Mọi người cho em hỏi công ty em bán hàng một thời gian dài không xuất hóa đơn, giờ bên thuế mời lên làm việc vì nghi doanh thu thực tế cao hơn kê khai. Em đang lo vì sổ sách và hàng tồn không khớp nhau, mà từ lúc thay nhân sự kế toán đến giờ chứng từ thất lạc nhiều quá. Giờ em nên chuẩn bị theo hướng nào trước để không bị ấn định thuế ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng ấn định thuế

Theo quy định tại Điều 50 Luật Quản lý thuế 2019, cơ quan thuế có quyền ấn định số tiền thuế phải nộp khi người nộp thuế không kê khai hoặc kê khai không đầy đủ, không chính xác doanh thu, thu nhập; không lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán; hoặc có dấu hiệu doanh thu thực tế cao hơn kê khai, chẳng hạn như trường hợp sổ sách kế toán và hàng tồn kho không khớp. Nghị định số 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết tại Điều 47, cơ quan thuế sẽ ấn định thuế dựa trên cơ sở dữ liệu quản lý thuế, thông tin từ đối tác, hoặc kiểm tra thực tế tại doanh nghiệp. Trong trường hợp của Anh/Chị, việc bán hàng không xuất hóa đơn và chứng từ thất lạc có thể dẫn đến nghi ngờ kê khai sai, khiến cơ quan thuế áp dụng biện pháp này để xác định doanh thu thực tế, từ đó ấn định số thuế phải nộp cao hơn mức kê khai ban đầu.

Để giảm thiểu rủi ro bị ấn định thuế, Anh/Chị cần chủ động thu thập, bổ sung chứng từ và chuẩn bị giải trình logic, dựa trên các quy định tại Điều 48 Nghị định 126/2020/NĐ-CP về trình tự ấn định thuế. Dưới đây là các bước chuẩn bị cụ thể:

Bước 1: Kiểm tra và rà soát nội bộ sổ sách kế toán

Ngay lập tức tổ chức kiểm kê toàn bộ sổ sách kế toán từ thời điểm thay nhân sự kế toán đến nay, đối chiếu với dữ liệu doanh thu kê khai trên hệ thống thuế điện tử (eTax). Xác định các khoản chênh lệch giữa sổ sách và hàng tồn kho, đồng thời lập biên bản nội bộ ghi nhận nguyên nhân thất lạc chứng từ (như do thay đổi nhân sự). Việc này giúp Anh/Chị có cơ sở giải trình rằng chênh lệch không phải do gian lận mà do quản lý nội bộ, tránh cơ quan thuế áp dụng hệ số ấn định doanh thu theo Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP (ví dụ: hệ số 1,5-2 lần doanh thu kê khai đối với ngành bán lẻ).

Bước 2: Thu thập và bổ sung chứng từ liên quan

Liệt kê và tìm kiếm các chứng từ còn lưu trữ, bao gồm:

• Hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có).
• Sổ quỹ, sổ chi tiết doanh thu theo dõi hàng ngày.
• Báo cáo tồn kho định kỳ và biên bản kiểm kê hàng tồn.

Đối với chứng từ thất lạc, Anh/Chị có thể yêu cầu đối tác cung cấp sao chép (theo Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019) hoặc lập biên bản giải trình thất lạc kèm cam kết chịu trách nhiệm. Nếu cần, thuê đơn vị kiểm toán độc lập để xác nhận tính chính xác của dữ liệu còn lại, giúp tăng tính thuyết phục khi trình bày.

Bước 3: Chuẩn bị giải trình và hồ sơ làm việc

Soạn thảo văn bản giải trình chi tiết về quy trình bán hàng, lý do không xuất hóa đơn (nếu do lỗi hệ thống hoặc nhân sự), và đề xuất phương án điều chỉnh kê khai bổ sung (theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019). Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Bản sao tờ khai thuế đã nộp từ đầu năm.
• Biên bản nội bộ về kiểm kê và giải trình thất lạc.
• Dữ liệu đối soát với đối tác (nếu có hợp đồng lớn).
• Đề xuất kế hoạch khắc phục, như bổ sung hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn.

Mang theo các tài liệu này khi lên làm việc, đồng thời ghi âm hoặc ghi chép biên bản cuộc họp để theo dõi.

Bước 4: Tham vấn chuyên gia và phối hợp với cơ quan thuế

Trước ngày làm việc, liên hệ cơ quan thuế để hỏi thêm thông tin về nội dung mời (theo Điều 109 Luật Quản lý thuế 2019). Nếu cần, ủy quyền cho luật sư hoặc chuyên gia thuế đại diện tham gia, giúp trình bày chuyên sâu và đàm phán tránh ấn định. Sau làm việc, theo dõi thông báo quyết định ấn định (nếu có) và khiếu nại trong 30 ngày theo Điều 50 Nghị định 126/2020/NĐ-CP để bảo vệ quyền lợi.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp tránh ấn định thuế mà còn giảm mức phạt vi phạm hành chính về thuế (từ 20% đến 100% số thuế trốn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ).

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý thuế sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý lâu dài, duy trì uy tín và ổn định hoạt động kinh doanh. Đồng thời, việc bổ sung chứng từ kịp thời có thể chuyển từ ấn định sang tự kê khai, giảm gánh nặng tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.