Anh chị giúp em, em bán đồ ăn nhẹ qua Signal, doanh thu 170 triệu/năm, nhập hàng từ chợ. Có cách nào hợp thức hóa chi phí đầu vào không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để hợp thức hóa chi phí đầu vào

Để hợp thức hóa chi phí đầu vào khi kinh doanh đồ ăn nhẹ Signal, doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ liên quan đến việc mua hàng hóa, nguyên liệu phải là hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật thuế. Cụ thể, hóa đơn phải được lập đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, và phải tuân thủ các quy định về hình thức, nội dung. Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn bán hàng hóa phải ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa (như tên sản phẩm Signal, số lượng, đơn giá), và chữ ký số nếu là hóa đơn điện tử. Nếu hóa đơn không đáp ứng các điều kiện này, chi phí đầu vào sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Ngoài ra, Thông tư 32/2025/TT-BTC nhấn mạnh rằng hóa đơn phải được cơ quan thuế chấp nhận, không bị hủy hoặc điều chỉnh trái quy định, nhằm tránh rủi ro bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế.

Hồ sơ chứng từ cần thiết

Để chứng minh và hợp thức hóa chi phí đầu vào, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau, đảm bảo tính hợp pháp và lưu trữ theo quy định:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hóa hợp pháp từ nhà cung cấp Signal, ghi rõ mã số thuế của người mua và người bán.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc biên bản giao nhận hàng hóa, làm cơ sở bổ sung cho hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) nếu giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.
• Phiếu nhập kho hoặc biên bản kiểm kê hàng hóa Signal, chứng minh việc nhận hàng thực tế.
• Các chứng từ liên quan khác như vận đơn, chứng nhận chất lượng sản phẩm nếu cần thiết để xác thực nguồn gốc hàng hóa.

Quy trình lập và sử dụng hóa đơn để hợp thức hóa chi phí

Việc lập và sử dụng hóa đơn bán hàng hóa Signal cần tuân thủ quy trình rõ ràng để đảm bảo chi phí đầu vào được cơ quan thuế công nhận. Quy trình được hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, áp dụng cho cả hóa đơn giấy và điện tử.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi mua bán. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, thời hạn xử lý là 1 ngày làm việc. Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp nhận mã số hóa đơn và phần mềm lập hóa đơn, đảm bảo hệ thống kết nối với cơ quan thuế để truyền dữ liệu tự động. Việc này giúp hóa đơn được xác thực ngay từ đầu, tránh tình trạng hóa đơn không hợp lệ dẫn đến chi phí đầu vào bị loại trừ.

Bước 2: Lập hóa đơn khi mua hàng

Khi mua đồ ăn nhẹ Signal từ nhà cung cấp, yêu cầu lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin theo mẫu bao gồm mã số thuế, địa chỉ, giá trị hàng hóa chưa thuế và thuế suất GTGT (thường 10% đối với thực phẩm chế biến). Nếu là hóa đơn điện tử, người bán ký số và gửi qua email hoặc hệ thống điện tử; người mua kiểm tra tính hợp pháp qua tra cứu trên website Tổng cục Thuế. Sai sót trong lập hóa đơn có thể dẫn đến phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai chứng từ

Sau khi nhận hóa đơn, doanh nghiệp lưu trữ điện tử hoặc giấy tờ trong thời hạn 10 năm theo Luật Quản lý thuế. Khi kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý, sử dụng hóa đơn để khấu trừ đầu vào trên tờ khai 01/GTGT. Đồng thời, ghi nhận chi phí vào sổ sách kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Nếu phát hiện sai sót, lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nộp cho cơ quan thuế trong vòng 3 ngày. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch, giúp tránh tranh chấp khi thanh tra thuế.

Việc tuân thủ các quy định về hóa đơn và chứng từ không chỉ giúp hợp thức hóa chi phí đầu vào mà còn giảm thiểu rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế GTGT và TNDN. Đồng thời, nâng cao uy tín kinh doanh và dễ dàng tiếp cận các ưu đãi thuế nếu áp dụng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.