Khi nào chứng từ điện tử được sử dụng thay cho chứng từ bản giấy?

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện hóa thủ tục hành chính, việc áp dụng chứng từ điện tử thay thế giấy tờ truyền thống là bước tiến quan trọng. Sự ra đời của Thông tư 37/2026/TT-BCA sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư quy định về đăng ký, kiểm định phương tiện đã quy định rõ ràng thời điểm, trường hợp và điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị thay thế hoàn toàn chứng từ bản giấy. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật về vấn đề này.

1. Các trường hợp chứng từ điện tử được sử dụng thay thế chứng từ bản giấy

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 37/2026/TT-BCA (sửa đổi, bổ sung các quy định về hồ sơ đăng ký, kiểm định xe), chứng từ điện tử được chấp nhận sử dụng thay cho chứng từ bản giấy khi thực hiện thủ tục trong các trường hợp sau:

• Thực hiện thủ tục trực tuyến trên Cổng dịch vụ công: Khi người dân, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký, cấp đổi, cấp lại chứng nhận đăng ký xe hoặc biển số xe qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
• Chứng từ đã được kết nối, chia sẻ dữ liệu liên thông: Khi các loại giấy tờ (như hóa đơn điện tử, chứng từ nộp lệ phí trước bạ điện tử, dữ liệu đăng kiểm) đã được đồng bộ giữa các hệ thống quản lý nhà nước chuyên ngành.
• Xác thực qua tài khoản định danh điện tử VNeID: Các giấy tờ, chứng từ cá nhân/phương tiện đã tích hợp thành công trên VNeID Mức 2 và được hệ thống xác thực tính pháp lý.

2. Các loại chứng từ điện tử phổ biến thay thế bản giấy khi làm thủ tục xe

Căn cứ quy định tại Thông tư 37/2026/TT-BCA, các loại chứng từ điện tử được ưu tiên áp dụng thay thế chứng từ giấy bao gồm:

• Chứng từ nguồn gốc xe điện tử: Dữ liệu tờ khai hàng hóa nhập khẩu điện tử, dữ liệu phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng điện tử do cơ quan chức năng hoặc nhà sản xuất truyền về hệ thống.
• Chứng từ chuyển quyền sở hữu điện tử: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hợp đồng mua bán/tặng cho/thừa kế xe được công chứng, chứng thực điện tử.
• Chứng từ nộp lệ phí trước bạ điện tử: Dữ liệu nộp tiền thuế, lệ phí trước bạ được Ngân hàng/Kho bạc nhà nước truyền trực tiếp tới Cơ sở dữ liệu đăng ký xe.

>>> Xem thêm bài viết: Thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận chất lượng xe cơ giới tại đây.

3. Điều kiện bắt buộc để chứng từ điện tử có giá trị thay thế bản giấy

Theo quy định tại Thông tư 37/2026/TT-BCA, để chứng từ điện tử được cơ quan chức năng chấp nhận thay thế bản giấy, cần đáp ứng các điều kiện kỹ thuật và pháp lý sau:

• Tính toàn vẹn và xác thực của thông điệp dữ liệu: Chứng từ điện tử phải khởi tạo đúng quy chuẩn, có chữ ký số hợp lệ hoặc được xác thực qua hệ thống định danh quốc gia, bảo đảm không bị chỉnh sửa trái phép.
• Truy xuất được từ hệ thống cơ sở dữ liệu: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể tra cứu, đối chiếu và trích xuất trực tiếp dữ liệu từ hệ thống chuyên ngành (Thuế, Hải quan, Công chứng, Đăng kiểm).
• Định danh chủ thể chính xác: Khai báo thông tin cá nhân/tổ chức trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu lưu trữ trên Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư hoặc CSDL đăng ký doanh nghiệp.

>>> Xem thêm bài viết: Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận chất lượng xe cơ giới tại đây.

4. Lợi ích khi sử dụng chứng từ điện tử thay cho chứng từ bản giấy

Việc áp dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư 37/2026/TT-BCA mang lại nhiều ưu điểm vượt trội cho người dân và cơ quan nhà nước:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại: Người dân không cần nộp bản chính hay bản sao chứng thực giấy tờ, hạn chế rủi ro thất lạc, hư hỏng giấy tờ gốc.
• Tối ưu hóa quy trình xử lý: Giảm bớt các khâu kiểm tra thủ công, giúp cơ quan đăng ký xe giải quyết hồ sơ nhanh chóng, công khai và minh bạch.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Dữ liệu điện tử giúp lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu, quản lý và phòng chống tình trạng gian lận, làm giả giấy tờ.

5. Dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp tại Công ty Luật ACC

Quy định về việc sử dụng chứng từ điện tử thay thế bản giấy tại Thông tư 37/2026/TT-BCA mang lại sự thuận tiện rất lớn. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai, không ít trường hợp người dân gặp rắc rối do lỗi nghẽn hệ thống, dữ liệu hóa đơn/trước bạ điện tử chưa được đẩy lên Cổng dịch vụ công, hoặc chứng từ công chứng điện tử bị lỗi định dạng. Việc không xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật này có thể khiến hồ sơ đăng ký xe bị đẩy trả nhiều lần.

Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc sử dụng chứng từ điện tử thay cho bản giấy hoặc cần hỗ trợ thủ tục pháp lý về phương tiện, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được đội ngũ luật sư tư vấn tận tình.