Báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục hành chính bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ, thể hiện trách nhiệm pháp lý và sự minh bạch trong quan hệ lao động. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trước cơ quan nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục quan trọng này, cùng Công ty Luật ACC đồng hành giải quyết mọi vướng mắc.
1. Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động chi tiết
Theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh, đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Từ ngày 01/07/2025, việc phân định thẩm quyền thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Theo đó, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 06 tháng trước ngày 05 tháng 6 và hằng năm trước ngày 05 tháng 12 đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp không thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi bản giấy đến Sở Nội vụ. Đối với người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động còn phải báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Để thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động chính xác và đúng hạn, doanh nghiệp cần chuẩn bị số liệu nhân sự, kê khai theo đúng mẫu và gửi đến cơ quan có thẩm quyền theo phương thức được quy định. Quy trình cơ bản được thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định thời điểm và đối tượng báo cáo
Người sử dụng lao động cần xác định thời điểm thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng và hằng năm. Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo 06 tháng được thực hiện trước ngày 05 tháng 6, còn báo cáo hằng năm được thực hiện trước ngày 05 tháng 12. Nghĩa vụ báo cáo được xác định theo tư cách người sử dụng lao động và việc có sử dụng lao động thuộc phạm vi quản lý, không đặt ra điều kiện doanh nghiệp phải có từ 10 lao động trở lên mới phải báo cáo.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết
Doanh nghiệp cần rà soát thông tin về người sử dụng lao động và tình hình lao động trong kỳ, gồm số lượng lao động, tình hình tăng, giảm lao động, loại hợp đồng lao động, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm và các chỉ tiêu khác theo Mẫu số 01/PLI. Số liệu kê khai cần thống nhất với sổ quản lý lao động và tình hình sử dụng lao động thực tế tại doanh nghiệp.
Bước 3: Kê khai thông tin theo mẫu quy định
Doanh nghiệp thực hiện kê khai Mẫu số 01/PLI – Báo cáo tình hình sử dụng lao động ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Báo cáo cần thể hiện đầy đủ, chính xác các thông tin theo biểu mẫu và được thực hiện theo phương thức báo cáo đang áp dụng tại thời điểm nộp. Mẫu số 01/PLI là mẫu do người sử dụng lao động lập; Mẫu số 02/PLI là mẫu phục vụ việc tổng hợp của cơ quan quản lý.
Bước 4: Nộp báo cáo đến cơ quan có thẩm quyền
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, định kỳ 06 tháng và hằng năm, người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI; trường hợp không thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi bản giấy đến Sở Nội vụ. Đồng thời, người sử dụng lao động thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp thực hiện báo cáo thêm đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
2. Đối tượng và thời hạn thực hiện báo cáo
Báo cáo tình hình sử dụng lao động áp dụng đối với người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 xác định người sử dụng lao động gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận.
Định kỳ 06 tháng, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo trước ngày 05 tháng 6; báo cáo hằng năm thực hiện trước ngày 05 tháng 12 theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, trên cơ sở khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung. Quy định hiện hành không đặt ra ngưỡng từ 10 lao động trở lên mới phải thực hiện báo cáo.
Bên cạnh báo cáo định kỳ, người sử dụng lao động mới bắt đầu hoạt động phải thực hiện khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Việc khai trình và báo cáo tình hình thay đổi lao động được thực hiện theo cơ chế, phương thức được pháp luật hiện hành quy định.
3. Hồ sơ và mẫu biểu cần chuẩn bị
Để hoàn tất thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về người sử dụng lao động và số liệu lao động thực tế trong kỳ báo cáo. Mẫu báo cáo định kỳ được sử dụng là Mẫu số 01/PLI – Báo cáo tình hình sử dụng lao động ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Các thông tin cần chuẩn bị gồm:
- Mẫu số 01/PLI – Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
- Thông tin về tên, địa chỉ, mã số của người sử dụng lao động;
- Số lượng lao động đang làm việc tại thời điểm báo cáo;
- Tình hình lao động tăng, giảm trong kỳ;
- Thông tin về loại hợp đồng lao động, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm và các chỉ tiêu khác theo biểu mẫu;
- Các thông tin, tài liệu liên quan phục vụ việc đối chiếu số liệu khi cần thiết.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng Mẫu số 01/PLI và kê khai thống nhất với sổ quản lý lao động. Mẫu số 02/PLI ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP là mẫu phục vụ cơ quan quản lý tổng hợp tình hình thay đổi về lao động, không phải mẫu danh sách người lao động mà doanh nghiệp phải lập để nộp cùng báo cáo.
4. Xử lý vi phạm khi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo
Việc không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/09/2026 và quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Theo điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Trường hợp mức phạt áp dụng đối với tổ chức được xác định bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo khoản 1 và khoản 2 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP thì doanh nghiệp là tổ chức có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn báo cáo, chuẩn bị số liệu và thực hiện đúng Mẫu số 01/PLI để hạn chế nguy cơ phát sinh vi phạm hành chính. Việc quản lý, cập nhật thường xuyên sổ quản lý lao động cũng giúp doanh nghiệp bảo đảm số liệu báo cáo phù hợp với tình hình nhân sự thực tế.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ngay không?
Doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ 06 tháng và hằng năm theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Nếu doanh nghiệp không có biến động về lao động trong kỳ thì có cần nộp báo cáo không?
Người sử dụng lao động vẫn thực hiện báo cáo định kỳ theo thời hạn quy định khi thuộc đối tượng phải báo cáo, trên cơ sở số liệu lao động thực tế và tình hình thay đổi trong kỳ. Doanh nghiệp cần kê khai Mẫu số 01/PLI đầy đủ, chính xác theo các chỉ tiêu của biểu mẫu.
Hình thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động hiện nay là gì?
Người sử dụng lao động thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI; trường hợp không thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ. Đồng thời, doanh nghiệp thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp có lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế thì thực hiện báo cáo thêm đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Việc thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và phát triển bền vững. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chuẩn bị và nộp báo cáo, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp nhất.
Để lại một bình luận