Các trường hợp phải xuất hóa đơn theo quy định hiện nay

các trường hợp xuất hóa đơn đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc nắm rõ quy định này hỗ trợ minh bạch giao dịch, bảo vệ quyền lợi của cả bên bán và bên mua. Doanh nghiệp cần hiểu rõ để áp dụng đúng, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử bắt buộc hiện nay. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Quy định chung về hóa đơn và nghĩa vụ xuất hóa đơn

Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP  quy định về hóa đơn, chứng từ, mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đều phải tuân thủ việc lập và xuất hóa đơn khi phát sinh giao dịch. Hóa đơn không chỉ là chứng từ ghi nhận doanh thu mà còn là cơ sở để tính thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc trên toàn quốc, thay thế hóa đơn giấy. Việc không xuất hóa đơn đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi), với mức phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng thông thường để áp dụng đúng loại hình.

2. Các trường hợp phải xuất hóa đơn theo quy định hiện nay

Các trường hợp xuất hóa đơn được quy định cụ thể tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thứ nhất, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho tổ chức, cá nhân trong nước hoặc xuất khẩu, bên bán phải xuất hóa đơn.

Thứ hai, khi thực hiện các giao dịch nội bộ giữa các chi nhánh hoặc công ty mẹ – con, nếu có phát sinh giá trị, hóa đơn vẫn cần được lập.

Thứ ba, trường hợp cho, tặng, khuyến mãi hàng hóa, dịch vụ cũng phải xuất hóa đơn với giá trị tính theo giá thị trường.

Thứ tư, khi thu hồi sản phẩm đã bán hoặc điều chỉnh giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn ban đầu, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Thứ năm, các hoạt động cho thuê tài sản, chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc cung cấp dịch vụ dài hạn đều thuộc diện phải xuất hóa đơn theo từng kỳ thanh toán.

Ngoài ra, khi nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước, nếu hợp đồng quy định, hóa đơn cũng cần được lập tương ứng với số tiền nhận. Việc áp dụng các trường hợp xuất hóa đơn này giúp doanh nghiệp tránh bị cơ quan thuế ấn định thuế do thiếu chứng từ.

Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT theo quy định

3. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn và các ngoại lệ

Không phải mọi giao dịch đều yêu cầu xuất hóa đơn. Theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, các trường hợp như bán lẻ hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng cá nhân với giá trị dưới 200.000 đồng mỗi lần có thể không cần xuất hóa đơn nếu người mua không yêu cầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng ngày để tổng hợp.

Một số hoạt động như chuyển giao công nghệ theo hợp đồng riêng hoặc một số dịch vụ công ích do Nhà nước quy định cũng có thể được miễn. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu người mua là tổ chức hoặc yêu cầu xuất hóa đơn thì vẫn phải thực hiện, ngay cả khi giá trị nhỏ. Việc phân biệt đúng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán.

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế

4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử và lưu ý thực tế

Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tuân thủ.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm giấy đăng ký kinh doanh, chữ ký số và thông tin tài khoản ngân hàng. Sau khi được cấp mã, đơn vị có thể bắt đầu phát hành hóa đơn.

Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm hợp lệ.

Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên, mô tả hàng hóa, đơn giá, thuế suất và tổng tiền. Ký số điện tử trước khi gửi cho khách hàng.

Bước 3: Gửi hóa đơn và lưu trữ dữ liệu.

Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Hóa đơn được gửi qua email hoặc cổng điện tử, đồng thời lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ để tránh mất dữ liệu.

Bước 4: Xử lý hóa đơn sai sót.

Nội dung giải thích chi tiết bằng đoạn văn 2-5 dòng. Nếu phát hiện sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trong vòng 5 ngày làm việc và báo cáo với cơ quan thuế. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp các trường hợp xuất hóa đơn được thực hiện chính xác.

5. Câu hỏi thường gặp

Khi nào doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân?

Trả lời: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân khi giá trị giao dịch từ 200.000 đồng trở lên hoặc khi khách hàng yêu cầu, theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc này đảm bảo minh bạch và hỗ trợ khách hàng kê khai thuế nếu cần.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng điều kiện về chữ ký số và gửi qua hệ thống hợp lệ. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm được Tổng cục Thuế chấp thuận để tránh rủi ro.

Xử phạt khi không xuất hóa đơn đúng quy định như thế nào?

Trả lời: Mức phạt dao động từ 10 triệu đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi), tùy thuộc vào số lượng và tính chất vi phạm. Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ để giảm thiểu rủi ro này.

các trường hợp xuất hóa đơn cần được doanh nghiệp nắm vững để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ tránh xử phạt mà còn xây dựng uy tín với đối tác. Nếu quý khách hàng còn băn khoăn hoặc cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục hóa đơn, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chuyên sâu và kịp thời.