Anh chị cho em hỏi, nếu công ty có chi phí điện nước trả cho chủ nhà nhưng hóa đơn đứng tên cá nhân, có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các khoản chi của doanh nghiệp được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện là chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế, và được ghi nhận vào sổ sách kế toán. Chi phí điện nước là khoản chi thường xuyên, hợp lý cho hoạt động kinh doanh nếu doanh nghiệp đang sử dụng văn phòng hoặc cơ sở thuê từ chủ nhà, và có thể được trừ nếu chứng minh được tính hợp pháp.

Điều kiện cụ thể đối với chi phí điện nước trả cho chủ nhà

Theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính (hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP), chi phí điện nước được coi là chi phí được trừ nếu:

• Phải phát sinh thực tế từ hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như sử dụng tại địa điểm thuê để sản xuất, kinh doanh.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc chứng từ hợp pháp khác nếu dưới mức này.
• Liên quan đến hợp đồng thuê tài sản (nhà, văn phòng) với chủ nhà, trong đó quy định rõ trách nhiệm chi trả điện nước thuộc về bên thuê (doanh nghiệp).

Nếu chi phí điện nước được quy định trong hợp đồng thuê nhà, doanh nghiệp có thể tính toàn bộ vào chi phí được trừ, miễn là tổng chi phí thuê không vượt quá mức hợp lý so với giá thị trường.

Vấn đề hóa đơn đứng tên cá nhân

Hóa đơn điện nước đứng tên cá nhân (chủ nhà) có thể gây khó khăn trong việc khấu trừ vì theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, hóa đơn phải đứng tên người mua hàng hóa, dịch vụ là doanh nghiệp để được coi là chứng từ hợp pháp phục vụ khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí thuế TNDN. Trong trường hợp này:

• Nếu chủ nhà là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện nước không thể chuyển nhượng trực tiếp cho doanh nghiệp, dẫn đến khoản chi có nguy cơ không được chấp nhận trừ khi có thêm chứng từ bổ sung như:
• Hợp đồng thuê nhà (bản sao công chứng nếu cần) quy định doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán điện nước.
• Biên lai thu tiền hoặc chứng từ thanh toán từ chủ nhà (cá nhân) xác nhận doanh nghiệp đã trả thay, kèm chữ ký và thông tin cá nhân của chủ nhà.
• Giấy ủy quyền hoặc thỏa thuận bổ sung giữa doanh nghiệp và chủ nhà về việc thanh toán chi phí tiện ích.
• Doanh nghiệp cần khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 10% trên khoản thu nhập từ cho thuê tài sản của chủ nhà theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 111/2013/TT-BTC), và lưu giữ chứng từ khấu trừ để chứng minh tính hợp pháp.
• Nếu không đáp ứng, cơ quan thuế có thể loại trừ khoản chi này khi quyết toán, dẫn đến điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế và phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019).

Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh chi phí

Để đảm bảo khoản chi được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sau:

• Hợp đồng thuê nhà với chủ nhà, quy định rõ chi phí điện nước.
• Hóa đơn điện nước gốc (dù đứng tên cá nhân) kèm biên lai thanh toán từ chủ nhà.
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi, sao kê ngân hàng) chứng minh doanh nghiệp đã chuyển tiền cho chủ nhà.
• Bảng kê chi phí điện nước hàng tháng/quý, ghi nhận vào sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 99/2025/TT-BTC).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu áp dụng.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.