Nhà em đang bán một mảnh đất đã sử dụng mấy chục năm nhưng hồ sơ cũ thiếu trích lục bản đồ, giờ muốn làm hợp đồng chuyển nhượng thì phòng thuế yêu cầu xác định lại nguồn gốc. Em chạy lên xã xin nhưng hồ sơ thất lạc, lên huyện thì bảo chờ rà soát lại. Nếu thiếu giấy tờ thì khi kê khai thuế có bị tính theo mức cao nhất không mọi người?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xác định nguồn gốc sử dụng đất khi hồ sơ thất lạc

Khi hồ sơ cũ thiếu trích lục bản đồ và bị thất lạc tại xã, việc xác định nguồn gốc đất là bước bắt buộc để cơ quan thuế làm căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ chuyển nhượng bất động sản. Theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ, người nộp thuế phải cung cấp chứng từ chứng minh nguồn gốc tài sản để xác định thu nhập chịu thuế. Nếu hồ sơ thất lạc, Anh/Chị có thể thực hiện các bước sau để bổ sung:

Bước 1: Xin xác nhận tình trạng sử dụng đất tại UBND xã/phường

Liên hệ UBND xã/phường nơi có đất để yêu cầu cấp giấy xác nhận về tình trạng sử dụng đất ổn định qua các năm. Giấy này cần nêu rõ thời gian sử dụng, nguồn gốc (như thừa kế, mua bán miệng hoặc sử dụng từ trước ngày 15/10/1993), và có thể dựa trên biên bản họp dân hoặc hồ sơ lưu trữ địa phương. Thời gian xử lý thường từ 10-15 ngày, phí không quá 100.000 đồng theo quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Nếu xã không có hồ sơ, họ sẽ hướng dẫn chuyển lên huyện.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại UBND huyện để rà soát và cấp giấy xác nhận

Sau khi xã xác nhận, nộp hồ sơ tại Văn phòng Đăng ký đất đai khu vực để rà soát nguồn gốc theo Luật Đất đai 2024. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị xác nhận nguồn gốc đất (theo mẫu).
• Giấy xác nhận của UBND xã.
• Chứng cứ khác như biên bản họp dân, giấy tờ cũ (nếu còn), hoặc lời khai nhân chứng.

Quá trình rà soát có thể mất 30-45 ngày, và nếu đất sử dụng ổn định trước năm 2004 mà không tranh chấp, có thể được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) theo Luật Đất đai 2024.

Bước 3: Bổ sung vào hồ sơ thuế tại phòng thuế

Sau khi có xác nhận từ huyện, nộp kèm hợp đồng chuyển nhượng để phòng thuế xác định nguồn gốc. Nếu cần, yêu cầu cơ quan thuế phối hợp với địa phương theo Điều 47 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Yêu cầu của phòng thuế và hậu quả nếu thiếu giấy tờ

Phòng thuế yêu cầu xác định nguồn gốc để tính thuế TNCN theo Điều 17 Thông tư 80/2021/TT-BTC, dựa trên thu nhập từ chuyển nhượng trừ chi phí (nếu chứng minh được). Nếu thiếu giấy tờ hợp lệ chứng minh nguồn gốc (như hợp đồng mua bán cũ hoặc sổ đỏ), cơ quan thuế sẽ ấn định thu nhập chịu thuế theo giá chuyển nhượng tại thời điểm giao dịch, không nhất thiết áp dụng mức cao nhất (tức 25% trên thu nhập tính thuế). Cụ thể:

• Thuế suất TNCN là 2% trên giá chuyển nhượng ghi trong hợp đồng (nếu có hợp đồng công chứng), hoặc dựa trên bảng giá đất do UBND tỉnh ban hành nếu giá hợp đồng thấp hơn.
• Nếu không chứng minh chi phí đầu tư ban đầu, thu nhập chịu thuế là toàn bộ giá chuyển nhượng, dẫn đến số thuế cao hơn (ví dụ: với đất giá 1 tỷ đồng, thuế có thể lên đến 20 triệu đồng thay vì thấp hơn nếu trừ chi phí).
• Không có quy định bắt buộc tính "mức cao nhất" mà chỉ ấn định dựa trên chứng cứ có sẵn, tránh tình trạng trốn thuế theo Điều 112 Luật Quản lý thuế 2019. Tuy nhiên, nếu cố tình không cung cấp, có thể bị phạt từ 20% đến 100% số thuế thiếu, tối thiểu 2.000.000 đồng theo Điều 142 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các bước trên giúp tránh rủi ro ấn định thuế bất lợi và đảm bảo hợp đồng chuyển nhượng hợp pháp, giảm thiểu tranh chấp sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.