Mọi người cho mình hỏi, cá nhân cho công ty thuê xe, biển số vàng, tầm 8 triệu/tháng thì mình làm hợp đồng, chi tiền hàng tháng, rồi còn phải làm gì nữa không để chi phí hợp lệ ạ? Mong mọi người hướng dẫn giúp. Cảm ơn cả nhà.

Cá nhân cho thuê xe biển vàng, chi phí hợp lệ thế nào?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để cá nhân cho thuê xe biển vàng hợp pháp

Xe biển vàng là phương tiện kinh doanh vận tải theo quy định tại Nghị định 10/2020/NĐ-CP về kinh doanh và điều kiện kinh doanh vận tải bằng xe ô tô. Cá nhân cho thuê xe biển vàng phải đảm bảo xe đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn và được cấp phép hoạt động kinh doanh vận tải. Nếu cá nhân cho thuê thường xuyên, cần đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo Luật Doanh nghiệp 2020 để tránh bị coi là hoạt động kinh doanh không phép, dẫn đến xử phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Hợp đồng cho thuê phải được lập bằng văn bản, ghi rõ quyền và nghĩa vụ các bên theo Bộ luật Dân sự 2015, nhằm bảo vệ quyền lợi và làm cơ sở chứng minh chi phí hợp lệ sau này.

Các chi phí hợp lệ khi tính thuế từ hoạt động cho thuê

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014), thu nhập từ cho thuê tài sản (bao gồm xe biển vàng) được tính thuế sau khi trừ các chi phí hợp lệ. Các chi phí này phải có chứng từ hợp pháp, chứng minh được tính liên quan trực tiếp đến hoạt động cho thuê. Cụ thể:

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Áp dụng mức khấu hao theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, ví dụ xe ô tô khấu hao tối đa 10 năm, mức khấu hao hàng năm không vượt quá 10% giá trị xe.
• Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng xe: Bao gồm phí bảo dưỡng định kỳ, thay thế phụ tùng, phải có hóa đơn GTGT từ đơn vị uy tín, không vượt quá 20% giá trị xe mỗi năm theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Chi phí lãi vay: Nếu vay vốn để mua xe, chỉ được trừ phần lãi vay liên quan đến tài sản cho thuê, với chứng từ từ ngân hàng, không vượt quá 30% tổng chi phí được trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Chi phí khác: Như phí đăng kiểm, bảo hiểm xe bắt buộc (bảo hiểm trách nhiệm dân sự theo Nghị định 03/2021/NĐ-CP), phí đường bộ, phải có biên lai nộp thuế hoặc hóa đơn hợp lệ.

Những chi phí không có chứng từ hoặc không liên quan (như chi phí cá nhân sử dụng xe) sẽ không được chấp nhận, dẫn đến phải nộp bổ sung thuế và phạt chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019.

Quy trình kê khai và chứng minh chi phí hợp lệ

Để kê khai chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ cho thuê xe biển vàng, cá nhân cần thực hiện theo các bước sau tại cơ quan thuế địa phương hoặc qua ứng dụng eTax.

Bước 1: Lập và lưu trữ chứng từ chi phí

Thu thập đầy đủ hóa đơn, biên lai, hợp đồng bảo dưỡng và khấu hao theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC). Các chứng từ phải ghi rõ thông tin xe (biển số, đăng ký kinh doanh vận tải) và thời gian phát sinh chi phí trong năm tài chính. Lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra sau này, tránh rủi ro bị loại trừ chi phí do thiếu minh chứng.

Bước 2: Tính toán thu nhập chịu thuế

Trừ tổng chi phí hợp lệ khỏi doanh thu cho thuê để xác định thu nhập chịu thuế (thuế suất 5% trên doanh thu nếu không kê khai chi phí theo Điều 12 Luật Thuế thu nhập cá nhân). Sử dụng mẫu tờ khai 01/TNCN hoặc 02/TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. Nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, phải kê khai đầy đủ chi phí; dưới mức này, có thể áp dụng mức khấu trừ cố định 10% doanh thu.

Bước 3: Nộp tờ khai và nộp thuế

Nộp tờ khai quyết toán thuế trước ngày 30/4 năm sau tại Chi cục Thuế quản lý hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Nếu có sai sót, bổ sung trong vòng 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019, tránh phạt từ 20% đến 100% số thuế thiếu. Sau khi nộp, nhận biên lai xác nhận để làm cơ sở khấu trừ cho các năm sau.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp cá nhân tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo hoạt động cho thuê bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.