Hướng dẫn cách xuất hóa đơn công ty xây dựng

Cách xuất hóa đơn công ty xây dựng đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng tuân thủ nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Thủ tục này không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý khi thực hiện các hợp đồng xây dựng. Việc nắm rõ quy trình giúp công ty tránh các sai sót có thể dẫn đến xử phạt. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn trong ngành xây dựng

Việc lập hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp xây dựng ghi nhận giao dịch, thực hiện kê khai thuế và hạch toán kế toán phù hợp theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, thuế và kế toán.

Do hoạt động xây dựng thường thực hiện theo từng giai đoạn, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hồ sơ nghiệm thu và thời điểm lập hóa đơn để đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật.

2. Các quy định pháp luật liên quan đến xuất hóa đơn

Hoạt động lập hóa đơn của doanh nghiệp xây dựng được thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC; đồng thời doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật thuế có liên quan.

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Trường hợp hợp đồng quy định nghiệm thu, bàn giao theo từng giai đoạn hoặc từng phần công việc, doanh nghiệp lập hóa đơn tương ứng với phần khối lượng đã hoàn thành.

Xem thêm: Cách phân biệt hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn công ty xây dựng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và các chứng từ liên quan làm căn cứ lập hóa đơn.

Bước 2: Xác định nội dung cần xuất hóa đơn

Doanh nghiệp xác định công trình, hạng mục, khối lượng công việc hoàn thành và giá trị cần lập hóa đơn theo hồ sơ nghiệm thu.

Đối với công trình xây dựng có kèm cung cấp, lắp đặt thiết bị như hệ thống điều hòa, thang máy, thiết bị kỹ thuật…, doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất giao dịch để thể hiện phù hợp trên hóa đơn. Trường hợp vừa cung cấp thiết bị vừa thực hiện dịch vụ xây dựng, lắp đặt thì nên thể hiện riêng từng nội dung như phần thiết bị và phần dịch vụ xây dựng để thuận tiện cho việc xác định nghĩa vụ thuế, kê khai thuế.

Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử với đầy đủ nội dung bắt buộc như thông tin người bán, người mua, tên công trình hoặc hạng mục công trình, nội dung công việc, giá trị thanh toán, thuế suất và các chỉ tiêu liên quan theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Sau khi ký số, hóa đơn được gửi cho người mua theo quy định.

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn và chứng từ

Doanh nghiệp lưu giữ hóa đơn điện tử cùng hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và các hồ sơ liên quan để phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và kiểm tra khi cần thiết.

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn tiền điện miền Bắc

4. Những lưu ý khi xuất hóa đơn công ty xây dựng

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định;
• Lập hóa đơn phù hợp với khối lượng công việc đã nghiệm thu, bàn giao;
• Ghi rõ tên công trình, hạng mục công trình hoặc nội dung dịch vụ xây dựng;
• Tách riêng nội dung cung cấp thiết bị và dịch vụ xây dựng nếu có để thuận tiện kê khai thuế;
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch.

Việc thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế, quyết toán thuế và làm việc với cơ quan thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Công ty xây dựng có được xuất hóa đơn theo từng đợt thi công không?

Trả lời: Có. Trường hợp hợp đồng quy định nghiệm thu, bàn giao theo từng giai đoạn hoặc từng phần công việc, doanh nghiệp lập hóa đơn tương ứng với phần khối lượng đã nghiệm thu, bàn giao theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Hóa đơn xây dựng cần ghi những nội dung gì theo quy định mới?

Trả lời: Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ như thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán, thuế suất, tiền thuế (nếu có) và các thông tin liên quan. Đối với công trình xây dựng, doanh nghiệp nên ghi rõ tên công trình, hạng mục hoặc khối lượng công việc để thuận tiện đối chiếu.

Làm thế nào để điều chỉnh hóa đơn đã xuất sai trong xây dựng?

Trả lời: Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc thực hiện phương án xử lý phù hợp.

Cách xuất hóa đơn công ty xây dựng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định hiện hành để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng giúp công ty xây dựng hoạt động ổn định và tránh rủi ro không đáng có. Để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay.