Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định thuế khi tặng quà cho nhân viên. Việc thực hiện đúng cách không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo minh bạch trong chi phí. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước cụ thể để hóa đơn được xuất hợp lệ và được chấp nhận. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.
1. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để tặng nhân viên vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật hoặc các chương trình phúc lợi khác, việc lập hóa đơn cần thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Trường hợp sử dụng hàng hóa để cho, biếu, tặng người lao động, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử, trên hóa đơn thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế (nếu có). Giá tính thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa cho, biếu, tặng được xác định theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Bên cạnh việc lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ như hóa đơn mua hàng, quyết định hoặc kế hoạch tặng quà, danh sách nhân viên nhận quà và các chứng từ liên quan để phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
2. Quy trình xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Bước 1: Xác định quà tặng và đối tượng nhận
Doanh nghiệp xác định loại hàng hóa dùng để tặng, giá trị hàng hóa, số lượng và danh sách nhân viên được nhận quà theo chương trình phúc lợi hoặc quyết định của doanh nghiệp.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán, quyết định tặng quà, danh sách nhân viên nhận quà và các tài liệu liên quan.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, thực hiện ký số (nếu thuộc trường hợp phải ký số) và gửi dữ liệu hóa đơn theo quy định.
Bước 4: Hạch toán và lưu trữ chứng từ
Sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán đang áp dụng, trong đó doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC thực hiện theo hướng dẫn tại thông tư này và lưu trữ chứng từ theo Luật Kế toán 2015.
Xem thêm: Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Tìm hiểu thêm
3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Doanh nghiệp cần phân biệt khoản quà tặng mang tính chất phúc lợi với các khoản tiền lương, tiền thưởng hoặc thu nhập khác của người lao động để thực hiện đúng quy định về kế toán và thuế.
Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện về khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và không vượt mức quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn trước khi phát hành để hạn chế sai sót và thực hiện đúng quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn tiền điện online
4. Lợi ích của việc xuất hóa đơn đúng quy định
Việc lập hóa đơn quà tặng cho nhân viên đúng quy định giúp doanh nghiệp có căn cứ hạch toán đầy đủ các khoản chi phúc lợi, kê khai thuế chính xác và quản lý hiệu quả hàng hóa xuất dùng.
Đồng thời, hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi giải trình với cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra và hạn chế rủi ro bị loại chi phí hoặc xử lý vi phạm về hóa đơn.
Tuân thủ đúng quy định còn góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.
5. Câu hỏi thường gặp
Có phải lập hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên không?
Trả lời: Có. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để cho, biếu hoặc tặng người lao động thì phải lập hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Quà tặng cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ không?
Trả lời: Có. Khoản chi phúc lợi cho người lao động có thể được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng giới hạn chi phúc lợi theo quy định pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quà tặng cho nhân viên có phải chịu thuế thu nhập cá nhân không?
Trả lời: Việc xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân phụ thuộc vào bản chất và loại quà tặng. Doanh nghiệp cần căn cứ quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân để xác định trường hợp phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro không đáng có. Việc thực hiện theo các bước trên đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng.
Để lại một bình luận