Cách hạch toán chi phí không hợp lý là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc xác định và xử lý đúng các khoản chi phí không được trừ giúp tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định hiện hành để tối ưu hóa chi phí hợp pháp. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.
1. Cách hạch toán chi phí không hợp lý khi tính thuế TNDN mới
Chi phí không hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là những khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ theo quy định. Doanh nghiệp phải loại trừ các khoản này khỏi chi phí tính thuế để xác định thu nhập chịu thuế chính xác.
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, sửa đổi 2026, chi phí được trừ phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp pháp và giá trị thanh toán thực tế. Các khoản chi không đáp ứng các điều kiện này sẽ bị coi là chi phí không hợp lý và không được trừ khi tính thuế. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
2. Các loại chi phí không hợp lý phổ biến
Doanh nghiệp thường gặp phải một số loại chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Thứ nhất là chi phí không có chứng từ hợp pháp như hóa đơn, chứng từ gốc. Thứ hai là chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh như chi tiêu cá nhân của chủ doanh nghiệp.
Thứ ba là chi phí vượt mức khống chế theo quy định như chi phí quảng cáo, tiếp thị vượt tỷ lệ cho phép. Thứ tư là chi phí trả cho cá nhân không có hợp đồng lao động hoặc không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các khoản chi này để loại trừ đúng khi lập bảng tính thuế.
Xem thêm: Hướng dẫn tài khoản 414 hạch toán quỹ đầu tư phát triển mới
3. Quy định theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, sửa đổi 2026
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, sửa đổi 2026 quy định rõ các điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế. Chi phí phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Các khoản chi không đáp ứng điều kiện sẽ bị loại trừ và cộng vào thu nhập chịu thuế. Luật cũng quy định mức khống chế đối với một số loại chi phí như chi phí lãi vay, chi phí khấu hao tài sản cố định. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp pháp của báo cáo quyết toán thuế.
Xem thêm: Cách dùng tài khoản 356 quỹ phát triển khoa học và công nghệ
4. Hướng dẫn thực hiện theo Thông tư 20/2026/TT-BTC
Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết cách xác định chi phí được trừ và không được trừ. Doanh nghiệp cần kiểm tra từng khoản chi phí phát sinh trong kỳ để phân loại đúng. Các bước thực hiện cụ thể như sau.
Bước 1: Rà soát chứng từ
Doanh nghiệp thu thập và kiểm tra toàn bộ hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí phát sinh trong kỳ kế toán. Việc này giúp xác định khoản chi nào thiếu chứng từ hợp pháp để loại trừ ngay.
Bước 2: Phân loại chi phí
Sau khi rà soát chứng từ, doanh nghiệp phân loại chi phí thành hai nhóm là chi phí được trừ và chi phí không được trừ theo tiêu chí của Thông tư 20/2026/TT-BTC. Các khoản chi không liên quan hoạt động kinh doanh hoặc vượt mức khống chế sẽ được ghi nhận riêng.
Bước 3: Điều chỉnh trên bảng tính thuế
Doanh nghiệp cộng các khoản chi phí không hợp lý vào thu nhập chịu thuế trên bảng tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Bước này đảm bảo số thuế phải nộp được tính toán chính xác và tuân thủ quy định.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ
Toàn bộ chứng từ và bảng phân loại chi phí cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này. Việc lưu trữ giúp doanh nghiệp giải trình dễ dàng khi cơ quan thuế yêu cầu.
5. Câu hỏi thường gặp
Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Theo quy định, chi phí không có hóa đơn hợp pháp sẽ bị coi là chi phí không hợp lý và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bổ sung chứng từ hoặc loại trừ khoản chi này để tránh sai phạm.
Doanh nghiệp có bị phạt khi khai sai chi phí không hợp lý không?
Việc khai sai chi phí không hợp lý có thể dẫn đến bị truy thu thuế và phạt hành chính theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, sửa đổi 2026. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ quyết toán để giảm thiểu rủi ro.
Cách xử lý chi phí khấu hao vượt mức quy định như thế nào?
Chi phí khấu hao vượt mức khống chế theo Thông tư 20/2026/TT-BTC sẽ bị loại trừ một phần khi tính thuế. Doanh nghiệp cần điều chỉnh số liệu trên bảng tính thuế và ghi nhận phần vượt mức vào thu nhập chịu thuế.
Cách hạch toán chi phí không hợp lý đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng để đảm bảo nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay.
Để lại một bình luận