Song hành cùng xu hướng chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính, phương thức tiếp cận dịch vụ công chứng đã có những bước tiến đột phá, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cá nhân và tổ chức. Bên cạnh phương thức nộp hồ sơ trực tiếp truyền thống, pháp luật hiện hành đã mở rộng và ghi nhận các phương thức gửi hồ sơ linh hoạt qua không gian mạng và dịch vụ bưu chính. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ phân tích toàn diện các hình thức nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, quy chế pháp lý cũng như lưu ý kỹ thuật đối với từng phương thức tiếp nhận theo quy định mới nhất.
1. Sự đa dạng hóa các phương thức nộp hồ sơ yêu cầu công chứng trong thời đại mới
Căn cứ quy định tại Luật 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, người yêu cầu công chứng có quyền lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp nhất với điều kiện thực tế của mình. Việc đa dạng hóa các kênh tiếp nhận không chỉ giúp cắt giảm thời gian, chi phí đi lại cho người dân mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, dù nộp hồ sơ theo hình thức nào, nguyên tắc cốt lõi về việc công chứng viên phải trực tiếp xác minh tính tự nguyện, năng lực hành vi dân sự và đối chiếu bản gốc giấy tờ của các bên trước khi ký chứng nhận vẫn phải được bảo đảm tuyệt đối. Việc nắm rõ ưu điểm và yêu cầu của từng phương thức nộp hồ sơ sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp chủ động lựa chọn giải pháp tối ưu cho giao dịch của mình.
2. Hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
Nộp hồ sơ trực tiếp là hình thức truyền thống, phổ biến và bảo đảm tính tương tác cao nhất giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên.
- Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận: Người yêu cầu công chứng mang toàn bộ bản chính và bản sao giấy tờ đến nộp tại trụ sở Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
- Được tư vấn và hướng dẫn tức thì: Công chứng viên hoặc chuyên viên pháp lý kiểm tra hồ sơ tại chỗ, chỉ ra các điểm thiếu sót và hướng dẫn bổ sung ngay lập tức.
- Thực hiện kiểm tra và đối chiếu bản gốc: Công chứng viên đối chiếu bản sao với bản chính ngay tại thời điểm tiếp nhận, rút ngắn thời gian thẩm định điều kiện pháp lý.
- Thích hợp cho các giao dịch phức tạp: Phù hợp tối đa với các hợp đồng có nhiều bên tham gia, cấu trúc tài sản phức tạp hoặc cần trao đổi chi tiết về các điều khoản hợp đồng.
>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thay đổi tên, trụ sở Văn phòng công chứng tại đây.
3. Hình thức gửi hồ sơ điện tử qua hệ thống mạng và cổng dịch vụ công
Nộp hồ sơ qua môi trường số là bước đột phá nhằm hiện đại hóa hoạt động công chứng, áp dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quy trình xử lý theo khoản 11 Điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng năm 2026.
- Nộp qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng: Người dân gửi tệp dữ liệu điện tử, bản quét (scan) giấy tờ thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, trang thông tin điện tử của tổ chức công chứng hoặc ứng dụng VNeID.
- Sử dụng giấy tờ điện tử có chứng thực: Cho phép sử dụng các văn bản, chứng thư điện tử đã được ký số hợp pháp để đưa vào hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến.
- Nhận phản hồi xử lý từ xa: Tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra tính hợp lệ của tệp dữ liệu và gửi thông báo tiếp nhận, yêu cầu chỉnh sửa hoặc hẹn lịch ký kết qua tin nhắn/email.
- Yêu cầu đối chiếu bản gốc khi ký: Dù nộp hồ sơ bằng phương thức điện tử, các bên vẫn phải xuất trình bản chính giấy tờ để công chứng viên kiểm tra trực tiếp tại thời điểm ký kết văn bản công chứng.
>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng tại đây.
4. Hình thức gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính hoặc ủy quyền cho người đại diện
Để hỗ trợ người dân ở xa hoặc không có điều kiện di chuyển, pháp luật cho phép sử dụng các kênh trung gian hợp pháp để gửi bộ hồ sơ yêu cầu.
- Chuyển phát qua dịch vụ bưu chính: Người yêu cầu công chứng gửi bản sao giấy tờ kèm Phiếu yêu cầu công chứng thông qua các đơn vị bưu chính uy tín đến địa chỉ tổ chức công chứng.
- Nộp thông qua người đại diện theo ủy quyền: Người ủy quyền lập văn bản ủy quyền hợp pháp cho cá nhân, tổ chức khác thay mặt mình mang hồ sơ đến nộp tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Cơ chế xác nhận tiếp nhận bưu gửi: Tổ chức hành nghề công chứng lập sổ theo dõi, gửi văn bản hoặc tin nhắn xác nhận đã nhận đủ số lượng tài liệu qua đường bưu điện.
- Bảo đảm an toàn tài liệu gốc: Khuyên dùng hình thức gửi bản sao có chứng thực qua bưu điện và chỉ mang bản gốc đến đối chiếu trực tiếp vào ngày ký kết để tránh thất lạc.
Mặc dù quy định về các hình thức nộp hồ sơ yêu cầu công chứng ngày càng cởi mở, việc chuẩn bị tệp dữ liệu không đúng quy chuẩn kỹ thuật hoặc gửi thiếu văn bản gốc khi đối chiếu vẫn thường xuyên khiến người dân tốn nhiều thời gian xử lý lại. Hiểu được những rào cản đó, Công ty Luật ACC cung cấp giải pháp hỗ trợ toàn diện từ khâu rà soát, chuẩn hóa dữ liệu điện tử, số hóa hồ sơ cho đến việc đại diện nộp và theo dõi tiến độ xử lý tại các tổ chức công chứng. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành để bảo đảm mọi giao dịch của bạn được tiếp nhận, thẩm định và ký kết thuận lợi, an toàn và tối ưu thời gian nhất; hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
Để lại một bình luận