Công ty em thường phải thuê cá nhân chụp ảnh sản phẩm nhằm mục đích bán hàng. Anh chị cho em hỏi, em có làm hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì có cần thêm gì nữa để được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Hay chỉ cần ký hợp đồng dịch vụ và khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân? Em rất mong được anh chị chia sẻ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê cá nhân chụp ảnh sản phẩm được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Chi phí thuê cá nhân thực hiện dịch vụ chụp ảnh sản phẩm được xem là khoản chi hợp lý, thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, do đó có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Cụ thể, khoản chi này phải:

• Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như tạo nội dung hình ảnh để quảng bá sản phẩm.
• Có chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm hợp đồng dịch vụ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).
• Đảm bảo khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại nguồn nếu thu nhập của cá nhân từ dịch vụ này từ 2 triệu đồng/lần trở lên.

Ngoài ra, thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh bao gồm các khoản chi như vậy phải được ghi nhận đầy đủ để xác định thu nhập chịu thuế, tránh các khoản chi không hợp lý dẫn đến không được trừ.

Hồ sơ cần thiết để khấu trừ thuế TNDN

Để chứng minh và kê khai khoản chi phí này khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau, đảm bảo lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019:

• Hợp đồng dịch vụ thuê cá nhân chụp ảnh sản phẩm, nêu rõ nội dung công việc, thời gian thực hiện, giá trị hợp đồng và các điều khoản thanh toán.
• Chứng từ thanh toán (biên lai, ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng) chứng minh việc chuyển khoản cho cá nhân, ưu tiên hình thức không dùng tiền mặt để tránh rủi ro không được trừ.
• Biên bản bàn giao sản phẩm (ảnh chụp) hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ từ phía cá nhân thực hiện.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn (mẫu 14/CA hoặc 16/CA), nếu áp dụng mức khấu trừ 10% trên thu nhập chịu thuế.
• Hóa đơn hoặc chứng từ tương đương nếu cá nhân đăng ký kinh doanh hoặc có mã số thuế; nếu không, sử dụng biên lai thu thuế TNCN thay thế.

Quy trình kê khai và khấu trừ chi phí

Bước 1: Ký kết hợp đồng và thực hiện dịch vụ

Doanh nghiệp soạn thảo và ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân, quy định rõ phạm vi công việc chụp ảnh sản phẩm. Sau khi cá nhân hoàn thành, lập biên bản bàn giao để xác nhận chất lượng và số lượng ảnh. Việc này đảm bảo chi phí gắn liền với hoạt động kinh doanh, tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Thanh toán và khấu trừ thuế TNCN

Thanh toán cho cá nhân qua chuyển khoản ngân hàng, đồng thời khấu trừ thuế TNCN tại nguồn nếu thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên (mức 10%). Lập chứng từ khấu trừ theo mẫu quy định và nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thu nhập.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và kê khai thuế TNDN

Ghi nhận khoản chi vào sổ sách kế toán dưới dạng chi phí dịch vụ (tài khoản 642). Khi quyết toán thuế TNDN hàng năm (tờ khai mẫu 03/TNDN), đính kèm hồ sơ chứng từ vào Phụ lục chi tiết các khoản chi (mẫu 03-2A/TNDN) để chứng minh tính hợp lý, hợp lệ. Nếu cơ quan thuế kiểm tra, cung cấp đầy đủ hồ sơ để tránh bị loại trừ chi phí.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận (theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019) và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.