Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Yêu cầu về hóa đơn, chứng từ cho chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn là chứng từ bắt buộc phải có khi mua hàng hóa, dịch vụ để làm căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Cụ thể, hóa đơn phải được lập đúng nội dung, thời điểm và hình thức theo quy định, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng. Nếu thiếu hóa đơn hợp pháp, khoản chi sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận trừ khi quyết toán tạm ứng hoặc kê khai thuế, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số tiền thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019.
Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rõ rằng chứng từ phải chứng minh được giao dịch thực tế, bao gồm thông tin người bán, người mua, giá trị giao dịch và chữ ký xác nhận. Đối với tạm ứng của nhân viên, khi quyết toán, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng từ gốc để phân bổ chi phí vào các tài khoản phù hợp (ví dụ: tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp), tránh tình trạng chi phí bị loại do không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ.
Xử lý chi phí nhỏ lẻ không có hóa đơn
Đối với các khoản mua dịch vụ nhỏ lẻ (dưới 20 triệu đồng/lần giao dịch), nếu người bán không xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng các chứng từ thay thế theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư 32/2025/TT-BTC, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý để tránh bị loại khi cơ quan thuế rà soát. Các chứng từ thay thế bao gồm:
- Biên lai thu tiền hoặc phiếu chi có chữ ký của người bán và người nhận, kèm theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giao dịch (nếu có).
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ do hai bên ký xác nhận, ghi rõ nội dung, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Chứng từ ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản) để chứng minh dòng tiền.
Tuy nhiên, nếu không có bất kỳ chứng từ nào, khoản chi sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung quy định về thuế TNDN). Doanh nghiệp nên hướng dẫn nhân viên yêu cầu hóa đơn điện tử ngay từ đầu giao dịch, vì từ năm 2022, hóa đơn điện tử là bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp dễ dàng lưu trữ và kiểm tra.
Phân loại chi phí để kê khai và tránh rủi ro bị loại
Khi đối chiếu tiền hoàn ứng, doanh nghiệp cần phân loại chi phí theo bản chất kinh tế để kê khai đúng vào sổ sách kế toán và quyết toán thuế, dựa trên hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam (Thông tư 99/2025/TT-BTC). Các bước phân loại cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định loại chi phí
Phân loại dựa trên mục đích sử dụng, ví dụ: chi phí văn phòng phẩm (tài khoản 642), chi phí ăn uống công tác (tài khoản 641), hoặc chi phí sửa chữa nhỏ (tài khoản 627). Mỗi loại phải gắn với chứng từ cụ thể để chứng minh tính liên quan đến hoạt động kinh doanh, tránh bị coi là chi phí cá nhân không được trừ.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
Đối chiếu chứng từ với quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đảm bảo hóa đơn hoặc chứng từ thay thế có đầy đủ yếu tố: ngày tháng, giá trị, mã số thuế người bán (nếu áp dụng). Nếu thiếu, lập biên bản giải trình nội bộ và phân loại tạm thời là chi phí chờ quyết toán, sau đó bổ sung chứng từ trong vòng 60 ngày theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Bước 3: Ghi nhận và kê khai
Ghi chi phí vào báo cáo tài chính theo loại đã phân loại, đồng thời kê khai vào tờ khai thuế TNDN (mẫu 03/TNDN). Nếu cơ quan thuế rà soát, cung cấp hồ sơ chứng minh để tránh phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ, giảm rủi ro bị truy thu thuế và phạt.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận