Cách xử lý khi bị gửi giấy mời làm việc về thuế TMĐT

Nền kinh tế số bùng nổ kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử (TMĐT). Đi kèm với đó, cơ quan thuế đang ngày càng siết chặt quản lý doanh thu từ các nền tảng doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên các sàn TMĐT (như Shopee, Lazada, TikTok Shop…), các nền tảng mạng xã hội hay các hình thức livestream bán hàng.

Việc nhận được "Giấy mời làm việc về thuế TMĐT" từ Cơ quan Thuế hiện nay không còn là điều hiếm gặp. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và hộ kinh doanh vẫn rơi vào trạng thái hoang mang, lo lắng không biết phải chuẩn bị những gì và quy trình làm việc ra sao. Nhằm giúp bạn đọc có một cái nhìn toàn diện, chuẩn xác và chủ động nhất, Công ty Luật ACC xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết cách xử lý khủng hoảng này dựa trên các quy định mới nhất của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

1. Hiểu rõ lý do vì sao bạn nhận được giấy mời làm việc về thuế TMĐT

Cơ quan thuế không gửi giấy mời một cách ngẫu nhiên. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, cơ quan quản lý thuế ứng dụng công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo (AI) để rà soát, đối chiếu dữ liệu tự động. Bạn nhận được giấy mời làm việc thường do các nguyên nhân chủ chốt sau:

• Lệch pha dữ liệu sàn TMĐT: Các sàn giao dịch TMĐT có trách nhiệm cung cấp thông tin doanh thu, tài khoản ngân hàng, thông tin cá nhân của người bán cho Tổng cục Thuế. Khi hệ thống phát hiện doanh thu trên sàn lớn hơn doanh thu bạn tự khai báo (hoặc bạn chưa từng kê khai thuế), hệ thống sẽ tự động phát cảnh báo.
• Biến động tài khoản ngân hàng: Cơ quan thuế phối hợp chặt chẽ với các ngân hàng thương mại để truy xuất dòng tiền. Nếu tài khoản cá nhân của bạn phát sinh lượng tiền chuyển đến liên tục, mang tính chất kinh doanh nhưng không giải trình được nguồn gốc hợp pháp, bạn sẽ thuộc diện bị rà soát.
• Bị thanh tra, kiểm tra chéo: Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra một đơn vị vận chuyển (giao hàng) hoặc một nhà cung cấp nguồn hàng, từ đó truy ra dữ liệu mua – bán của bạn.

2. Cách xử lý khi bị gửi giấy mời làm việc về thuế TMĐT

Khi nhận được giấy mời, việc đầu tiên bạn cần làm là giữ bình tĩnh và thực hiện nghiêm túc theo quy trình 4 bước chuẩn pháp lý dưới đây:

Bước 1: Kiểm tra tính xác thực và nội dung của Giấy mời

Bạn cần đọc kỹ các thông tin trên văn bản bao gồm:

• Cơ quan gửi.
• Người mời và thông tin liên hệ (Số điện thoại của cán bộ thuế quản lý).
• Thời gian, địa điểm làm việc cụ thể.
• Nội dung yêu cầu làm việc (Thông thường sẽ ghi rõ: Giải trình về nghĩa vụ thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh TMĐT giai đoạn năm nào…).

Bước 2: Rà soát và tự tổng hợp lại toàn bộ dữ liệu doanh thu

Trước khi lên gặp cán bộ thuế, bạn cần nắm chắc số liệu của chính mình để tránh bị động. Hãy lập bảng thống kê:

• Doanh thu rút tiền từ các ví của sàn TMĐT.
• Sao kê tài khoản ngân hàng (lọc riêng các khoản tiền tinh/chuyển khoản từ khách hàng hoặc từ sàn).
• Doanh thu từ các đơn hàng hoàn, hủy để đối trừ.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ giải trình

Hồ sơ mang theo bao gồm:

• Căn cước công dân (bản gốc và bản photo).
• Giấy mời làm việc (bản gốc).
• File in báo cáo doanh thu trích xuất từ học viện/hệ thống quản lý của sàn TMĐT (Shopee, TikTok Shop…).
• Sao kê tài khoản ngân hàng nhận tiền doanh thu trong giai đoạn cơ quan thuế yêu cầu.
• Các chứng từ chứng minh chi phí mua hàng vào, chi phí vận chuyển, chi phí nhân công (nếu áp dụng phương pháp kê khai).

Bước 4: Tham gia buổi làm việc và ký biên bản

• Đến đúng giờ theo địa điểm ghi trên giấy mời. Nếu có lý do bất khả kháng không thể đến đúng lịch, bạn phải làm Đơn xin lùi lịch làm việc gửi cơ quan thuế trước ngày hẹn.
• Làm việc dựa trên tinh thần tôn trọng pháp luật, giải trình trung thực dựa trên các con số đã chuẩn bị.
• Kết thúc buổi làm việc, cán bộ thuế sẽ lập Biên bản làm việc. Bạn cần đọc lại thật kỹ từng dòng trong biên bản, đảm bảo phản ánh đúng nội dung đã trao đổi trước khi ký tên.

>>> Xem thêm tại đây: Giải pháp minh bạch thuế TMĐT cho hộ kinh doanh 2026

3. Cách tính thuế TMĐT đối với Cá nhân, Hộ kinh doanh theo quy định mới

Để không bị bỡ ngỡ về số tiền thuế có thể phải nộp (bao gồm cả tiền phạt), bạn cần biết công thức tính thuế đối với hoạt động kinh doanh TMĐT.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành, cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu từ hoạt động kinh doanh viễn thông, công nghệ thông tin, TMĐT vượt quá ngưỡng doanh thu chịu thuế (quy định mới điều chỉnh mức doanh thu tối thiểu phải nộp thuế là từ trên 100 triệu hoặc mức cập nhật mới theo niên độ áp dụng) sẽ phải nộp Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo phương pháp tỷ lệ trên doanh thu.

3.1. Công thức tính thuế:

• Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ thuế GTGT
• Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x Tỷ lệ thuế TNCN

Lưu ý: Đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa (bán hàng online thông thường), tỷ lệ thuế quy định là: 1% Thuế GTGT và 0,5% Thuế TNCN (Tổng cộng là 1,5% trên doanh thu).

3.2. Ví dụ minh họa thực tế bằng số liệu:

Chị A kinh doanh quần áo trên sàn TikTok Shop. Qua rà soát dữ liệu năm 2025, Cơ quan Thuế xác định doanh thu thực tế nhận về qua tài khoản ngân hàng và dữ liệu sàn của chị A là 1.000.000.000 đồng (1 tỷ đồng) nhưng chị A chưa kê khai nộp thuế.

Cách tính số thuế chị A phải nộp và số tiền phạt dự kiến như sau:

1. Tính số thuế gốc phát sinh:

• Thuế GTGT gốc: 1.000.000.000 x 1% = 10.000.000 đồng
• Thuế TNCN gốc: 1.000.000.000 x 0,5% = 5.000.000 đồng
• Tổng số thuế gốc phải truy thu: 10.000.000 + 5.000.000 = 15.000.000 đồng

2. Tính tiền phạt và tiền chậm nộp (áp dụng theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15):

• Phạt hành vi vô ý khai sai/trốn thuế: Thông thường mức phạt là 10% – 20% số tiền thuế khai thiếu (nếu tự nguyện khắc phục trước khi có quyết định thanh tra) hoặc phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn (nếu cố tình gian lận). Giả định chị A bị áp dụng mức phạt vi phạm hành chính do chậm nộp hồ sơ khai thuế và khai thiếu là 20% trên số thuế gốc:

• Tiền phạt vi phạm = 15.000.000 x 20% = 3.000.000 đồng

• Tiền chậm nộp tính theo ngày: Quy định tính bằng 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp. Giả sử số ngày chậm nộp là 100 ngày:

• Tiền chậm nộp = 15.000.000 x 0,03% x 100 ngày = 450.000 đồng

Bảng tổng hợp nghĩa vụ tài chính dự kiến của chị A:

>>> Xem thêm tại đây: Cách xử lý khẩn cấp khi bị cơ quan thuế gửi giấy mời

4. Những lưu ý cốt lõi để tránh rủi ro pháp lý cao hơn

Để cuộc làm việc diễn ra thuận lợi và giảm thiểu tối đa số tiền phạt, bạn cần đặc biệt ghi nhớ các lưu ý sau:

• Không trốn tránh, bỏ bê giấy mời: Việc không đến làm việc theo giấy mời nhiều lần mà không có lý do chính đáng sẽ khiến cơ quan thuế xếp hồ sơ của bạn vào diện "cố tình trốn thuế". Hậu quả là cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp ấn định thuế, phong tỏa tài khoản ngân hàng, tạm hoãn xuất cảnh, hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu cấu thành tội phạm hình sự (khi số tiền trốn thuế từ 100 triệu đồng trở up theo Bộ luật Hình sự).
• Chủ động tự khai báo sửa đổi, bổ sung: Theo Điều khoản bổ sung của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, nếu người nộp thuế chủ động phát hiện sai sót, tự giác khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì sẽ được miễn tiền phạt vi phạm hành chính về khai sai.
• Lưu trữ chứng từ số: Mọi giao dịch trên môi trường TMĐT đều để lại dấu vết kỹ thuật số. Do đó, hãy tập thói quen sao lưu dữ liệu doanh thu hàng tháng thành các file cứng và file mềm để sẵn sàng đối chiếu khi cần thiết.

Xử lý giấy mời làm việc về thuế TMĐT đòi hỏi sự am hiểu kỹ lưỡng về cả quy trình hành chính lẫn kỹ thuật tính toán số liệu kế toán. Việc áp dụng sai quy định hoặc chuẩn bị hồ sơ thiếu sót hoàn toàn có thể khiến số tiền phạt bị đẩy lên rất cao.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc rà soát doanh thu, chưa biết cách lập bảng giải trình số liệu ngân hàng, hoặc cần một đại diện pháp lý chuyên nghiệp cùng đồng hành làm việc với cơ quan thuế để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn chuyên sâu và cung cấp giải pháp tối ưu, an toàn nhất cho mọi cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trên toàn quốc.