Thủ tục cấp hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài

Khi sinh sống, học tập hoặc làm việc tại nước ngoài, hộ chiếu là giấy tờ pháp lý quan trọng nhất của mỗi công dân. Việc nắm rõ quy trình và điều kiện cấp hộ chiếu sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống, tránh những rắc rối về mặt cư trú.

Là một đơn vị uy tín trong lĩnh vực tư vấn pháp luật, Công ty Luật ACC luôn đồng hành và hỗ trợ quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý một cách nhanh chóng và chính xác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục cấp hộ chiếu tại Cơ quan đại diện (Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán) Việt Nam ở nước ngoài theo các quy định pháp luật mới nhất.

1. Cơ sở pháp lý

Thủ tục cấp hộ chiếu cho công dân Việt Nam tại nước ngoài được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

• Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam số 49/2019/QH14: Văn bản này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15 và gần nhất là Luật số 118/2025/QH15.
• Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12: Cần lưu ý văn bản này đã được sửa đổi, bổ sung một lần bởi Luật số 19/2017/QH14 trước khi có những thay đổi mới nhất vào năm 2026.
• Luật số 08/2026/QH16 – Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài: Đây là văn bản mới nhất (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026). Luật này quy định rõ nhiệm vụ của cơ quan đại diện trong việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hộ chiếu và các giấy tờ khác có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam.
• Thông tư số 25/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao. (Lưu ý: Thông tin về Thông tư này không nằm trong nguồn tài liệu được cung cấp, vì vậy bạn nên chủ động kiểm tra tính hiệu lực hiện hành của văn bản này so với các luật mới nêu trên).

2. Đối tượng được áp dụng và điều kiện hưởng

2.1 Đối tượng áp dụng

Tất cả công dân có quốc tịch Việt Nam đang cư trú, học tập, làm việc hoặc du lịch hợp pháp tại nước ngoài có nhu cầu cấp hộ chiếu thuộc các trường hợp sau:

• Người chưa từng được cấp hộ chiếu (như trẻ em sinh ra tại nước ngoài có quốc tịch Việt Nam).
• Người có hộ chiếu cũ đã hết hạn hoặc sắp hết hạn (còn dưới 6 tháng).
• Người bị mất hộ chiếu tại nước ngoài.
• Người có hộ chiếu bị hư hỏng, rách nát hoặc thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân,…).

2.2 Điều kiện được cấp hộ chiếu

Để được Đại sứ quán cấp hộ chiếu, công dân cần đáp ứng các điều kiện cơ bản:

• Có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam hợp pháp (Hộ chiếu cũ, Căn cước công dân, Giấy khai sinh…).
• Có giấy tờ chứng minh quyền cư trú hợp pháp tại nước sở tại (Visa, thẻ cư trú, giấy phép lao động…).
• Không thuộc các trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh hoặc bị cấm xuất cảnh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục khai nhận di sản thừa kế cho kiều bào

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, người chuẩn bị hồ sơ cần chuẩn bị các loại giấy tờ dưới đây:

3.1 Đối với trường hợp cấp lại do hộ chiếu hết hạn/sắp hết hạn

• 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định của Bộ Ngoại giao).
• 02 Ảnh chân dung mới chụp (nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, đầu để trần).
• Hộ chiếu Việt Nam gốc đang sử dụng.
• Bản sao Giấy tờ cư trú hợp pháp tại nước sở tại (thẻ cư trú, visa còn hạn).

3.2 Đối với trường hợp bị mất hộ chiếu

• Các giấy tờ như trường hợp hết hạn.
• 01 Đơn báo mất hộ chiếu (theo mẫu) hoặc văn bản xác nhận của cơ quan cảnh sát nước sở tại về việc trình báo mất hộ chiếu.

3.3 Đối với trẻ em dưới 14 tuổi sinh ra tại nước ngoài

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu do cha hoặc mẹ (hoặc người giám hộ) khai và ký thay.
• Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc Bản sao Giấy khai sinh do nước ngoài cấp đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật theo quy định.
• Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam của cha và mẹ.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn chứng thực giấy tờ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

4. Các bước thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu

Quy trình cấp hộ chiếu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài bao gồm 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ có thể lựa chọn một trong các hình thức sau (tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng Đại sứ quán ở từng quốc gia):

• Nộp trực tiếp tại trụ sở Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam.
• Gửi hồ sơ qua đường bưu điện (đối với các quốc gia cho phép và người nộp ở xa).
• Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao (nếu hệ thống tại địa bàn đó đã triển khai).

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cán bộ lãnh sự tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu thông tin và kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cán bộ sẽ cấp giấy hẹn trả kết quả và hướng dẫn nộp lệ phí. Nếu hồ sơ thiếu sót, công dân sẽ được hướng dẫn bổ sung.

Bước 3: Xác minh thông tin (nếu có)

Đối với các trường hợp thông tin chưa rõ ràng hoặc hộ chiếu bị mất, Cơ quan đại diện sẽ tiến hành xác minh thông tin nhân thân với các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trong nước.

Bước 4: Nhận kết quả

Đến ngày hẹn trong phiếu, công dân mang theo giấy hẹn đến nhận hộ chiếu mới hoặc nhận qua đường bưu điện (nếu có đăng ký dịch vụ chuyển phát). Thời gian giải quyết thông thường từ 5 đến 15 ngày làm việc (trừ trường hợp phải xác minh lâu hơn).

5. Chi phí và cách tính lệ phí (Ví dụ minh họa)

Lệ phí cấp hộ chiếu tại nước ngoài được quy định bằng đồng Đô la Mỹ (USD) hoặc quy đổi ra đồng tiền của nước sở tại theo tỷ giá tại thời điểm nộp.

Theo quy định chung, mức phí cấp mới/cấp lại hộ chiếu thông thường hiện nay là 70 USD/cuốn. Trường hợp cấp lại do bị mất hoặc hư hỏng (phải xác minh) là 150 USD/cuốn. Ngoài ra, nếu người dân chọn dịch vụ gửi trả kết quả tận nhà qua bưu điện, họ sẽ phải trả thêm phí bưu điện theo giá của nước sở tại.

Ví dụ minh họa về tính chi phí:

Bạn Nguyễn Văn A đang sinh sống tại Nhật Bản, hộ chiếu của bạn sắp hết hạn nên bạn đến Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo để làm thủ tục cấp lại. Bạn lựa chọn nhận kết quả qua đường bưu điện về nhà.

Cách tính tổng chi phí thông thường như sau:

• Lệ phí cấp đổi hộ chiếu quy định: 70 USD.
• Giả sử phí bưu điện tại Nhật Bản để gửi trả hộ chiếu an toàn là: 10 USD.
• Tổng chi phí bằng USD: 70 + 10 = 80 USD.
• Nếu Đại sứ quán thu bằng đồng Yên Nhật (JPY) với tỷ giá giả định tại thời điểm đó là 1 USD = 150 JPY, thì số tiền bạn A phải nộp thực tế tại quầy hoặc chuyển khoản là: 80 nhân với 150 bằng 12.000 JPY.

6. Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục

• Thời gian gia hạn phù hợp: Bạn nên chủ động làm thủ tục cấp đổi hộ chiếu trước khi hộ chiếu cũ hết hạn từ 3 đến 6 tháng để không làm gián đoạn các thủ tục gia hạn visa hoặc cư trú tại nước ngoài.
• Bảo quản hộ chiếu cũ: Khi nhận hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ của bạn sẽ bị hủy giá trị sử dụng (bằng cách bấm lỗ) và được trả lại cho bạn. Hãy giữ lại hộ chiếu cũ vì nó chứa các dấu mộc xuất nhập cảnh và visa cũ, rất có ích cho việc chứng minh lịch sử cư trú sau này.
• Chính xác thông tin: Khi điền tờ khai, hãy đảm bảo mọi thông tin về họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân/số căn cước công dân trùng khớp hoàn toàn với cơ sở dữ liệu quốc gia.

Việc thực hiện các thủ tục hành chính khi đang ở nước ngoài đôi khi gặp không ít khó khăn do rào cản địa lý và sự thay đổi của các văn bản quy phạm pháp luật. Với đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và hướng dẫn quý khách hàng thực hiện các thủ tục liên quan đến hộ chiếu, lãnh sự một cách thuận tiện nhất.