Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH

Việc thành lập chi nhánh công ty tnhh là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, tiếp cận thị trường mới và gia tăng năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, thủ tục pháp lý đi kèm đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành. Để hành trình này diễn ra suôn sẻ, Quý doanh nghiệp hãy cùng Công ty Luật ACC khám phá hướng dẫn chi tiết ngay sau đây.

1. Yêu cầu pháp lý khi thành lập chi nhánh công ty tnhh

Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu mang tính nền tảng được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Trước hết, công ty mẹ là công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) phải đang tồn tại hợp pháp, không thuộc trường hợp đang làm thủ tục giải thể, phá sản hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân, hoạt động ủy quyền toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ. Tên của chi nhánh công ty tnhh bắt buộc phải bao gồm tên đầy đủ của công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh” và không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp, chi nhánh khác đã đăng ký trước đó. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải nằm trong danh mục ngành, nghề đã được công ty đăng ký và không thuộc lĩnh vực cấm đầu tư kinh doanh.

Bên cạnh đó, chi nhánh cần có địa chỉ cụ thể, rõ ràng (số nhà, đường, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố), không được đặt trùng với trụ sở chính nếu cùng trên một địa bàn cấp huyện trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Người đứng đầu chi nhánh phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập chi nhánh công ty tnhh

Để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cụ thể, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh: Văn bản được lập theo mẫu thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ. Thông báo này nêu rõ tên chi nhánh, địa chỉ, ngành nghề hoạt động và thông tin người đứng đầu chi nhánh.
• Quyết định và biên bản họp về việc thành lập chi nhánh: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, cần có quyết định bằng văn bản của Hội đồng thành viên kèm biên bản họp ghi nhận tỷ lệ biểu quyết thông qua. Đối với công ty TNHH một thành viên, cần có quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền hoặc là bản sao có xuất trình bản gốc để đối chiếu.
• Giấy tờ nhân thân của người đứng đầu chi nhánh: Bản sao hợp lệ thẻ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được bổ nhiệm làm người đứng đầu, nếu người này không đồng thời là đại diện theo pháp luật của công ty.
• Văn bản ủy quyền: Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm bản sao giấy tờ nhân thân của người được ủy quyền.

Lưu ý thực tế: Tất cả các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại, sửa đổi nhiều lần gây mất thời gian và chi phí. Hiện nay, ngoài hình thức nộp trực tiếp, pháp luật còn cho phép nộp qua đường bưu điện hoặc qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, giúp tiết kiệm công sức đi lại.

3. Chi phí thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty tnhh

Chi phí để thực hiện thủ tục này thường được chia thành các nhóm chính. Lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh do cơ quan đăng ký kinh doanh thu là khoản bắt buộc, được ấn định tại biểu phí ban hành kèm Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Mức phí này mang tính hành chính và thường không quá cao, tuy nhiên doanh nghiệp cần cập nhật chính xác tại thời điểm nộp hồ sơ.

Bên cạnh đó, còn có các chi phí phát sinh như: công chứng bản sao giấy tờ (khoảng vài trăm nghìn đồng), dịch thuật tài liệu (nếu có), chi phí khắc con dấu chi nhánh (khoảng vài trăm nghìn đồng tùy loại), chi phí đi lại, lưu trú khi nộp hồ sơ tại tỉnh khác. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn trọn gói, chi phí sẽ bao gồm thêm khoản phí dịch vụ, nhưng đổi lại, rủi ro phát sinh do sai sót hồ sơ gần như được loại bỏ, đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian tự nghiên cứu và thực hiện.

4. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty tnhh

Dưới đây là các bước triển khai thủ tục một cách bài bản, bám sát quy trình tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Doanh nghiệp soạn thảo toàn bộ giấy tờ như đã liệt kê tại Mục 2, kiểm tra kỹ tính chính xác của từng thông tin. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền cần ký tên, đóng dấu (nếu có) vào các văn bản tương ứng. Mỗi loại tài liệu phải được sắp xếp theo đúng trật tự quy định để tạo thuận lợi cho khâu tiếp nhận.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Người nộp hồ sơ tiến hành nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Kinh tế cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở. Trường hợp nộp qua mạng điện tử, doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh của công ty để gửi hồ sơ, sau đó bổ sung bản giấy đối chiếu nếu có yêu cầu. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra thành phần, ghi giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả.

Bước 3: Theo dõi xử lý và nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Kinh tế sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện nếu đã đăng ký từ trước.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục sau đăng ký

Ngay sau khi có giấy chứng nhận hoạt động, chi nhánh cần tiến hành khắc con dấu riêng, thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Đồng thời, liên hệ với Cục Thuế tại địa phương để được cấp mã số thuế phụ thuộc, kê khai thuế môn bài, đăng ký sử dụng hóa đơn (nếu có nhu cầu xuất hóa đơn riêng) và niêm yết thông tin đăng ký tại trụ sở chi nhánh theo quy định.

5. Dịch vụ hỗ trợ thành lập chi nhánh công ty tnhh tại Công ty Luật ACC

Để giúp doanh nghiệp vượt qua những phức tạp về thủ tục, Công ty Luật ACC cung cấp gói dịch vụ toàn diện với nhiều ưu điểm nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các khoản phát sinh do hồ sơ sai sót, phải nộp lại nhiều lần, hay chậm trễ trong quá trình xử lý. Phí dịch vụ được tối ưu, minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn.
• Đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu pháp lý: Với các chuyên viên tư vấn tận tâm, giàu kinh nghiệm thực tiễn và nắm vững Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các văn bản hướng dẫn, Công ty Luật ACC đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chính xác, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Tư vấn chuyên sâu: Không chỉ dừng lại ở việc hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp còn được giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến điều kiện thành lập, đặt tên chi nhánh, lựa chọn địa điểm, các thủ tục thuế ban đầu, và các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình vận hành.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp và theo dõi tiến độ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, nhận kết quả, khắc dấu, cho đến hoàn tất nghĩa vụ thuế và công bố thông tin, khách hàng được đồng hành xuyên suốt, tiết kiệm thời gian và công sức tối đa.

6. Những lưu ý khi vận hành chi nhánh công ty tnhh

Sau khi thành lập thành công, doanh nghiệp cần chú ý các khía cạnh pháp lý sau để duy trì hoạt động ổn định cho chi nhánh công ty tnhh. Thứ nhất, chi nhánh phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế môn bài ngay khi bắt đầu hoạt động, đồng thời nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu phát sinh doanh thu) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mọi thay đổi về tên, địa chỉ trụ sở, người đứng đầu hay ngành nghề kinh doanh của chi nhánh đều phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động với Phòng Kinh tế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi. Con dấu của chi nhánh chỉ có giá trị trong phạm vi các giao dịch do chi nhánh thực hiện theo ủy quyền, không được sử dụng thay thế con dấu của công ty mẹ trong các hợp đồng có giá trị pháp lý toàn doanh nghiệp.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ sổ sách, chứng từ kế toán của chi nhánh, đồng thời thực hiện báo cáo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tới cơ quan thuế và cơ quan thống kê theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu. Việc tuân thủ những lưu ý trên sẽ giúp chi nhánh tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và duy trì uy tín pháp lý.

7. Câu hỏi thường gặp

Quy trình thành lập chi nhánh công ty TNHH có bắt buộc phải có người đại diện theo pháp luật riêng không?

Không. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân nên không có người đại diện theo pháp luật độc lập. Chi nhánh chỉ có người đứng đầu được công ty mẹ ủy quyền thực hiện các hoạt động trong phạm vi được giao. Người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ vẫn chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng đối với mọi hoạt động của chi nhánh.

Có cần thực hiện thủ tục công bố thành lập chi nhánh trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp không?

Có. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải công bố thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Việc công bố thường được thực hiện đồng thời hoặc ngay sau khi nhận kết quả và là cơ sở để chi nhánh tiến hành các thủ tục tiếp theo như khắc dấu, đăng ký thuế.

Thành lập chi nhánh khác tỉnh có phải nộp hồ sơ tại Sở Tài chính nơi công ty mẹ đặt trụ sở không?

Không. Hồ sơ thành lập chi nhánh phải nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính của tỉnh, thành phố nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở, không phụ thuộc vào nơi công ty mẹ đăng ký. Điều này giúp cơ quan thuế và quản lý địa phương nơi đặt chi nhánh dễ dàng quản lý hoạt động.

Chi nhánh công ty tnhh là giải pháp pháp lý tối ưu để mở rộng mạng lưới kinh doanh, song quy trình thành lập đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng khâu chuẩn bị và thực hiện. Để tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo chi nhánh nhanh chóng đi vào hoạt động, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Công ty Luật ACC. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẵn sàng tư vấn miễn phí và đồng hành trọn vẹn trong mọi thủ tục.