Cách xuất hóa đơn hàng khuyến mãi không thu tiền là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định thuế khi thực hiện chương trình khuyến mãi. Việc xử lý hóa đơn cho hàng hóa không thu tiền đòi hỏi sự chính xác để tránh các rủi ro về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế. Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình để đảm bảo minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh cùng Công ty Luật ACC.
1. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng khuyến mãi không thu tiền
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình lập hóa đơn đối với hàng hóa khuyến mại không thu tiền để bảo đảm phù hợp với quy định về hóa đơn điện tử và thuế giá trị gia tăng.
Bước 1: Xác định điều kiện áp dụng
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa được sử dụng có thuộc chương trình khuyến mại thực hiện đúng quy định của pháp luật về thương mại hay không. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, hàng hóa khuyến mại hợp pháp vẫn phải lập hóa đơn nhưng được áp dụng chính sách thuế riêng đối với hàng khuyến mại.
Bước 2: Chuẩn bị nội dung hóa đơn
Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử và ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng cùng các nội dung bắt buộc theo quy định. Trên hóa đơn cần thể hiện rõ đây là hàng khuyến mại không thu tiền, hàng quảng cáo hoặc hàng mẫu để phản ánh đúng bản chất của giao dịch. Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng khuyến mại hợp pháp thì giá tính thuế GTGT bằng 0 đồng, vì vậy không phát sinh thuế GTGT đầu ra.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trường hợp phát sinh nhiều giao dịch khuyến mại trong cùng kỳ khai thuế, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn tổng hợp theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và hướng dẫn của cơ quan thuế trong từng trường hợp cụ thể, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn riêng.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và kê khai thuế
Sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn điện tử cùng hồ sơ của chương trình khuyến mại và thực hiện kê khai thuế theo đúng quy định. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu hoặc yêu cầu giải trình.
2. Điều kiện áp dụng cho hàng khuyến mãi không thu tiền
Không phải mọi trường hợp tặng hàng hóa đều được coi là hàng khuyến mại không thu tiền. Doanh nghiệp chỉ được áp dụng chính sách đối với hàng khuyến mại khi chương trình được thực hiện đúng quy định của pháp luật về thương mại và có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Theo quy định về quản lý thuế và thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần lưu giữ các hồ sơ liên quan như quyết định hoặc kế hoạch khuyến mại, chứng từ xuất kho, hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan khác để chứng minh việc thực hiện chương trình khuyến mại hợp pháp khi cơ quan thuế yêu cầu. Nếu hàng hóa không đáp ứng điều kiện của chương trình khuyến mại thì có thể bị xác định là hàng cho, biếu, tặng và áp dụng quy định thuế tương ứng.
Việc xác định đúng điều kiện ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng đúng chính sách thuế, tránh bị truy thu hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.
Xem thêm: Xuất hóa đơn khuyến mãi 0 đồng thế nào?
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi xuất hóa đơn
Để việc lập hóa đơn đối với hàng khuyến mại không thu tiền được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan đến chương trình khuyến mại và việc xuất hàng.
Thông thường, hồ sơ gồm quyết định hoặc kế hoạch thực hiện chương trình khuyến mại, tài liệu chứng minh chương trình khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại (nếu thuộc trường hợp phải thực hiện), phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan khác. Đây là căn cứ để chứng minh việc xuất hàng đúng mục đích khi cơ quan thuế kiểm tra.
Theo Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo thời hạn lưu trữ của pháp luật về kế toán và quản lý thuế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
Xem thêm: Ngày lập hóa đơn khác ngày ký có hợp lệ hay không?
4. Những sai lầm thường gặp khi xử lý hóa đơn khuyến mãi
Một trong những sai sót phổ biến là không ghi rõ hàng khuyến mại trên hóa đơn hoặc ghi không đúng bản chất của giao dịch, dẫn đến khó khăn trong quá trình giải trình với cơ quan thuế. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vẫn xác định thuế GTGT đầu ra đối với hàng khuyến mại hợp pháp mặc dù Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định giá tính thuế trong trường hợp này bằng 0 đồng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thường chưa lưu giữ đầy đủ hồ sơ của chương trình khuyến mại hoặc chưa áp dụng quy định về hóa đơn tổng hợp đối với các giao dịch phát sinh trong cùng kỳ khai thuế. Những sai sót này có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và làm phát sinh rủi ro bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
5. Câu hỏi thường gặp
Hàng khuyến mãi không thu tiền có phải xuất hóa đơn không?
Trả lời: Có. Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hàng hóa khuyến mại không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Trường hợp thuộc trường hợp được lập hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và hướng dẫn của cơ quan thuế, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn riêng.
Thời hạn xuất hóa đơn cho hàng khuyến mãi là bao lâu?
Trả lời: Hóa đơn hàng khuyến mại phải được lập đúng thời điểm theo quy định về hóa đơn điện tử. Trường hợp được lập hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn và hướng dẫn của cơ quan thuế trong từng trường hợp cụ thể.
Có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng cho hàng khuyến mãi không?
Trả lời: Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa dùng để khuyến mại được thực hiện theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 khi đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo quy định và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ của chương trình khuyến mại để chứng minh việc sử dụng hàng hóa đúng mục đích.
Cách xuất hóa đơn hàng khuyến mãi không thu tiền đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng cách không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn nâng cao uy tín trong kinh doanh. Hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục nhanh chóng.
Để lại một bình luận