Biên bản hủy hóa đơn GTGT giải thể đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể mà không để lại nghĩa vụ thuế liên quan đến hóa đơn. Việc lập biên bản đúng quy định giúp doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết và mẫu biên bản cập nhật. Cùng Công ty Luật ACC.
1. Lý do cần lập biên bản hủy hóa đơn GTGT khi giải thể doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp quyết định giải thể, toàn bộ hóa đơn GTGT chưa sử dụng hoặc đã phát hành phải được xử lý triệt để để tránh phát sinh nghĩa vụ thuế sau này. biên bản hủy hóa đơn gtgt giải thể là văn bản ghi nhận việc hủy các hóa đơn này, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy hóa đơn khi chấm dứt hoạt động kinh doanh. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về việc hủy hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy trong trường hợp giải thể. Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về việc chuyển đổi và hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp kết thúc hoạt động.
Việc không lập biên bản có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT giải thể theo thông tư mới
Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT giải thể theo thông tư mới được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành nhằm đơn giản hóa thủ tục cho doanh nghiệp.
Mẫu này bao gồm các thông tin bắt buộc như tên đơn vị, số hóa đơn cần hủy, lý do hủy và chữ ký của người có thẩm quyền. Dưới đây là mẫu biên bản được cập nhật theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3. Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn GTGT giải thể
Khi lập biên bản hủy hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) trong trường hợp giải thể doanh nghiệp, cần thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ. Biên bản phải thể hiện rõ thông tin của doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ), loại hóa đơn cần hủy, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, số hóa đơn cụ thể bị hủy và lý do hủy (do doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn).
Biên bản phải được lập thành văn bản, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và các bên liên quan (nếu có), đồng thời đóng dấu theo quy định. Việc hủy hóa đơn cần được thực hiện đúng trình tự, thường là thành lập hội đồng hủy hóa đơn, lập biên bản hủy và lưu giữ hồ sơ để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế.
Sau khi hủy, doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.
4. Các lưu ý khi thực hiện biên bản hủy hóa đơn GTGT giải thể
Doanh nghiệp cần đảm bảo biên bản được lập trước khi nộp hồ sơ giải thể để tránh tình trạng hóa đơn vẫn còn hiệu lực sau khi giải thể. Thông tin trên biên bản phải khớp chính xác với dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần hủy trên hệ thống trước khi lập biên bản giấy. Việc sử dụng mẫu biên bản không đúng quy định có thể khiến hồ sơ giải thể bị trả lại. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ danh sách hóa đơn trước khi ký biên bản để tránh sai sót.
Biên bản hủy hóa đơn GTGT giải thể cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ giải thể. Liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ lập biên bản cũng như hoàn tất thủ tục giải thể nhanh chóng.
Để lại một bình luận