Xin chào Admin và chào mọi người. Em có 1 vấn đề khá là phức tạp như sau: Từ 2023-2025 em bán quần áo trẻ em online, doanh thu cũng tầm 3 tỷ đồng (trên phần mềm bán hàng có tổng hợp), trong đó đi COD với Viettel Post tầm 2/3 tổng doanh thu. Em đăng ký với Viettel Post bằng thông tin căn cước công dân của em. Tới đầu năm 2025, em có mở shop vẫn bán quần áo trẻ em đồng thời bán cả offline và online. Tuy nhiên, em mở shop và lấy tên chồng em đăng ký hộ kinh doanh và hàng tháng vẫn đóng thuế khoán. Nhưng hàng gửi đi vẫn là bằng tài khoản Viettel Post của em, thông tin của em. Em có check eTax bằng mã số thuế của em thì không thấy có thông tin gì nợ thuế cả. Vậy thì các bác cho em hỏi: 1. Em đi lên thuế và kê khai sau đó nộp phần doanh thu từ 2023-đầu 2025 thôi đúng không? Còn từ đầu 2025 tới nay thì cửa hàng em đã đóng thuế khoán rồi thì không đóng nữa. 2. Shop em bán hàng order, hàng hóa em nhập hết bên Trung và tất nhiên không có hóa đơn đầu vào thì giờ em làm thế nào để không phải kết nối xuất hóa đơn với phần mềm bán hàng vậy các bác? Do quần áo còn đổi hàng trả hàng thậm chí là hoàn hàng không lấy nữa. Và hóa đơn đầu vào thì là không có. Doanh thu shop em tầm 200-300 triệu đồng/tháng cả đơn order lẫn đơn ở shop offline. 3. Từ đầu 2025 em dùng tài khoản của em để chuyển khoản hàng hóa ở shop và thu COD, vậy thì em làm hợp đồng làm việc khai em là nhân viên của cửa hàng hoặc giấy ủy quyền của chồng em cho em đứng tên tài khoản nhận COD và tài khoản gửi hàng được không các bác nhỉ? Em xin các bác tư vấn cho em với. Em cảm ơn các bác!

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý thuế khi bán quần áo online giai đoạn 2023-2025

Việc bán quần áo online được coi là hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, thuộc đối tượng nộp thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Cá nhân hoặc hộ kinh doanh tham gia bán hàng online phải đăng ký mã số thuế nếu doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên (theo khoản 2 Điều 50 Luật Quản lý thuế). Các loại thuế chính bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), áp dụng phương pháp khoán thuế hoặc kê khai tùy theo quy mô.

• Thuế GTGT: Áp dụng mức thuế suất 10% trên doanh thu bán quần áo (mã HS 6101-6117 theo Biểu thuế xuất nhập khẩu). Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân được miễn thuế GTGT. Hộ kinh doanh nộp theo phương pháp khoán tại cơ quan thuế địa phương, với mức thuế khoán từ 1-5% doanh thu tùy ngành (hàng may mặc). Từ năm 2023, theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Lazada phải khấu trừ và nộp thay thuế GTGT cho người bán nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm (khoản 3 Điều 13 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Thuế TNCN: Tính trên thu nhập từ kinh doanh, mức thuế lũy tiến từ 5-35% nếu kê khai hoặc khoán 0,5-2% doanh thu đối với hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Thời hạn nộp thuế hàng quý hoặc năm, chậm nộp bị phạt từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp (Điều 142 Luật Quản lý thuế).

Để tuân thủ, người bán cần khai báo doanh thu thực tế qua ứng dụng eTax hoặc tại Chi cục Thuế. Vi phạm như không kê khai có thể bị phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Xử lý hóa đơn đầu vào khi mua hàng cho kinh doanh online

Hóa đơn đầu vào là chứng từ chứng minh chi phí hợp lý để khấu trừ thuế GTGT đầu ra, theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Từ ngày 01/7/2022, hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng cho mọi giao dịch, bao gồm mua nguyên liệu vải, may mặc để bán online (Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Hóa đơn phải do nhà cung cấp phát hành, có đầy đủ thông tin như mã số thuế người mua, giá trị hàng hóa và chữ ký số.

• Yêu cầu hóa đơn hợp pháp: Khi mua quần áo hoặc nguyên liệu đầu vào từ nhà cung cấp (cá nhân hoặc doanh nghiệp), yêu cầu hóa đơn điện tử GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Nếu nhà cung cấp là hộ kinh doanh nhỏ, họ có thể sử dụng hóa đơn bán lẻ thông thường nhưng phải chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế (Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Hóa đơn đầu vào không hợp pháp (thiếu thông tin hoặc giả mạo) sẽ không được khấu trừ, dẫn đến truy thu thuế và phạt từ 20-100% số thuế gian lận (Điều 142 Luật Quản lý thuế).
• Quy trình lưu trữ và khấu trừ:

Bước 1: Nhận và kiểm tra hóa đơn: Sau khi nhận hàng, kiểm tra hóa đơn điện tử qua hệ thống Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) để xác thực mã của hóa đơn, đảm bảo khớp với hợp đồng mua bán. Lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử ít nhất 10 năm (Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Bước 2: Khấu trừ thuế GTGT: Nếu áp dụng phương pháp khấu trừ (doanh thu trên 100 triệu đồng/năm), tính thuế GTGT đầu ra trừ đi thuế đầu vào từ hóa đơn (tỷ lệ khấu trừ 100% nếu hóa đơn hợp lệ). Khai báo trên tờ khai thuế GTGT hàng quý theo mẫu 01/GTGT (Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Bước 3: Xử lý trường hợp đặc biệt: Nếu mua từ cá nhân không có hóa đơn, sử dụng chứng từ khác như biên lai thu tiền, hợp đồng nhưng chỉ được coi là chi phí hợp lý tối đa 50% giá trị (khoản 2.7 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC). Trường hợp hóa đơn đầu vào bị mất, yêu cầu nhà cung cấp cấp lại bản sao điện tử trong 90 ngày.

Tuân thủ hóa đơn giúp tránh rủi ro kiểm tra thuế, đặc biệt với giao dịch online dễ bị theo dõi qua dữ liệu nền tảng.

Việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn không chỉ giúp tránh phạt hành chính mà còn bảo vệ quyền lợi khấu trừ chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh. Đồng thời, xây dựng uy tín với đối tác và cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.