Thủ tục khi bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải

Trong quá trình giải quyết tranh chấp dân sự, bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải là tình huống phát sinh khá phổ biến, kéo theo nhiều hệ lụy pháp lý không nhỏ nếu không được xử lý đúng quy định. Việc nắm vững thủ tục phản ứng kịp thời khi không thể có mặt sẽ giúp bị đơn bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tránh rủi ro bị coi là từ bỏ quyền hòa giải. Bài viết dưới đây, với sự đồng hành của Công ty Luật ACC, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất.

1. Thủ tục khi bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải

Bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải không đồng nghĩa với việc quyền lợi đương nhiên bị tước bỏ; pháp luật tố tụng dân sự đã dự liệu các cơ chế để bảo đảm quyền tự định đoạt của đương sự. Căn cứ Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, thủ tục xử lý tình trạng này được thực hiện tùy theo diễn biến thực tế, nhưng bị đơn nên chủ động theo các bước sau để hạn chế bất lợi:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra giấy triệu tập hòa giải

Ngay khi nhận được thông báo của Tòa án về thời gian, địa điểm mở phiên hòa giải, bị đơn cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của văn bản (đúng thẩm quyền, đúng địa chỉ, thời hạn báo trước ít nhất 05 ngày làm việc). Nếu phát hiện sai sót hoặc không thể có mặt vào ngày đã định, bị đơn phải lập tức lên phương án phản hồi.

Bước 2: Chuẩn bị đơn đề nghị hòa giải vắng mặt hoặc thông báo lý do chính đáng

Trường hợp có nguyện vọng hòa giải nhưng không thể trực tiếp tham dự vì lý do khách quan (ốm đau, công tác xa, thiên tai…), bị đơn cần soạn đơn đề nghị Tòa án tiến hành hòa giải vắng mặt, trong đó nêu rõ quan điểm về toàn bộ nội dung tranh chấp, kèm theo tài liệu chứng minh lý do vắng mặt. Đơn này phải gửi đến Tòa án trước ngày mở phiên hòa giải, thông qua đường bưu điện bảo đảm hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận đơn.

Bước 3: Tòa án xem xét tình trạng vắng mặt

Tại phiên hòa giải lần thứ nhất, nếu bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải nhưng đã có đơn đề nghị hòa giải vắng mặt hợp lệ và nêu đầy đủ ý kiến, Tòa án vẫn có thể tiến hành hòa giải với nguyên đơn và lập biên bản ghi nhận kết quả. Ngược lại, nếu bị đơn vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc chưa có đơn đề nghị, Tòa án lập biên bản hoãn phiên hòa giải và ấn định thời gian mở phiên hòa giải lần hai.

Bước 4: Xử lý sau lần triệu tập thứ hai

Sau khi được triệu tập hợp lệ lần thứ hai, nếu bị đơn vẫn bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải mà không xuất trình được lý do chính đáng, Tòa án lập biên bản không tiến hành hòa giải được. Theo quy định tại Điều 207 và Điều 208 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, vụ án sẽ được đưa ra xét xử theo thủ tục chung, bị đơn bị coi là từ bỏ quyền hòa giải và có thể chịu bất lợi về chứng cứ, nghĩa vụ chứng minh.

2. Các trường hợp bị đơn vắng mặt và cách xử lý của Tòa án

Không phải mọi sự vắng mặt đều dẫn đến hậu quả giống nhau. Dưới góc độ pháp lý, có thể chia thành những nhóm tình huống chính sau:

• Vắng mặt vì lý do chính đáng: Là trường hợp bị đơn gặp sự kiện bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, bệnh nặng phải điều trị nội trú có xác nhận của cơ sở y tế, hoặc trở ngại khách quan khác khiến họ không thể có mặt. Khi đó, bị đơn cần gửi thông báo cùng tài liệu chứng minh đến Tòa án để được hoãn phiên hòa giải. Việc chứng minh thuộc trách nhiệm của bị đơn.
• Vắng mặt nhưng có đơn đề nghị hòa giải vắng mặt: Đây là quyền được Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 ghi nhận. Bị đơn được phép vắng mặt nếu thể hiện rõ ý chí về việc giải quyết tranh chấp bằng văn bản. Tòa án sẽ căn cứ nội dung đơn này để hòa giải với nguyên đơn, kết quả hòa giải thành được lập thành biên bản có giá trị pháp lý ràng buộc.
• Vắng mặt không có lý do hoặc lý do không được chấp nhận: Nếu bị đơn cố tình vắng mặt hoặc không gửi bất kỳ thông báo nào, Tòa án coi đây là trường hợp không thiện chí hòa giải. Sau hai lần triệu tập hợp lệ, thủ tục hòa giải chấm dứt và vụ án chuyển sang giai đoạn xét xử.

Xem thêm: Hòa giải vụ án dân sự là gì?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi bị đơn vắng mặt

Để bảo đảm quyền lợi khi không thể trực tiếp tham gia phiên hòa giải, bị đơn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ gửi đến Tòa án có thẩm quyền. Danh sách cụ thể bao gồm:

• Đơn đề nghị hòa giải vắng mặt (theo mẫu hoặc tự soạn, trình bày rõ quan điểm về các yêu cầu của nguyên đơn, đề xuất phương án hòa giải);
• Bản sao y chứng thực giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/hộ chiếu) của bị đơn;
• Tài liệu, chứng cứ chứng minh lý do vắng mặt chính đáng (giấy ra viện, giấy xác nhận công tác, quyết định cử đi nước ngoài, xác nhận của chính quyền địa phương nơi xảy ra thiên tai…);
• Văn bản ủy quyền (nếu có người đại diện tham gia hòa giải thay, kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền);
• Các tài liệu liên quan đến nội dung tranh chấp mà bị đơn muốn Tòa án xem xét khi vắng mặt;
• Phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu gửi qua đường bưu điện để Tòa án gửi lại thông báo kết quả).

Xem thêm: Những vụ án dân sự không được hòa giải thì giải quyết ra sao?

4. Chi phí thực hiện thủ tục

Về nguyên tắc, việc gửi đơn đề nghị hòa giải vắng mặt và các tài liệu kèm theo không làm phát sinh án phí hay lệ phí Tòa án riêng biệt.

Tuy nhiên, trên thực tế, bị đơn có thể phải trang trải một số khoản chi phí gián tiếp như: cước phí chuyển phát nhanh hoặc gửi thư bảo đảm; chi phí sao y, công chứng giấy tờ; chi phí đi lại, thuê người đại diện nếu cần; và chi phí thuê chuyên viên pháp lý hỗ trợ soạn thảo văn bản nếu bị đơn không tự thực hiện được. Những khoản này có mức dao động tùy theo yêu cầu cụ thể và đơn vị cung cấp dịch vụ.

5. Dịch vụ hỗ trợ pháp lý về thủ tục khi bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải

Để xử lý hiệu quả tình huống bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải, khách hàng có thể tìm đến dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp tại Công ty Luật ACC. Những lợi ích nổi bật bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp bị đơn tối ưu nguồn lực tài chính so với việc tự mày mò thủ tục dễ phát sinh sai sót dẫn đến kéo dài thời gian và phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.
• Đội ngũ chuyên gia: Chuyên viên pháp lý am hiểu sâu về tố tụng dân sự, thường xuyên cập nhật các quy định mới, bảo đảm hồ sơ được chuẩn bị chính xác, đúng luật.
• Tư vấn chuyên sâu: Khách hàng được phân tích ưu, nhược điểm của từng lựa chọn (ủy quyền, xin vắng mặt, hoãn phiên hòa giải…) và dự báo các kịch bản pháp lý có thể xảy ra.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo đơn từ, thu thập chứng cứ, gửi hồ sơ đến Tòa án cho đến theo dõi tiến trình và phản hồi các yêu cầu bổ sung, mọi công đoạn đều được thực hiện một cách hệ thống.

6. Hậu quả pháp lý khi bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải không đúng quy định

Nếu bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải hai lần mà không có lý do chính đáng hoặc không có đơn đề nghị vắng mặt, pháp luật xác định đây là hành vi tự tước bỏ cơ hội giải quyết tranh chấp bằng con đường hòa bình.

Khi vụ án được đưa ra xét xử, bị đơn có nguy cơ bị xử thua kiện vì không đưa ra được phản bác kịp thời đối với yêu cầu của nguyên đơn. Ngoài ra, bị đơn còn phải chịu toàn bộ án phí theo quy định nếu yêu cầu của nguyên đơn được Tòa án chấp nhận. Vì vậy, việc chủ động ứng phó ngay từ giai đoạn hòa giải mang ý nghĩa then chốt.

7. Câu hỏi thường gặp

Bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải lần đầu nhưng đã gửi đơn xin hòa giải vắng mặt, phiên hòa giải có được tiến hành không?

Có. Theo quy định tại Điều 207 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, nếu bị đơn có đơn đề nghị hòa giải vắng mặt và trình bày đầy đủ ý kiến, Tòa án vẫn mở phiên hòa giải với sự tham gia của nguyên đơn. Kết quả hòa giải thành sẽ được lập biên bản và có hiệu lực như các trường hợp hòa giải trực tiếp.

Làm thế nào để chứng minh lý do vắng mặt là chính đáng trước Tòa án?

Bị đơn cần cung cấp các tài liệu có giá trị chứng minh như giấy xác nhận của cơ quan y tế, văn bản cử đi công tác của cơ quan, xác nhận của chính quyền địa phương nơi xảy ra sự kiện bất khả kháng… Những tài liệu này phải được gửi kèm với đơn đề nghị hoãn phiên hòa giải và nộp trước thời điểm diễn ra phiên hòa giải.

Nếu bị đơn không nhận được giấy triệu tập hợp lệ, có bị coi là vắng mặt không lý do không?

Không. Điều kiện tiên quyết để xác định lỗi vắng mặt là việc Tòa án đã thực hiện tống đạt hợp lệ theo quy định tại Chương X Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Nếu giấy triệu tập không được giao đúng thủ tục (sai địa chỉ, không có xác nhận của người nhận…), bị đơn không bị coi là đã được triệu tập và việc vắng mặt không dẫn đến hậu quả bất lợi.

Bị đơn vắng mặt tại phiên hòa giải có thể dẫn đến những bất lợi khó lường nếu thiếu hiểu biết pháp luật, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu nắm vững quy trình và chủ động thực hiện các quyền mà Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 trao cho. Để bảo vệ tối đa quyền lợi, quý khách hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được hỗ trợ pháp lý nhanh chóng, chính xác và toàn diện ngay từ những bước đầu tiên.