Hướng dẫn cách xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp

Cách xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc quản lý nguồn nhân lực và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Việc xây dựng bảng lương khoa học giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài, duy trì sự ổn định nội bộ và giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động. Nhiều đơn vị hiện nay vẫn gặp khó khăn khi triển khai bảng lương phù hợp với quy mô hoạt động. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu các bước thực hiện cụ thể.

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi xây dựng bảng lương?

Trước khi xây dựng bảng lương, doanh nghiệp cần rà soát cơ cấu tổ chức, danh mục vị trí việc làm, mô tả công việc và tiêu chuẩn của từng chức danh. Đây là cơ sở để xác định mức lương phù hợp với tính chất công việc, trình độ chuyên môn và trách nhiệm của từng vị trí.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên khảo sát mặt bằng tiền lương của ngành nghề, khu vực và đánh giá khả năng tài chính để xây dựng chính sách tiền lương có tính cạnh tranh. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm căn cứ tuyển dụng, sử dụng lao động và trả lương.

2. Hướng dẫn cách xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp

Để xây dựng bảng lương phù hợp với quy định pháp luật và tình hình hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Phân nhóm chức danh và vị trí việc làm

Doanh nghiệp phân loại người lao động theo chức danh, trình độ chuyên môn, kỹ năng, mức độ trách nhiệm và điều kiện làm việc. Việc phân nhóm giúp xác định hệ thống tiền lương phù hợp với từng vị trí.

Bước 2: Xác định mức lương của từng bậc

Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định khoảng cách hợp lý giữa các bậc lương để tạo động lực cho người lao động phát triển và nâng bậc.

Bước 3: Quy định phụ cấp và các khoản bổ sung

Ngoài tiền lương, doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản phụ cấp lương, khoản bổ sung khác (nếu có), điều kiện hưởng và phương thức chi trả nhằm bảo đảm tính minh bạch trong quá trình áp dụng.

Bước 4: Tham khảo ý kiến và ban hành

Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Sau khi hoàn thiện, bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc để người lao động biết và giám sát việc thực hiện.

Bước 5: Rà soát, điều chỉnh khi cần thiết

Doanh nghiệp nên rà soát bảng lương định kỳ hoặc khi có thay đổi về mức lương tối thiểu, cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm hoặc chính sách tiền lương để bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế.

Xem thêm: Bảng lương quân đội sĩ quan mới

3. Những nguyên tắc cần bảo đảm khi xây dựng bảng lương

Khi xây dựng bảng lương, doanh nghiệp cần bảo đảm nguyên tắc công bằng, minh bạch và phù hợp với giá trị của từng vị trí việc làm. Mức lương phải phản ánh trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm, điều kiện lao động và hiệu quả công việc của người lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần bảo đảm mức lương không thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định, đồng thời xây dựng khoảng cách hợp lý giữa các bậc lương để tạo động lực nâng cao năng lực và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Xem thêm: Bậc lương thạc sĩ​ mới cập nhật

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi áp dụng bảng lương?

Sau khi ban hành, bảng lương cần được áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và là căn cứ để ký kết hợp đồng lao động, trả lương, xét nâng lương cũng như thực hiện các chế độ liên quan đến người lao động. Mọi thay đổi về bảng lương cần được thực hiện theo đúng trình tự của pháp luật và công bố công khai tại nơi làm việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các quy định mới về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội và thuế để kịp thời điều chỉnh chính sách tiền lương, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

5. Câu hỏi thường gặp

Cách xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Không. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải đăng ký hoặc nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Tuy nhiên, trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019.

Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng bảng lương chi tiết không?

Có. Mọi doanh nghiệp sử dụng lao động đều có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương. Đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ, bảng lương có thể được thiết kế đơn giản nhưng vẫn phải bảo đảm đầy đủ các nội dung cơ bản và phù hợp với quy định của pháp luật.

Bảng lương có thể điều chỉnh khi nào?

Doanh nghiệp có thể điều chỉnh bảng lương khi có thay đổi về mức lương tối thiểu, cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm hoặc chính sách tiền lương. Trước khi áp dụng bảng lương mới, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự theo quy định của pháp luật và công bố công khai để người lao động biết.

Cách xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp đòi hỏi sự kết hợp giữa tuân thủ pháp luật và thực tiễn hoạt động của từng đơn vị. Doanh nghiệp nên thực hiện đúng quy trình để tránh rủi ro không đáng có. Liên hệ Công ty Luật ACC để được hỗ trợ tư vấn chi tiết và xây dựng bảng lương phù hợp nhất.