Mọi người cho mình hỏi là các khoản chi phí đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên và tiền đóng học phí cho con em người lao động nước ngoài tại Việt Nam có được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp không, và cần những chứng từ gì để đảm bảo bên thuế không loại ra khi thanh tra?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chi phí đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí đào tạo được trừ nếu đáp ứng điều kiện liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

• Điều kiện khấu trừ: Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành , khoản chi đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên).
• Hồ sơ cần thiết:

• Quyết định cử đi đào tạo của doanh nghiệp kèm theo chương trình, nội dung học.
• Hợp đồng đào tạo với cơ sở giáo dục hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán và chứng chỉ/xác nhận hoàn thành khóa học của nhân viên.

• Lưu ý: Pháp luật hiện hành không khống chế mức chi đào tạo theo tỷ lệ quỹ lương, tuy nhiên nếu chi phí quá lớn so với quy mô kinh doanh, Anh/Chị cần chuẩn bị báo cáo đánh giá hiệu quả để giải trình tính cần thiết.

Tiền đóng học phí cho con em người lao động nước ngoài

Khoản chi này được coi là lợi ích nhân viên và được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể trong hồ sơ lao động.

• Điều kiện bắt buộc: Khoản chi này phải được ghi cụ thể tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Chứng từ yêu cầu:

• Hợp đồng lao động ghi rõ nội dung doanh nghiệp chi trả học phí cho con của lao động nước ngoài.
• Hóa đơn/biên lai học phí mang tên doanh nghiệp, ghi rõ tên con em của người lao động.
• Chứng từ thanh toán ngân hàng (nếu trên 20.000.000 đồng).

• Rủi ro xử phạt: Nếu kê khai sai hoặc thiếu chứng từ dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu và tiền chậm nộp 0,03%/ngày theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trường hợp bị xác định là trốn thuế, mức phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn (tối thiểu từ 20.000.000 đồng trở lên tùy mức độ vi phạm).

Quy trình 3 bước hoàn thiện hồ sơ chi phí năm 2026

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa số thuế TNDN, Anh/Chị cần thực hiện:

Bước 1: Rà soát và cập nhật hệ thống quy chế nội bộ của doanh nghiệp Anh/Chị cần kiểm tra lại Hợp đồng lao động và Quy chế tài chính để đảm bảo các khoản chi đào tạo và học phí đã được phê duyệt chính thức bằng văn bản. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị cần quy định rõ mức trần chi phí và đối tượng thụ hưởng cụ thể để làm căn cứ đối chiếu với thực tế phát sinh tại đơn vị. Căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019, việc minh bạch hóa các khoản phúc lợi này không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn là "lá chắn" pháp lý quan trọng khi cơ quan Thuế thanh tra tính hợp lý của chi phí. Hoàn thiện quy chế ngay từ đầu năm 2026 giúp kế toán chủ động trong việc thu thập chứng từ và đảm bảo tính nhất quán trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN sau này.

Bước 2: Thu thập và kiểm soát tính hợp pháp của bộ chứng từ thanh toán Kế toán thực hiện thu thập hóa đơn GTGT mang tên công ty và các chứng từ chuyển khoản ngân hàng tương ứng với từng khóa học hoặc đợt đóng học phí. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này lưu ý Anh/Chị đặc biệt kiểm tra thông tin trên biên lai học phí phải khớp với tên con em lao động đã đăng ký trong hồ sơ nhân sự để tránh bị loại trừ chi phí. Theo quy định của pháp luật thuế năm 2026, các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện tiên quyết đối với các giao dịch có giá trị lớn nhằm ngăn chặn hành vi trục lợi thuế. Việc kiểm soát chặt chẽ chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các sai sót về thông tin trên hóa đơn để yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ điều chỉnh đúng quy định.

Bước 3: Tổng hợp chi phí và thực hiện kê khai quyết toán thuế TNDN Cuối kỳ tính thuế, kế toán tổng hợp toàn bộ các khoản chi đào tạo và học phí vào tờ khai quyết toán thuế TNDN, đảm bảo các khoản này đã được hạch toán đúng tài khoản. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị cần lưu trữ hồ sơ theo từng bộ (gồm quyết định, hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán) để sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu hậu kiểm từ cơ quan chức năng. Căn cứ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, việc kê khai đúng và đủ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa số thuế phải nộp, đồng thời nâng cao chỉ số tuân thủ pháp luật của đơn vị trên hệ thống quản lý. Hoàn tất bước kê khai cuối cùng này giúp doanh nghiệp khép lại hồ sơ chi phí năm 2026 một cách an toàn, tránh các rủi ro bị truy thu hoặc phạt hành chính do sơ suất trong khâu chứng từ.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ, giảm nghĩa vụ thuế TNDN và tránh rủi ro phạt hành chính khi thanh tra. Đồng thời, điều này góp phần xây dựng hệ thống kế toán minh bạch, hỗ trợ phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.