Anh chị giúp em, em bán đồ ăn nhẹ qua KakaoTalk, doanh thu 160 triệu/năm, nhập hàng từ chợ. Có cách nào hợp thức hóa chi phí đầu vào không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán đồ ăn nhẹ qua KakaoTalk chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau: chi phí phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; và không thuộc các khoản chi phí không được trừ như chi phí cá nhân, chi phí không có chứng từ.

Ví dụ, chi phí mua nguyên liệu đồ ăn nhẹ, phí vận chuyển hàng hóa hoặc phí quảng cáo trên nền tảng trực tuyến đều có thể được trừ nếu chứng minh được tính hợp lý và liên quan trực tiếp đến doanh thu từ bán hàng qua KakaoTalk.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thu nhập từ bán hàng qua KakaoTalk được coi là doanh thu chịu thuế TNDN, và mọi chi phí phải được ghi nhận đầy đủ để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Quy định về chi phí được trừ và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan quy định chi tiết về các khoản chi phí đầu vào được khấu trừ thuế GTGT, bao gồm hóa đơn GTGT hợp pháp từ nhà cung cấp nguyên liệu, dịch vụ vận chuyển hoặc nền tảng quảng cáo.

Các khoản chi phí không được trừ bao gồm những khoản không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thanh toán không hợp lệ, đặc biệt với giao dịch qua KakaoTalk – một nền tảng giao dịch điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Để hợp thức hóa, doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ doanh thu từ bán đồ ăn nhẹ (dù qua ứng dụng di động) và chỉ khấu trừ GTGT đầu vào nếu hàng hóa, dịch vụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh này.

Hồ sơ cần thiết để hợp thức hóa chi phí

Để chứng minh và hợp thức hóa chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau theo yêu cầu của cơ quan thuế:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp nguyên liệu đồ ăn nhẹ, dịch vụ vận chuyển và quảng cáo trên KakaoTalk.
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tránh thanh toán tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ).
• Hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa hoặc báo cáo doanh thu từ nền tảng KakaoTalk (nếu có dữ liệu điện tử).
• Sổ sách kế toán ghi nhận chi phí theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.

Nếu thiếu hồ sơ, chi phí có thể bị loại trừ, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019.

Quy trình hợp thức hóa chi phí

Bước 1: Ghi nhận doanh thu và chi phí hàng ngày

Doanh nghiệp phải ghi chép đầy đủ doanh thu từ bán đồ ăn nhẹ qua KakaoTalk vào sổ sách kế toán ngay khi phát sinh, đồng thời lưu trữ chứng từ chi phí liên quan như hóa đơn mua hàng. Việc này đảm bảo tính liên tục và minh bạch, tránh sai sót khi kê khai thuế hàng quý hoặc hàng năm theo Luật Thuế TNDN 2025.

Bước 2: Kê khai và nộp thuế tạm tính

Hàng quý, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT đầu ra từ doanh thu bán hàng và khấu trừ đầu vào từ chi phí qua Tờ khai 01/GTGT theo mẫu của Bộ Tài chính. Đồng thời, tạm nộp thuế TNDN theo tỷ lệ 20% trên doanh thu nếu áp dụng phương pháp khoán, đảm bảo chi phí được phản ánh chính xác để giảm nghĩa vụ thuế.

Bước 3: Quyết toán thuế cuối năm và lưu trữ hồ sơ

Cuối năm tài chính, doanh nghiệp quyết toán thuế TNDN qua Tờ khai 03/TNDN, đính kèm danh sách chi phí được trừ và chứng từ. Hồ sơ phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019 để phục vụ kiểm tra sau này, giúp tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm gánh nặng thuế và tránh rủi ro pháp lý từ cơ quan thuế. Đồng thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh qua KakaoTalk được hợp pháp hóa, tăng uy tín và khả năng mở rộng.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.