Chứng cứ thu thập ở nước ngoài làm sao để tòa án chấp nhận?

Trong các vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài, việc thu thập và sử dụng chứng cứ từ nước ngoài luôn là một thách thức lớn đối với đương sự và các cơ quan tố tụng. Để giải quyết những vướng mắc này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 158/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026), tạo hành lang pháp lý minh bạch và cụ thể hơn. Với tư cách là đơn vị uy tín trong lĩnh vực tư vấn pháp luật, Công ty Luật ACC xin chia sẻ những thông tin cốt lõi giúp bạn hiểu rõ làm thế nào để chứng cứ thu thập ở nước ngoài được Tòa án chấp nhận.

1. Chứng cứ thu thập ở nước ngoài là gì và vì sao cần thủ tục đặc thù?

Chứng cứ thu thập ở nước ngoài thường bao gồm các tài liệu, đồ vật, lời khai của nhân chứng hoặc các dữ liệu điện tử được lập, lưu trữ tại lãnh thổ quốc gia khác. Vì tính chất xuyên biên giới, các chứng cứ này không thể tự nhiên có giá trị pháp lý tại Việt Nam nếu không tuân thủ các quy trình xác thực, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua kênh tương trợ tư pháp theo quy định của pháp luật.

Theo Nghị định 158/2026/NĐ-CP, hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự đóng vai trò cầu nối. Việc tuân thủ đúng trình tự, thủ tục thu thập không chỉ giúp chứng cứ có giá trị chứng minh trước Tòa án mà còn tránh việc chứng cứ bị loại bỏ do vi phạm quy định tố tụng.

2. Các nguyên tắc để Tòa án chấp nhận chứng cứ nước ngoài

Để chứng cứ được Tòa án Việt Nam công nhận, cá nhân và tổ chức cần đặc biệt lưu ý các điểm mới tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP:

• Tính hợp pháp của nguồn thu thập: Chứng cứ phải được thu thập thông qua các phương thức tương trợ tư pháp hoặc các phương thức mà điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên cho phép.
• Thủ tục hành chính và chi phí: Một trong những điểm mới quan trọng là việc minh bạch hóa chi phí. Nếu chi phí thực tế thu thập chứng cứ chưa xác định được tại thời điểm lập hồ sơ, đương sự phải nộp tạm ứng theo quy định.
• Yêu cầu về dịch thuật và xác thực: Các văn bản, tài liệu thu thập từ nước ngoài bắt buộc phải có bản dịch sang tiếng Việt và được công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).

>>> Xem thêm tại đây: Giải pháp bảo vệ quyền thừa kế bất động sản khó

3. Quy định về chi phí thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp

Để hỗ trợ người dân và doanh nghiệp chủ động trong việc chuẩn bị, Nghị định 158/2026/NĐ-CP đã đưa ra các hướng dẫn cụ thể về việc tạm ứng chi phí.

Dưới đây là bảng tổng hợp các lưu ý về việc nộp tạm ứng chi phí tương trợ tư pháp:

Ví dụ minh họa:

Nếu ông A cần thu thập lời khai của nhân chứng tại quốc gia X cho một vụ kiện dân sự tại Việt Nam, nhưng tại thời điểm nộp hồ sơ, phía cơ quan có thẩm quyền tại nước X chưa báo phí dịch vụ cụ thể. Ông A sẽ phải nộp tạm ứng 3.000.000 VNĐ tại cơ quan thi hành án dân sự Việt Nam. Sau khi có kết quả và xác định chi phí thực tế (ví dụ là 2.500.000 VNĐ), cơ quan thi hành án sẽ hoàn trả lại phần dư cho ông A hoặc yêu cầu nộp thêm nếu chi phí thực tế vượt quá mức tạm ứng.

>>> Xem thêm tại đây: Cách xử lý khẩn cấp khi bị chiếm đoạt tài sản chung

4. Các bước đảm bảo tính hiệu quả khi thu thập chứng cứ

Để quá trình này diễn ra thuận lợi, đương sự cần tuân thủ lộ trình sau:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Đảm bảo hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp tuân thủ các biểu mẫu theo hướng dẫn tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP.
• Liên hệ cơ quan chức năng: Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tư pháp hoặc Tòa án tùy theo vụ việc) để được hướng dẫn chuyển giao cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Theo dõi tiến độ: Tận dụng các quyền theo dõi tiến độ thực hiện yêu cầu để chủ động bổ sung hoặc làm rõ hồ sơ khi có yêu cầu từ phía nước ngoài.
• Lưu giữ chứng từ: Lưu trữ các hóa đơn, chứng từ nộp tạm ứng chi phí và các thông báo phản hồi từ cơ quan tố tụng để đối soát sau khi vụ việc kết thúc.

Việc thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến chứng cứ nước ngoài đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thu thập chứng cứ hoặc cần hỗ trợ thực hiện thủ tục tương trợ tư pháp theo Nghị định 158/2026/NĐ-CP, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC. Với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tư vấn tối ưu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bạn.