng minh chi phí nhân công và vật liệu do thiếu hóa đơn đầu vào hợp lệ, dẫn tới bị loại chi phí và truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp, trong khi thực tế công trình đã hoàn thành đầy đủ, vậy có cách nào hợp thức hóa chi phí trong trường hợp này hay phải chấp nhận nộp bổ sung?

Với sự vận hành của hệ thống dữ liệu tập trung theo Luật Quản lý thuế 2019 và các nghị định hướng dẫn năm 2024, 2025:

• Xác thực qua mã định danh: Email thanh toán kèm theo mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của Anh/Chị là bằng chứng quan trọng để đối soát với dữ liệu mà doanh nghiệp đã báo cáo.
• Tính toàn vẹn: Bảng kê email được coi là chứng từ hợp lệ nếu Anh/Chị chứng minh được dòng tiền thực nhận qua sao kê ngân hàng khớp với con số "sau thuế" trong email.
• Thay thế chứng từ giấy: Anh/Chị không còn bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ mẫu cũ (giấy in dấu đỏ) nếu đơn vị chi trả đã thực hiện thông báo điện tử qua hệ thống thuế theo quy chuẩn mới.

Quy trình yêu cầu hoàn thuế TNCN năm 2026

Anh/Chị thực hiện quy trình quyết toán dựa trên quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 như sau:

Bước 1: Đối soát dữ liệu trên ứng dụng eTax Mobile Trước khi nộp hồ sơ, Anh/Chị truy cập ứng dụng eTax để kiểm tra xem bên chi trả đã ghi nhận số thuế khấu trừ của Anh/Chị lên hệ thống chưa. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải truyền dữ liệu khấu trừ thuế TNCN theo thời gian thực hoặc định kỳ tháng/quý. Nếu trên ứng dụng eTax đã hiển thị số thuế bị khấu trừ từ đơn vị chi trả, Anh/Chị chỉ cần sử dụng bảng kê email làm tài liệu đối chiếu phụ. Trường hợp dữ liệu chưa hiển thị, bảng kê email kèm sao kê ngân hàng sẽ đóng vai trò là chứng cứ chính để yêu cầu cơ quan thuế thực hiện rà soát và cưỡng chế đơn vị chi trả phải xác nhận thu nhập cho Anh/Chị, đảm bảo quyền lợi hoàn thuế không bị mất đi do sai sót của bên thứ ba.

Xem thêm: Sau khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, bên thuế yêu cầu quyết toán lại giai đoạn trước chuyển đổi vì cho rằng doanh thu thực tế cao hơn mức khoán, trong khi thời điểm đó không có hóa đơn đầu ra, vậy việc xác định doanh thu dựa trên căn cứ nào?

Bước 2: Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN điện tử Anh/Chị sử dụng mẫu tờ khai quyết toán mới nhất (áp dụng cho năm 2025) để thực hiện tổng hợp thu nhập và tính toán số thuế nộp thừa. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Tại bước này, Anh/Chị nhập các thông tin thu nhập từ bảng kê email vào phần mềm hỗ trợ kê khai. Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, mức giảm trừ gia cảnh và các khoản chi phí được trừ đã có sự điều chỉnh mới, do đó Anh/Chị cần lưu ý áp dụng đúng các chỉ số hiện hành để tối đa hóa số tiền được hoàn. Việc gửi hồ sơ kèm theo bản quét (scan) email thanh toán và sao kê ngân hàng dưới định dạng PDF giúp cơ quan thuế nhanh chóng thẩm định hồ sơ mà không cần yêu cầu Anh/Chị nộp bản gốc, rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi so với các quy định cũ trước đây.

Bước 3: Xác nhận phê duyệt và nhận tiền hoàn thuế Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ và ra quyết định hoàn thuế, sau đó kho bạc nhà nước sẽ giải ngân trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của Anh/Chị. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Với quy trình tự động hóa của Luật Quản lý thuế 2019, thời gian giải quyết hoàn thuế hiện nay đã được rút ngắn đáng kể. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, hệ thống sẽ gửi thông báo phê duyệt qua email hoặc tin nhắn định danh. Nếu quá thời hạn giải quyết mà Anh/Chị chưa nhận được tiền, Anh/Chị có quyền yêu cầu cơ quan thuế trả tiền lãi chậm hoàn theo mức 0,03%/ngày tính trên số thuế nộp thừa. Đây là chế tài nghiêm ngặt nhằm bảo đảm quyền lợi tài chính cho người nộp thuế,

Việc tuân thủ đúng quy định giúp đảm bảo quyền lợi hoàn thuế được thực hiện nhanh chóng, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt chậm nộp (từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm). Đồng thời, sử dụng giao dịch điện tử góp phần minh bạch hóa hồ sơ thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.