Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ định kỳ quan trọng mà người sử dụng lao động phải tuân thủ. Việc thực hiện đúng thời hạn giúp doanh nghiệp bảo đảm nghĩa vụ báo cáo và hạn chế nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính. Để giúp bạn đọc cập nhật chính xác quy định đang áp dụng trong năm 2026, bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết về thời hạn, hồ sơ và quy trình thực hiện, cùng Công ty Luật ACC đi sâu vào từng khía cạnh pháp lý cụ thể.
1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là ngày nào? Cập nhật mới
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động phải định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động 06 tháng một lần và hằng năm. Cụ thể, hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là trước ngày 05 tháng 6 đối với báo cáo định kỳ 06 tháng và trước ngày 05 tháng 12 đối với báo cáo hằng năm. Quy định này được thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, trên cơ sở quy định về báo cáo tình hình thay đổi lao động tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Người sử dụng lao động thực hiện báo cáo đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì có thể gửi báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ và thực hiện thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực theo quy định.
Đối với người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động còn phải báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi, bên cạnh Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực theo quy định tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
2. Đối tượng và trách nhiệm lập báo cáo
Người sử dụng lao động có thuê mướn, sử dụng người lao động thuộc đối tượng thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định. Khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động bao gồm cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động theo thỏa thuận. Quy định về báo cáo này được tiếp tục thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Trách nhiệm thực hiện báo cáo thuộc về người sử dụng lao động. Doanh nghiệp có thể phân công bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách lao động thu thập, kiểm tra và kê khai thông tin trên mẫu báo cáo. Người lập báo cáo cần đối chiếu số liệu với hồ sơ quản lý lao động và hồ sơ bảo hiểm xã hội của đơn vị để bảo đảm thông tin kê khai đầy đủ, chính xác trước khi gửi cơ quan có thẩm quyền.
3. Hồ sơ và nội dung chính của báo cáo
Để hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động, người sử dụng lao động sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mẫu này được tiếp tục sử dụng trong năm 2026 theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Nội dung chủ yếu của báo cáo bao gồm các nhóm thông tin sau:
- Thông tin chung về người sử dụng lao động: tên đơn vị, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và ngành, nghề kinh doanh chính.
- Thông tin của từng người lao động: họ tên, mã số bảo hiểm xã hội, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CCCD/CMND/hộ chiếu.
- Thông tin về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc và vị trí việc làm.
- Thông tin về tiền lương, phụ cấp và ngành, nghề nặng nhọc, độc hại nếu có.
- Thông tin về loại và hiệu lực của hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu và kết thúc đóng bảo hiểm xã hội.
- Các thông tin khác theo yêu cầu của Mẫu số 01/PLI.
Hồ sơ báo cáo được gửi đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp không thể thực hiện bằng hình thức trực tuyến, người sử dụng lao động gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
4. Quy trình thực hiện báo cáo chi tiết
Để đảm bảo việc nộp báo cáo diễn ra đúng hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình phù hợp. Quy trình này giúp kiểm soát chất lượng số liệu và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai.
Bước 1: Thu thập và rà soát số liệu lao động
Doanh nghiệp cần rà soát thông tin của người lao động thuộc phạm vi báo cáo, đối chiếu hồ sơ hợp đồng lao động, sổ quản lý lao động và thông tin bảo hiểm xã hội. Các thông tin về nhân thân, vị trí việc làm, tiền lương, loại hợp đồng và thời điểm đóng bảo hiểm xã hội cần được kiểm tra trước khi lập báo cáo.
Bước 2: Lập báo cáo theo mẫu quy định
Sau khi hoàn tất việc rà soát, người lập báo cáo kê khai thông tin theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nội dung kê khai cần phù hợp với hồ sơ quản lý lao động của doanh nghiệp và thông tin thực tế tại thời điểm báo cáo.
Bước 3: Gửi báo cáo đến cơ quan có thẩm quyền
Doanh nghiệp gửi báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp không thể báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ và thực hiện thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực theo quy định.
Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp thực hiện báo cáo thêm đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Bước 4: Theo dõi và lưu trữ hồ sơ
Sau khi gửi báo cáo, doanh nghiệp cần lưu lại thông tin, tài liệu chứng minh việc đã thực hiện báo cáo để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung thông tin, doanh nghiệp cần phối hợp và cung cấp thông tin theo yêu cầu.
5. Câu hỏi thường gặp
Nếu doanh nghiệp không có biến động lao động trong kỳ thì có phải nộp báo cáo không?
Có. Người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình thay đổi lao động theo thời hạn quy định, kể cả trường hợp trong kỳ không phát sinh biến động về lao động. Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định nghĩa vụ báo cáo theo định kỳ 06 tháng và hằng năm mà không loại trừ trường hợp doanh nghiệp không có biến động lao động.
Mức xử phạt đối với hành vi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động chậm là bao nhiêu?
Theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định này, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân trong trường hợp thuộc diện áp dụng quy định này; do đó, người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị khác nộp báo cáo thay không?
Doanh nghiệp có thể phân công hoặc ủy quyền cho cá nhân thực hiện việc kê khai, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo phạm vi được ủy quyền. Tuy nhiên, trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ báo cáo vẫn thuộc về người sử dụng lao động; nội dung báo cáo phải được lập theo Mẫu số 01/PLI và gửi đến cơ quan có thẩm quyền theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Việc nắm vững hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm hỗ trợ tận tình và nhanh chóng nhất.
Để lại một bình luận