Mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã

Mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của hợp tác xã diễn ra minh bạch, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Cùng Công ty luật ACC, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng mẫu quy chế làm việc phù hợp.

1. Quy chế làm việc của hợp tác xã là gì?

Quy chế làm việc của hợp tác xã là tài liệu nội bộ quan trọng, được xây dựng dựa trên Luật Hợp tác xã 2023 số 17/2023/QH15 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Tài liệu này quy định các nguyên tắc, quy trình và trách nhiệm trong hoạt động của hợp tác xã, từ quản lý, vận hành đến phân phối lợi nhuận.

Theo Điều 40 Luật Hợp tác xã 2023, quy chế làm việc (thường nằm trong điều lệ hợp tác xã) phải bao gồm các nội dung cơ bản như tên, địa chỉ, mục tiêu hoạt động, quyền và nghĩa vụ của thành viên, cơ cấu tổ chức, và nguyên tắc phân phối lợi nhuận. Quy chế này không chỉ giúp hợp tác xã vận hành trơn tru mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành, tránh các tranh chấp nội bộ hoặc vi phạm pháp lý. Việc xây dựng quy chế cần được thông qua tại hội nghị thành lập hoặc đại hội thành viên, với nguyên tắc đa số biểu quyết, đảm bảo tính dân chủ và minh bạch.

Hợp tác xã cần cập nhật quy chế làm việc định kỳ để phù hợp với các quy định mới, như Nghị định 92/2024/NĐ-CP về đăng ký hợp tác xã và Thông tư 09/2024/TT-BKHĐT về biểu mẫu thủ tục đăng ký. Điều này giúp đảm bảo quy chế không chỉ mang tính nội bộ mà còn phù hợp với khung pháp lý hiện hành, từ đó hỗ trợ hợp tác xã trong việc tiếp cận các chính sách ưu đãi của Nhà nước, như chính sách về đất đai hoặc thuế.

2. Mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……………………., ngày    tháng    năm 201… 

QUY CHẾ LÀM VIỆC

Của Hội đồng quản trị Hợp tác xã………………………………….

Căn cứ Điều lệ và thực hiện tốt nguyên tắc tập trung, dân chủ trong Hợp tác xã, nhằm tạo động lực thúc đẩy HTX phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát, HTX xây dựng Quy chế làm việc như sau:

I. NGUYÊN TẮC CHUNG

Điều 1. Hội đồng quản trị HTX là cơ quan đại diện cho HTX hoạt động, chịu trách nhiệm trong mọi vấn đề giao dịch, sản xuất, kinh doanh của HTX.

1. Tổ chức thực hiện Nghị quyết do Đại hội thành viên đề ra.

2. Sơ kết, tổng kết quyết toán cuối năm để trình Đại hội hoặc hội nghị thành viên.

3. Xây dựng Điều lệ và Phương án sản xuất, kinh doanh trình Đại hội thành viên.

Điều 2. Hội đồng quản trị hoạt động giữa hai nhiệm kỳ của Đại hội

1. Có trách nhiệm triển khai đôn đốc thành viên thực hiện cam kết hợp đồng dịch vụ, lịch thời vụ sản xuất, hợp đồng lao động thời vụ của HTX.

2. Quản lý chặt chẽ tài sản HTX. Hoạt động sử dụng vốn HTX đúng mục đích, có hiệu quả kinh tế.

3. Chuẩn bị nội dung các kỳ họp và văn kiện Đại hội thành viên.

4. Hội đồng quản trị (HĐQT) họp một tháng một lần vào ngày 01 hàng tháng, khi vào lịch thời vụ, HĐQT họp bất thường tùy theo sắp xếp và xử lý công việc.

II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ:

Điều 3. Hội đồng quản trị

1. Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc chịu trách nhiệm chung trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của HTX.

– Hoạt động trên nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Mọi ký kết hợp đồng văn bản do Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc ký quyết định.

– Chuẩn bị nội dung chủ trì các cuộc họp có quyền đề bạt, bãi nhiệm hoặc giới thiệu chức danh Phó Giám đốc.

– Trực tiếp trả lời giải đáp mọi thắc mắc của thành viên.

– Chủ tịch HĐQT chỉ đạo theo dõi hoạt động sản xuất, kinh doanh của HTX, kịp thời theo quy định trong Điều lệ, báo cáo tình hình, kết quả hoạt động tháng, quý, năm cũng như các vấn đề đột xuất cho Liên minh HTX tỉnh, Chi cục PTNT, các cơ quan chức năng cấp và UBND xã khi có yêu cầu.

 2. Các Phó Giám đốc: Phó Giám đốc phụ trách công việc kinh doanh trực tiếp giúp Chủ tịch HĐQT chỉ đạo theo dõi công tác kinh doanh có hiệu quả hoặc ký kết các hợp đồng kinh tế khi được Chủ tịch HĐQT ủy quyền; có ý kiến để Chủ tịch HĐQt xem xét, điều chỉnh cho phù hợp và phụ trách sản xuất trực tiếp, giúp Chủ tịch HĐQT lên kế hoạch sản xuất hoặc ký kết với người lao động khi được ủy quyền.

3. Chủ tịch HĐQT và các Phó Giám đốc phải thật sự đoàn kết, xây dựng ý kiến trên theo tinh thần dân chủ, bình đẳng vì lợi ích của tập thể.

– Tiếp nhận ý kiến đóng góp của thành viên, không kể thời gian, địa điểm (những ý kiến đóng góp trung thực).

– Kế toán chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ, sổ sách, công nợ, đối chiếu kho quỹ báo cáo thu chi quyết toán có sơ kết vụ và tổng kết năm, nhiệm kỳ…

– Thủ kho: Theo dõi xuất nhập, cân đo đong đếm chính xác có kế hoạch bảo quản tài sản tập thể. Nếu thất thoát phải bồi thường.    

– Thủ quỹ: lập sổ, lưu giữ chứng từ để đối chiếu quản lý chặt chẽ quỹ tiền của HTX, không chiếm dụng và chi xuất kịp thời khi có yêu cầu của HĐQT. Nếu quản lý thất thoát phải bồi thường cho HTX.

Điều 4. Ban Kiểm soát

Trưởng Ban Kiểm soát và các thành viên Ban Kiểm soát thực hiện theo đúng điều lệ HTX và luật HTX. Tiếp nhận tổng hợp những ý kiến của thành viên để xem xét đề nghị HĐQT điều chỉnh hoặc kiểm tra theo ý kiến đề nghị của thành viên hoặc đề nghị triệu tập Đại hội thành viên bất thường theo điều lệ của Luật HTX quy định.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 5. Tất cả các thành viên trong HĐQT, Ban Kiểm soát của HTX, phải tự giác thực hiện nghiêm túc Quy chế này để xây dựng, phát triển HTX.  

Điều 6. Chức danh nào không thực hiện đầy đủ Quy chế này, dẫn đến thiệt hại đối với HTX thì tùy theo mức độ sai phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm và kỷ luật theo Điều lệ  của HTX.

>>> Tải ngay: Mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã tại đây!

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ thành lập hợp tác xã

3. Nội dung cần có trong mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã

Để xây dựng một mẫu quy chế làm việc hoàn chỉnh, hợp tác xã cần tuân thủ các quy định tại Luật Hợp tác xã 2023 và các văn bản hướng dẫn. Dưới đây là các nội dung chính cần có, được trình bày chi tiết để đảm bảo tính pháp lý và thực tiễn.

Theo Điều 40 Luật Hợp tác xã 2023, điều lệ hợp tác xã (bao gồm quy chế làm việc) phải có các nội dung cơ bản như sau: Tên và địa chỉ trụ sở chính của hợp tác xã được xác định theo địa giới hành chính, như quy định tại Điều 52 Luật Hợp tác xã 2023. Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng xác minh và hỗ trợ hợp tác xã trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, quy chế cần nêu rõ mục tiêu hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, và các nguyên tắc quản lý nội bộ để đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

Quy chế cần quy định rõ quyền và nghĩa vụ của thành viên chính thức và thành viên liên kết, dựa trên Điều 39 Luật Hợp tác xã 2023. Ví dụ, thành viên chính thức có quyền biểu quyết ngang nhau tại đại hội thành viên, trong khi thành viên liên kết có thể tham gia góp vốn nhưng không có quyền biểu quyết. Quy định này giúp phân định rõ trách nhiệm và quyền lợi, tránh xung đột lợi ích trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, quy chế cần nêu rõ cách thức góp vốn, định giá tài sản góp vốn, và phân phối lợi nhuận theo Điều 77 Luật Hợp tác xã 2023.

Cơ cấu tổ chức quản lý của hợp tác xã cũng là nội dung quan trọng trong quy chế, bao gồm hội đồng quản trị, ban kiểm soát, và các bộ phận khác, như quy định tại Điều 46 Luật Hợp tác xã 2023. Quy chế cần mô tả rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, cũng như quy trình bầu cử hoặc bổ nhiệm. Điều này đảm bảo hoạt động quản lý minh bạch và hiệu quả, đồng thời tuân thủ nguyên tắc dân chủ trong hợp tác xã.

Quy chế làm việc cần bao gồm các quy định về quản lý tài chính và phân phối lợi nhuận, tuân thủ Thông tư 25/2018/TT-BTC về hướng dẫn quản lý tài chính hợp tác xã. Nội dung này cần nêu rõ cách thức trích lập quỹ, phân phối lợi nhuận, và xử lý tài sản không chia khi hợp tác xã giải thể, theo Điều 49 Luật Hợp tác xã 2023. Điều này giúp đảm bảo tính công bằng trong phân phối lợi ích và bảo vệ quyền lợi của thành viên.

4. Quy trình xây dựng mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã

Việc xây dựng mẫu quy chế làm việc cần tuân thủ quy trình rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý và sự đồng thuận của các thành viên. Dựa trên Nghị định 92/2024/NĐ-CP và Thông tư 09/2024/TT-BKHĐT, quy trình này bao gồm các bước cụ thể sau.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và tổ chức hội nghị thành lập
Hội nghị thành lập hợp tác xã là bước đầu tiên để xây dựng quy chế, theo Điều 42 Luật Hợp tác xã 2023. Người được ủy quyền đăng ký thành lập hợp tác xã cần chuẩn bị hồ sơ, bao gồm giấy đề nghị đăng ký, dự thảo điều lệ (bao gồm quy chế làm việc), và danh sách thành viên. Hội nghị sẽ thảo luận và thông qua quy chế với nguyên tắc biểu quyết đa số, mỗi thành viên một phiếu bầu ngang nhau.

Bước 2: Soạn thảo quy chế làm việc
Dựa trên Điều 40 Luật Hợp tác xã 2023, quy chế làm việc cần được soạn thảo chi tiết, bao gồm các nội dung như mục tiêu hoạt động, quyền và nghĩa vụ của thành viên, cơ cấu tổ chức, và quy định tài chính. Quá trình soạn thảo cần tham khảo ý kiến của các thành viên và có thể nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành.

Bước 3: Thông qua và nộp hồ sơ đăng ký
Sau khi soạn thảo, quy chế làm việc được trình bày tại đại hội thành viên để thông qua, theo Điều 45 Luật Hợp tác xã 2023. Sau khi được thông qua, quy chế sẽ được nộp cùng hồ sơ đăng ký hợp tác xã tại cơ quan đăng ký kinh doanh, theo Nghị định 92/2024/NĐ-CP. Cơ quan này sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc và cấp giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Bước 4: Công bố và thực hiện quy chế
Sau khi được cấp giấy chứng nhận, hợp tác xã cần công bố quy chế làm việc cho toàn thể thành viên và thực hiện theo đúng nội dung đã thông qua. Quy chế cần được niêm yết tại trụ sở chính và cập nhật định kỳ để phù hợp với các thay đổi trong pháp luật, như Thông tư 09/2024/TT-BKHĐT về quản lý hệ thống thông tin quốc gia về hợp tác xã.

>>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục thành lập hợp tác xã

5. Lưu ý khi xây dựng và áp dụng quy chế làm việc

Để đảm bảo mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã phù hợp và hiệu quả, cần lưu ý một số điểm quan trọng, dựa trên các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành và thực tiễn hoạt động.

Quy chế làm việc phải tuân thủ Luật Hợp tác xã 2023 và các văn bản hướng dẫn, như Nghị định 113/2024/NĐ-CP về chi tiết một số điều của luật này. Các quy định trong quy chế không được trái với pháp luật, đồng thời cần cụ thể hóa các chính sách hỗ trợ của Nhà nước, như chính sách về đất đai theo Luật Đất đai 2024 hoặc chính sách thuế theo Thông tư 25/2018/TT-BTC. Điều này giúp hợp tác xã tận dụng tối đa các ưu đãi và tránh rủi ro pháp lý.

Việc xây dựng quy chế cần đảm bảo tính minh bạch và dân chủ, với sự tham gia của tất cả thành viên chính thức. Theo Điều 39 Luật Hợp tác xã 2023, mỗi thành viên có quyền biểu quyết ngang nhau, do đó quy chế cần phản ánh ý kiến số đông và bảo vệ lợi ích của tất cả các bên. Ngoài ra, quy chế cần được soạn thảo rõ ràng, tránh các thuật ngữ mơ hồ để đảm bảo dễ hiểu và dễ áp dụng.

Hợp tác xã cần thường xuyên cập nhật quy chế để phù hợp với các thay đổi pháp luật, như Nghị định 101/2024/NĐ-CP về hệ thống thông tin đất đai hoặc Nghị định 148/2024/NĐ-CP về quản lý tài sản công. Việc cập nhật này giúp quy chế luôn phù hợp với thực tiễn và hỗ trợ hợp tác xã trong việc tiếp cận các chính sách ưu đãi, như miễn giảm thuế hoặc hỗ trợ vốn.

Cuối cùng, hợp tác xã nên phối hợp với các đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo quy chế làm việc được xây dựng đúng quy định và tối ưu hóa lợi ích. Các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính, đất đai, hoặc giao dịch nội bộ cần được tư vấn kỹ lưỡng để tránh vi phạm pháp luật hoặc tranh chấp nội bộ.

Mẫu quy chế làm việc của hợp tác xã là công cụ quan trọng giúp đảm bảo hoạt động của hợp tác xã diễn ra minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ xây dựng quy chế làm việc, hãy liên hệ Công ty luật ACC để nhận giải pháp pháp lý chuyên nghiệp và toàn diện.