Báo tăng BHXH online là thủ tục hành chính quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật. Thực hiện trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết quy trình và các vấn đề pháp lý liên quan, với sự đồng hành của Công ty Luật ACC.
1. Hướng dẫn thủ tục báo tăng BHXH online
Thủ tục báo tăng BHXH online được thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, theo quy định tại Nghị định 164/2025/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Quy trình cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống và chọn dịch vụ
Người sử dụng lao động (hoặc đơn vị ủy quyền) truy cập địa chỉ gdientu.baohiemxahoi.gov.vn hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia, dùng tài khoản đã đăng ký để đăng nhập. Sau khi xác thực, chọn mục “Báo tăng lao động tham gia BHXH” để bắt đầu kê khai.
Bước 2: Kê khai thông tin lao động tăng mới
Hệ thống hiển thị mẫu biểu điện tử (theo Danh mục hồ sơ tại Quyết định 595/QĐ-BHXH). Người dùng nhập đầy đủ và chính xác các trường dữ liệu: họ tên, số căn cước công dân, ngày sinh, giới tính, loại hợp đồng lao động, mức lương làm căn cứ đóng, thời gian bắt đầu làm việc, vị trí công việc, và thông tin về bảo hiểm y tế (nếu có). Cần đối chiếu với hợp đồng lao động và chứng từ nhân sự để tránh sai lệch, vì mọi chỉnh sửa sau này đều phải lập hồ sơ điều chỉnh.
Bước 3: Tải tệp hồ sơ đính kèm
Sau khi kê khai, hệ thống yêu cầu đính kèm bản scan các giấy tờ chứng minh (hợp đồng lao động, tờ khai mẫu TK1-TS, danh sách lao động mẫu D02-TS nếu cần). Tệp phải ở định dạng PDF, rõ nét, không quá dung lượng quy định. Lưu ý: mẫu D02-TS có thể được hệ thống tự động tạo nếu doanh nghiệp kê khai trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử.
Bước 4: Ký số và gửi hồ sơ
Hồ sơ điện tử phải được ký bằng chữ ký số doanh nghiệp trước khi gửi. Sau khi xác nhận thông tin và ký số, nhấn “Gửi” để chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực nơi đơn vị đặt trụ sở (hoặc qua Cổng Dịch vụ công). Hệ thống gửi mã hồ sơ để theo dõi.
Bước 5: Theo dõi tình trạng xử lý và nhận kết quả
Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận sẽ thẩm định trong thời hạn 03 ngày làm việc (theo quy định tại Nghị định 164/2025/NĐ-CP). Nếu hồ sơ hợp lệ, hệ thống gửi thông báo chấp nhận báo tăng kèm mã số BHXH cho từng lao động. Trường hợp cần bổ sung, điều chỉnh, cơ quan sẽ phản hồi qua email hoặc tin nhắn; doanh nghiệp phải sửa đổi và gửi lại trong thời hạn yêu cầu để tránh bị trả hồ sơ.
2. Đối tượng cần thực hiện báo tăng BHXH online
Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024, những đối tượng sau bắt buộc phải tham gia BHXH khi giao kết hợp đồng lao động:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả hợp đồng thử việc;
- Cán bộ, công chức, viên chức (theo quy định của Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức);
- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
- Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Người lao động làm việc theo chế độ linh hoạt (bán thời gian, theo vụ việc) nhưng có thời gian làm việc từ đủ 01 tháng trở lên.
Xem thêm: Thủ tục hưởng chế độ ốm đau BHXH chi tiết
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi báo tăng BHXH online
Để hoàn tất báo tăng BHXH online, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ điện tử đầy đủ, đúng mẫu quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH. Cụ thể:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Áp dụng cho từng lao động mới, kê khai đầy đủ thông tin cá nhân, số sổ BHXH (nếu đã có) hoặc đề nghị cấp sổ mới.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS): Dùng cho đơn vị báo tăng nhiều lao động trong cùng kỳ, thể hiện rõ từng người kèm mức lương đóng.
- Bản sao hợp đồng lao động (có chữ ký hai bên, đóng dấu đơn vị): Chứng minh thời gian bắt đầu làm việc, loại hợp đồng.
- Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu đối với lao động nước ngoài (kèm visa còn thời hạn).
- Giấy phép lao động (đối với lao động nước ngoài): Bản sao có công chứng hoặc chứng thực.
- Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận công tác: Một số đơn vị cần bổ sung để làm rõ ngày làm việc đầu tiên.
Xem thêm: Rút bảo hiểm xã hội 1 lần ở đâu? Cập nhật
4. Chi phí thực hiện báo tăng BHXH online
Về lệ phí hành chính, thủ tục báo tăng BHXH online hoàn toàn miễn phí khi thực hiện qua Cổng Dịch vụ công. Tuy nhiên, chi phí phát sinh chính là nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp cho người lao động mới. Mức đóng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên quỹ tiền lương tháng làm căn cứ đóng:
- BHXH: 25,5% (người sử dụng lao động 17,5%, người lao động 8%);
- BHYT: 4,5% (người sử dụng 3%, người lao động 1,5%);
- BHTN: 2% (người sử dụng 1%, người lao động 1%);
- BHTNLĐ-BNN: từ 0,5% đến 2% tùy ngành nghề (do người sử dụng đóng toàn bộ).
5. Dịch vụ hỗ trợ báo tăng BHXH online tại Công ty Luật ACC
Sử dụng dịch vụ báo tăng BHXH online tại Công ty Luật ACC mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần duy trì bộ phận chuyên trách, giảm thiểu rủi ro sai sót dẫn đến phạt hành chính hoặc chậm đóng, từ đó tối ưu hóa nguồn lực.
- Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ của Công ty Luật ACC am hiểu sâu về pháp luật BHXH, thường xuyên cập nhật các văn bản mới như Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 164/2025/NĐ-CP, đảm bảo hồ sơ luôn đúng quy định.
- Tư vấn chuyên sâu: Phân tích từng tình huống cụ thể (lao động nước ngoài, hợp đồng ngắn hạn, thử việc…) nhằm đưa ra phương án phù hợp nhất, hạn chế tối đa tranh chấp.
- Hỗ trợ toàn diện: Từ rà soát hồ sơ, kê khai trực tuyến, ký số đến theo dõi kết quả và giải quyết vướng mắc với cơ quan BHXH, mọi khâu đều được thực hiện thay mặt khách hàng, tiết kiệm thời gian và công sức.
6. Những lưu ý khi báo tăng BHXH online
Khi thực hiện báo tăng BHXH online, doanh nghiệp cần nắm vững các điểm sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ:
- Thời hạn báo tăng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc ngày bắt đầu làm việc (theo Luật BHXH 2024).
- Tính thống nhất dữ liệu: Thông tin lao động phải khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số phải còn thời hạn và được cấp bởi tổ chức chứng thực được công nhận.
- Số lượng hồ sơ đính kèm: Không nên tải quá nhiều tệp không cần thiết, chỉ đính kèm đúng những giấy tờ bắt buộc theo quy định để tránh lỗi hệ thống do quá tải.
- Theo dõi phản hồi: Sau khi gửi hồ sơ, cần thường xuyên kiểm tra mục “Hồ sơ đã gửi” trên Cổng giao dịch để kịp thời phản hồi nếu có yêu cầu sửa đổi.
- Bảo mật tài khoản: Tài khoản khai báo BHXH điện tử phải được quản lý chặt chẽ, không chia sẻ cho người không có thẩm quyền để tránh kê khai nhầm hoặc rò rỉ thông tin.
7. Câu hỏi thường gặp về báo tăng BHXH online
Có thể báo tăng BHXH online cho lao động thử việc không?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, lao động thử việc có thời gian thử việc từ đủ 01 tháng trở lên và có hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH. Nếu hợp đồng thử việc ghi rõ thời hạn và tiền lương, doanh nghiệp phải báo tăng trong thời hạn 30 ngày.
Hồ sơ báo tăng BHXH online bị trả về do thiếu giấy tờ, phải làm gì?
Khi hồ sơ bị trả về, hệ thống sẽ hiển thị lý do cụ thể. Doanh nghiệp cần truy cập mục “Hồ sơ yêu cầu sửa đổi”, bổ sung đúng tài liệu bị thiếu, sau đó ký số và gửi lại. Thời gian xử lý sau khi bổ sung cũng là 03 ngày làm việc.
Làm thế nào để kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ báo tăng BHXH online?
Sau khi gửi, đơn vị có thể tra cứu bằng mã hồ sơ trên Cổng giao dịch điện tử BHXH hoặc qua ứng dụng VssID. Hệ thống cũng tự động gửi email và tin nhắn SMS đến số điện thoại đã đăng ký. Nếu sau 03 ngày làm việc không có phản hồi, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp bộ phận một cửa của cơ quan BHXH xã để được hỗ trợ.
Báo tăng BHXH online đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nghĩa vụ bảo hiểm, tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động. Hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.
Để lại một bình luận