Cách chứng minh kinh nghiệm chuyên gia đấu thầu

Trong công tác quản lý và phê duyệt dự toán đầu tư công, việc xác định đúng khung thù lao cho nhân sự tư vấn dựa trên số năm kinh nghiệm thực tế là một trong những bước phức tạp nhất. Nhiều chủ đầu tư và nhà thầu hiện nay vẫn gặp lúng túng khi xây dựng và thẩm định hồ sơ chứng minh năng lực, dẫn đến tình trạng áp sai mức thù lao và phải đối mặt với nguy cơ bị xuất toán khi thanh tra. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và phương pháp thiết lập hồ sơ chứng minh kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đấu thầu một cách hợp pháp, chuẩn xác nhất.

1. Hành lang pháp lý quy định về kinh nghiệm của chuyên gia tư vấn

Mọi tiêu chuẩn dùng để đo lường thâm niên và kinh nghiệm thực tế của nhân sự tư vấn trong nước khi tham gia các dự án sử dụng vốn nhà nước đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định hành chính hiện hành.

Hiện nay, Thông tư 7/2026/TT-BNV (ban hành ngày 05/5/2026 bởi Bộ Nội vụ, có hiệu lực từ 01/7/2026) quy định mức lương của chuyên gia tư vấn trong nước làm cơ sở cho việc xác định giá gói thầu chính là căn cứ pháp lý cốt lõi. Văn bản quy phạm pháp luật này phân tầng chuyên gia thành các mức lương từ 1 đến 4 dựa trên số năm công tác thực tế liên tục trong chuyên ngành (ví dụ: trên 15 năm cho mức 1, từ 10 đến 15 năm cho mức 2). Do đó, việc xây dựng hồ sơ chứng minh kinh nghiệm rõ ràng là điều kiện tiên quyết để được phê duyệt đơn giá thù lao hợp pháp.

2. Các tài liệu bắt buộc phải có để chứng minh kinh nghiệm chuyên gia

Để chứng minh số năm thâm niên công tác và các vị trí đảm nhiệm trong quá khứ của chuyên gia không thể chỉ dựa vào lời khai cảm tính, mà bắt buộc phải thông qua một bộ tài liệu minh chứng kỹ thuật đầy đủ.

Các thành phần hồ sơ minh chứng cốt lõi bao gồm:

• Bản lý lịch khoa học (CV): Kê khai chi tiết dòng thời gian công tác, các cơ quan đã làm việc, danh mục các dự án đã tham gia và vị trí cụ thể (chủ nhiệm, chủ trì, kỹ sư) có xác nhận của đơn vị quản lý nhân sự hiện tại hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Hợp đồng lao động và Sổ bảo hiểm xã hội: Các bản sao hợp đồng lao động qua từng thời kỳ kết hợp với quá trình đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) được trích xuất từ hệ thống dữ liệu quốc gia là bằng chứng thép khẳng định thâm niên công tác liên tục của chuyên gia.
• Hợp đồng tư vấn và Biên bản nghiệm thu dự án tương tự: Để chứng minh chuyên gia từng giữ vai trò chủ nhiệm hoặc chủ trì các công trình lớn (nhóm A, nhóm B), hồ sơ phải đính kèm bản sao hợp đồng và biên bản nghiệm thu sản phẩm tư vấn có ghi rõ họ tên nhân sự tham gia thực hiện.

>>> Xem thêm bài viết: Giải pháp ngăn ngừa rủi ro vi phạm giá gói thầu tại đây.

3. Quy trình rà soát và đối chiếu hồ sơ kinh nghiệm của chủ đầu tư

Khi tiếp nhận hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ lập dự toán của nhà thầu, bộ phận chuyên trách của chủ đầu tư cần thực hiện quy trình kiểm tra ba bước chặt chẽ nhằm bảo đảm tính trung thực của thông tin.

Quy trình rà soát được triển khai như sau:

• Bước 1: Đối chiếu dòng thời gian thực tế: Tổng hợp số năm kinh nghiệm dựa trên ngày ký kết hợp đồng lao động đầu tiên sau khi tốt nghiệp đại học, loại trừ các khoảng thời gian gián đoạn hoặc không làm việc trong lĩnh vực tư vấn liên quan.
• Bước 2: Xác thực tính tương thích của kinh nghiệm: Đánh giá xem năng lực kinh nghiệm quá khứ của chuyên gia có phù hợp với tính chất kỹ thuật của gói thầu hiện tại hay không (ví dụ: chuyên gia có kinh nghiệm thiết kế nhà cao tầng không thể dùng thâm niên đó để tính mức lương cao cho gói thầu tư vấn giám sát đê điều).
• Bước 3: Thẩm tra chéo với các cơ quan quản lý: Đối với các dự án lớn, người thẩm định có thể yêu cầu cung cấp quyết định phê duyệt dự án cũ hoặc quyết định bổ nhiệm chủ nhiệm của chủ đầu tư cũ để xác thực vai trò điều hành của chuyên gia.

>>> Xem thêm bài viết: Cách xử lý khi phát hiện sai sót trong xác định giá gói thầu tư vấn tại đây.

4. Những rủi ro pháp lý khi làm giả hoặc áp sai thâm niên chuyên gia

Việc cố tình khai khống kinh nghiệm hoặc chủ quan trong khâu thẩm định hồ sơ nhân sự luôn ẩn chứa những chế tài xử lý nghiêm khắc từ pháp luật quản lý đầu tư công.

Một trong những sai phạm phổ biến là việc nhà thầu tự ý nâng số năm kinh nghiệm của chuyên gia để xếp vào mức lương kịch trần quy định tại Thông tư 7/2026/TT-BNV nhằm trục lợi. Khi cơ quan Kiểm toán Nhà nước hoặc Thanh tra chuyên ngành vào cuộc rà soát, nếu phát hiện hồ sơ lý lịch không khớp với dữ liệu đóng BHXH hoặc thiếu biên bản nghiệm thu chứng minh vai trò chủ nhiệm, toàn bộ phần chi phí chênh lệch sẽ bị xuất toán trực tiếp. Nghiêm trọng hơn, hành vi này có thể bị khép vào lỗi gian lận trong đấu thầu, dẫn đến việc nhà thầu bị tịch thu bảo đảm dự thầu, hủy hợp đồng và bị cấm tham gia các hoạt động đấu thầu công từ 1 đến 3 năm.

Việc xây dựng và kiểm tra hồ sơ chứng minh kinh nghiệm của chuyên gia đấu thầu đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa tính kỹ thuật chuyên ngành và sự am hiểu sâu sắc hành lang pháp lý hành chính. Nếu quý khách hàng còn bất kỳ băn khoăn nào về phương pháp chứng minh kinh nghiệm chuyên gia đấu thầu hoặc cần hỗ trợ tư vấn pháp lý chuyên sâu, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được đội ngũ luật sư chuyên ngành phục vụ và giải đáp kịp thời.