Cách xử lý khi nhận thông báo truy thu thuế từ chi cục thuế

Việc nhận được một thông báo truy thu thuế từ Chi cục Thuế thường gây ra nhiều lo lắng cho cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, thay vì hoang mang, người nộp thuế cần bình tĩnh thực hiện các bước kiểm tra và xử lý theo đúng quy trình pháp luật để bảo vệ quyền lợi của mình. Công ty Luật ACC – đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn pháp luật – xin chia sẻ lộ trình xử lý chuyên nghiệp giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách triệt để.

1. Xác định nguyên nhân bị truy thu thuế

Trước khi thực hiện bất kỳ phản hồi nào, bạn cần hiểu rõ lý do tại sao mình nằm trong diện bị truy thu. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, các lý do phổ biến thường bao gồm:

• Kê khai thiếu thu nhập: Các nguồn thu nhập từ hoạt động kinh doanh, đầu tư tài chính, chuyển nhượng cổ phần hoặc cho thuê tài sản chưa được kê khai đầy đủ vào tờ khai thuế.
• Tính sai thuế suất: Áp dụng nhầm mức thuế hoặc áp dụng sai công thức tính thuế đối với các khoản thu nhập đặc thù, dẫn đến số thuế phải nộp thực tế thấp hơn quy định.
• Sai sót về hồ sơ miễn giảm: Người nộp thuế kê khai hưởng ưu đãi miễn hoặc giảm thuế nhưng thực tế không đủ điều kiện theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.
• Dữ liệu đối soát ngân hàng: Dòng tiền luân chuyển trên tài khoản ngân hàng không khớp với số liệu đã kê khai trên tờ khai thuế, khiến cơ quan thuế đặt dấu hỏi về tính trung thực của doanh thu.

2. Quy trình xử lý hồ sơ sau khi nhận thông báo

Nếu bạn nhận thấy có sai sót trong thông báo hoặc cần giải trình, hãy tuân thủ trình tự sau:

Bước 1: Kiểm tra chi tiết thông báo

Xác định rõ số tiền bị truy thu, cơ sở pháp lý mà cơ quan thuế áp dụng, lý do cụ thể và thời hạn thanh toán được ấn định.

Bước 2: Đối chiếu hồ sơ nội bộ

Rà soát lại toàn bộ tờ khai thuế, hóa đơn, chứng từ gốc, và các hợp đồng giao dịch liên quan đến khoản thu nhập bị truy thu để tìm ra điểm chênh lệch.

Bước 3: Lập văn bản giải trình

Gửi văn bản phản hồi cho Chi cục Thuế kèm theo bằng chứng, tài liệu xác thực (bản sao hóa đơn, chứng từ thanh toán ngân hàng) để chứng minh tính hợp lý của số liệu đã kê khai.

Bước 4: Chủ động thực hiện nghĩa vụ

Nếu phát hiện sai sót thực tế, hãy chủ động nộp số tiền thuế còn thiếu cùng với khoản tiền chậm nộp để tránh việc cơ quan thuế áp dụng mức phạt hành chính cao hơn.

Bảng tóm tắt các khoản chi phí khi bị truy thu

(Ví dụ: Nếu bị truy thu 100 triệu đồng và chậm nộp 60 ngày, tổng số tiền bao gồm: 100.000.000 + (100.000.000 x 0,03% x 60) = 101.800.000 đồng, chưa tính tiền phạt hành chính nếu có).

>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục xin miễn thuế thu nhập khi bán căn nhà duy nhất

3. Quyền khiếu nại và những lưu ý cần biết

Người nộp thuế hoàn toàn có quyền khiếu nại nếu không đồng ý với nội dung thông báo truy thu của cơ quan thuế:

• Quyền khiếu nại: Gửi đơn khiếu nại đến cơ quan thuế đã ra thông báo hoặc cơ quan cấp trên trực tiếp trong thời hạn quy định (thường là 90 ngày kể từ ngày nhận thông báo).
• Tính minh bạch: Tuyệt đối không tiêu hủy hoặc chỉnh sửa hồ sơ, chứng từ sau khi đã nhận thông báo truy thu.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn: Trong các vụ việc phức tạp về giá trị chuyển nhượng bất động sản hoặc thuế thu nhập từ đầu tư vốn, việc nhờ đến các chuyên gia tư vấn sẽ giúp bạn có phương án giải trình thuyết phục và tiết kiệm chi phí tối đa.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn tính thuế thừa kế bất động sản đúng luật

4. Những bài học để tránh tình trạng truy thu trong tương lai

• Lưu trữ hồ sơ khoa học: Luôn giữ bản sao tờ khai thuế và các chứng từ liên quan ít nhất 5-10 năm.
• Thường xuyên kiểm tra dữ liệu thuế: Sử dụng ứng dụng thuế điện tử để theo dõi nghĩa vụ thuế của cá nhân/doanh nghiệp.
• Cập nhật quy định mới: Chính sách thuế thường xuyên thay đổi, hãy đảm bảo bạn nắm bắt kịp thời các quy định mới nhất để thực hiện kê khai chính xác.

Việc bị truy thu thuế không có nghĩa là bạn đã vi phạm pháp luật nghiêm trọng, nhưng đây là lời nhắc nhở cần sự chỉn chu hơn trong công tác quản lý tài chính cá nhân. Nếu bạn đang cảm thấy bối rối trước thông báo từ cơ quan thuế, không chắc chắn về cách lập văn bản giải trình, hoặc cần đánh giá lại hồ sơ để thực hiện khiếu nại đúng quy định, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC.