Làm thế nào để lấy lại mã số thuế cá nhân đã bị đóng do lâu ngày không sử dụng hoặc do doanh nghiệp cũ báo giảm lao động mà không thực hiện quyết toán?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Các trường hợp mã số thuế cá nhân bị đóng

Mã số thuế cá nhân (MST cá nhân) có thể bị chấm dứt hiệu lực theo quy định tại Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC. Cụ thể, MST bị đóng nếu cá nhân không hoạt động kinh doanh hoặc không phát sinh nghĩa vụ thuế trong thời gian liên tục 12 tháng (trường hợp lâu ngày không sử dụng). Đối với trường hợp doanh nghiệp cũ báo giảm lao động mà không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), MST cá nhân không tự động bị đóng nhưng có thể bị khóa tạm thời hoặc chấm dứt hiệu lực nếu cơ quan thuế xác định cá nhân không còn nghĩa vụ thuế và không thông báo kịp thời, dẫn đến tình trạng MST bị coi là không sử dụng. Việc lấy lại MST nhằm khôi phục hiệu lực để tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thuế, tránh các rủi ro pháp lý sau này.

2. Điều kiện để lấy lại mã số thuế cá nhân

Để khôi phục MST, cá nhân phải đáp ứng các điều kiện cơ bản theo Điều 27 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 8 Thông tư 105/2020/TT-BTC, bao gồm:

Xem thêm: Sau khi chuyển nhượng phần vốn góp trong công ty trách nhiệm hữu hạn cho một đối tác khác và đã hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, tôi nhận được thông báo yêu cầu kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân từ chuyển nhượng vốn theo giá trị thực tế giao dịch, tuy nhiên số tiền thực nhận thấp hơn nhiều so với giá trị sổ sách vì công ty đang lỗ lũy kế, trong trường hợp này thuế được tính trên giá chuyển nhượng thực tế hay căn cứ vào giá trị vốn điều lệ?

• Chứng minh MST bị chấm dứt hiệu lực do không sử dụng hoặc do thay đổi tình trạng lao động, không phải do vi phạm nghiêm trọng (như trốn thuế).
• Không có nợ thuế tồn đọng tại thời điểm nộp hồ sơ; nếu có, phải hoàn thành quyết toán hoặc nộp đủ số tiền nợ (mức phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp, theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019).
• Cá nhân phải có nhu cầu sử dụng MST trở lại cho hoạt động kinh doanh, lao động hoặc các nghĩa vụ thuế khác.

Nếu MST bị đóng do không quyết toán TNCN từ doanh nghiệp cũ, cá nhân cần hoàn tất quyết toán thuế trước khi khôi phục để tránh bị truy thu (phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Phụ lục IA Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ đăng ký lại MST bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 01-ĐK-TCT), ghi rõ lý do khôi phục MST (không sử dụng lâu ngày hoặc do thay đổi lao động).
• Bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của cá nhân.
• Giấy xác nhận tình trạng MST từ cơ quan thuế quản lý trước đó (nếu có).
• Đối với trường hợp liên quan quyết toán TNCN từ doanh nghiệp cũ: Bản sao quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN) hoặc giấy xác nhận hoàn thành quyết toán từ doanh nghiệp.
• Các tài liệu chứng minh nhu cầu sử dụng MST mới (hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh nếu áp dụng).

Hồ sơ có thể nộp bản giấy hoặc điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Kiểm tra và xác nhận tình trạng MST

Cá nhân truy cập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc liên hệ Chi cục Thuế nơi đăng ký MST trước để xác nhận lý do đóng (không sử dụng hoặc do báo giảm lao động). Nếu có nợ thuế, thực hiện quyết toán TNCN theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, nộp kèm biên lai nộp phạt nếu áp dụng (từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Quá trình này mất 1-3 ngày làm việc, giúp tránh từ chối hồ sơ khôi phục.

Xem thêm: Em bán khóa học online qua nền tảng nước ngoài, tiền được thanh toán bằng ngoại tệ rồi quy đổi về tài khoản ngân hàng Việt Nam, thời điểm nhận tiền tỷ giá thay đổi liên tục nên số tiền thực nhận mỗi lần khác nhau, hiện tại bên thuế yêu cầu kê khai toàn bộ thu nhập quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh, vậy em phải căn cứ theo sao kê ngân hàng hay theo tỷ giá niêm yết của ngân hàng nhà nước để tính chính xác ạ?

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Hoàn tất hồ sơ theo Phụ lục IA Thông tư 105/2020/TT-BTC, điền đầy đủ thông tin cá nhân và lý do khôi phục (ví dụ: "Khôi phục do nhu cầu làm việc mới sau khi MST bị đóng vì không sử dụng"). Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc qua đường bưu điện/điện tử. Thời hạn xử lý là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, theo Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu nộp điện tử, sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 3: Nhận kết quả và theo dõi

Cơ quan thuế sẽ cấp lại MST (cùng số cũ nếu có thể) qua thông báo điện tử hoặc giấy xác nhận. Cá nhân kiểm tra hiệu lực MST trên hệ thống etax sau 1-2 ngày. Nếu bị từ chối (do hồ sơ thiếu hoặc nợ thuế), bổ sung trong 10 ngày theo quy định tại Điều 36 Thông tư 105/2020/TT-BTC. Sau khôi phục, thực hiện báo cáo thuế định kỳ để tránh đóng lại.

Việc tuân thủ quy trình khôi phục MST giúp cá nhân tránh các chế tài hành chính, đảm bảo quyền lợi lao động và kinh doanh hợp pháp. Đồng thời, duy trì MST hoạt động hỗ trợ quyết toán thuế chính xác, giảm rủi ro truy thu sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.