Cách kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử nhanh nhất

Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển vượt bậc, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong các giao dịch kinh doanh. Đối với các kế toán viên và chủ doanh nghiệp, việc kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn là vô cùng quan trọng nhằm tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc bị từ chối khấu trừ thuế.

Để giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tuân thủ đúng pháp luật, Công ty Luật ACC xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu và kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác nhất theo tinh thần của văn bản pháp lý mới. Bài viết này sẽ căn cứ trực tiếp trên các quy định mới nhất thuộc Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026).

1. Đối tượng áp dụng và điều kiện tính hợp pháp của hóa đơn điện tử

Theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, việc áp dụng quản lý rủi ro và đẩy mạnh điện tử hóa toàn diện quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ là bắt buộc. Hệ thống pháp lý mới mở rộng và làm rõ các nhóm đối tượng liên quan như sau:

1.1. Đối tượng áp dụng quy định

• Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam.
• Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số xuyên biên giới phát sinh thu nhập tại Việt Nam.
• Cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế và các tổ chức trung gian (đơn vị cung cấp dịch vụ giải pháp HĐĐT).

1.2. Điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp

Một hóa đơn điện tử phục vụ cho việc tính toán chi phí được trừ hoặc khấu trừ thuế phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí pháp lý định danh sau:

• Tính nguyên vẹn: Nội dung của hóa đơn không bị thay đổi kể từ khi được khởi tạo dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Tính chính xác về thông tin: Ghi nhận đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của bên bán và bên mua; Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng tiền thuế.
• Chữ ký điện tử: Hóa đơn phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp pháp của bên bán (và bên mua nếu có quy định).
• Mã của cơ quan thuế: Đối với loại hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn phải được cơ quan thuế cấp mã xác thực thành công trước khi gửi cho người mua.

2. Cách kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử nhanh nhất

Nhằm hướng tới mục tiêu chuyển đổi số toàn diện của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, ngành Thuế đã hoàn thiện đồng bộ dữ liệu quốc gia. Dưới đây là 3 bước giúp bạn kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn chỉ trong 1 phút thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Bạn sử dụng trình duyệt internet trên máy tính hoặc điện thoại để truy cập vào địa chỉ chính thức của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu hóa đơn cần kiểm tra

Tại giao diện trang chủ tra cứu, bạn thực hiện điền chính xác các trường thông tin bắt buộc phản ánh từ hóa đơn nhận được, bao gồm:

• Mã số thuế người bán: Điền MST của đơn vị xuất hóa đơn.
• Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn tương ứng (ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng…).
• Ký hiệu hóa đơn: Nhập chuỗi ký tự ký hiệu của hóa đơn (Ví dụ: 1C26TAA…).
• Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn (gồm tối đa 8 chữ số, nhập phần số không cần nhập các số 0 phía trước nếu hệ thống tự động tối ưu hóa).
• Tổng tiền thanh toán: Nhập đúng tổng số tiền bằng số trên hóa đơn.
• Mã captcha: Điền đúng chuỗi ký tự hiển thị bên cạnh vào ô trống.

Bước 3: Đọc kết quả hiển thị từ hệ thống cơ quan thuế

Sau khi bấm vào nút "Tìm kiếm", hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế sẽ trả về kết quả ngay lập tức dưới bảng đối chiếu sau:

>>> Xem thêm tại đây: Giải pháp ứng phó quyết định kiểm tra thuế doanh nghiệp

3. Ví dụ minh họa và công thức tính toán kiểm tra số liệu hóa đơn

Trong quá trình đối soát chứng từ, việc kiểm tra thuật toán tính toán thuế suất và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn là thao tác không thể bỏ qua để đảm bảo tính hợp pháp về mặt số liệu tài chính.

3.1. Công thức tính toán tiêu chuẩn:

• Tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT):

Tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng chưa thuế x Thuế suất thuế GTGT

• Tổng cộng tiền thanh toán:

Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng chưa thuế + Tiền thuế GTGT

3.2. Ví dụ minh họa thực tế bằng số liệu cụ thể:

Doanh nghiệp A nhận được một hóa đơn điện tử mua văn phòng phẩm từ doanh nghiệp B với các thông tin ghi nhận trên hóa đơn như sau:

• Tổng tiền hàng chưa thuế: 50.000.000 đồng
• Thuế suất áp dụng: 10%
• Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn: 5.000.000 đồng
• Tổng tiền thanh toán ghi trên hóa đơn: 55.000.000 đồng

Quy trình kiểm tra toán học:

• Kế toán thực hiện áp dụng công thức: 50.000.000 x 10% = 5.000.000 đồng. (Trùng khớp với số tiền thuế ghi trên hóa đơn).
• Tiếp tục kiểm tra tổng tiền: 50.000.000 + 5.000.000 = 55.000.000 đồng. (Trùng khớp với tổng tiền thanh toán).

Lưu ý từ Chuyên gia pháp lý ACC: Nếu kết quả công thức cho ra số liệu lệch (ngay cả do làm tròn số quá mức cho phép), hóa đơn đó có nguy cơ bị cơ quan thuế từ chối khi thực hiện thanh kiểm tra tự động theo cơ chế quản lý rủi ro mới của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Khi gặp trường hợp này, bạn cần yêu cầu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế lập tức.

>>> Xem thêm tại đây: Cách xử lý khẩn cấp khi bị cơ quan thuế phong tỏa hóa đơn

4. Những hành vi bị nghiêm cấm về hóa đơn theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15

Để bảo vệ doanh nghiệp trước các chế tài xử phạt nghiêm khắc của luật mới, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý các hành vi bị cấm quy định tại Điều 8 của Luật Quản lý thuế mới:

• Thông đồng, móc nối, bao che giữa người nộp thuế và công chức quản lý thuế để trốn thuế, gian lận, trục lợi tiền thuế của nhà nước.
• Cố tình không kê khai hoặc kê khai không đầy đủ, không kịp thời, thiếu chính xác về số tiền thuế phải nộp.
• Mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp, lập hóa đơn khống (hóa đơn không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo trên thực tế) để hợp thức hóa chi phí doanh nghiệp.

Việc nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, mà còn là tấm lá chắn pháp lý vững chắc trước những quy định kiểm soát ngày càng chặt chẽ của cơ quan nhà nước.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát chứng từ, kê khai thuế ban đầu, hoặc cần làm rõ các điểm mới của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hãy để các chuyên gia đồng hành cùng bạn. Công ty Luật ACC với đội ngũ luật sư và chuyên gia tư vấn thuế dày dạn kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.