Các anh chị cho em hỏi, bên em bán hàng cho cả khách lẻ và khách có cửa hàng, nhưng họ không mở hộ kinh doanh hay công ty gì, họ cũng không cung cấp căn cước để xuất hóa đơn, vậy trường hợp này em xuất người mua không cung cấp thông tin được không ạ? Nhưng bên em đa số là bán cho khách như vậy ạ. Giờ không bán thì họ mua bên khác vì mặt hàng phổ biến, mua đâu cũng được ạ. Anh chị cứu em với.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho người mua, bất kể người mua có yêu cầu lấy hóa đơn hay không. Điều này áp dụng cho mọi giao dịch, bao gồm cả bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh, không cung cấp thông tin cá nhân như căn cước công dân, mã số thuế hoặc địa chỉ.

Đối với trường hợp khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) cho phép người bán xuất hóa đơn điện tử mà không cần ghi đầy đủ thông tin người mua trong một số trường hợp đặc thù, như bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại hoặc bán lẻ xăng dầu. Tuy nhiên, đối với các giao dịch bán lẻ thông thường, nếu giá trị giao dịch từ 200.000 đồng trở lên, người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi chú “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” theo điểm b, khoản 7, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC.

2. Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin cá nhân

Trong trường hợp của Anh/Chị, khi khách hàng (bao gồm cả khách lẻ và khách có cửa hàng nhưng không đăng ký kinh doanh) không cung cấp thông tin như căn cước công dân hoặc mã số thuế, Anh/Chị vẫn phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn, Anh/Chị có thể ghi thông tin trên hóa đơn là “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin” trong trường hợp giao dịch từ 200.000 đồng trở lên.

Đối với giao dịch dưới 200.000 đồng, việc xuất hóa đơn không bắt buộc nếu khách hàng không yêu cầu, nhưng để đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định thuế, khuyến nghị vẫn nên xuất hóa đơn.

Đối với các giao dịch lặp lại thường xuyên với khách hàng không cung cấp thông tin, Anh/Chị có thể lập bảng tổng hợp hóa đơn điện tử vào cuối ngày hoặc cuối tháng, dựa trên dữ liệu từ hệ thống máy tính tiền hoặc phiếu thu tiền, để ghi nhận tổng doanh thu từ các giao dịch này, đặc biệt trong trường hợp khách không lấy hóa đơn.

3. Giải pháp thực tế cho doanh nghiệp của Anh/Chị

Để giải quyết vấn đề khách hàng không cung cấp thông tin nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật, Anh/Chị có thể áp dụng các giải pháp sau:

• Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (như siêu thị, cửa hàng bán lẻ) có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hóa đơn này không bắt buộc phải ghi đầy đủ thông tin người mua, giúp giảm tải công việc kế toán khi giao dịch với khách lẻ.
• Ghi nhận thông tin tối thiểu: Nếu khách hàng cung cấp số căn cước công dân hoặc số điện thoại, Anh/Chị có thể ghi các thông tin này thay vì mã số thuế để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Trường hợp khách hàng không cung cấp bất kỳ thông tin nào, Anh/Chị ghi chú “người mua không lấy hóa đơn” và vẫn gửi hóa đơn điện tử qua các phương thức như tin nhắn, email, hoặc cung cấp mã QR để tra cứu.
• Tuyên truyền và khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn: Anh/Chị có thể giải thích với khách hàng về lợi ích của việc lấy hóa đơn, như tham gia các chương trình khuyến mãi hoặc hóa đơn may mắn do cơ quan thuế tổ chức (theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Điều này giúp tăng tỷ lệ khách hàng cung cấp thông tin, đồng thời giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

4. Hậu quả pháp lý nếu không tuân thủ quy định

Việc không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến các hình phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc không giao hóa đơn cho người mua, trừ trường hợp ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn”.
• Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn cho giao dịch từ 200.000 đồng trở lên.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và chịu lãi chậm nộp nếu vi phạm làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Để tránh các rủi ro này, Anh/Chị cần đảm bảo hệ thống kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch để phục vụ kiểm tra từ cơ quan thuế.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!