Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp giảm thiểu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bối cảnh kinh tế số hóa và cạnh tranh khốc liệt, việc nắm vững các quy định về chi phí này không chỉ tránh rủi ro phạt hành chính mà còn hỗ trợ lập kế hoạch tài chính bền vững. Hiểu rõ sẽ giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm phổ biến trong kê khai thuế. Cùng Công ty Luật ACC khám phá sâu hơn về chủ đề này.
1. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm những khoản chi hợp lý, có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Cụ thể, các khoản chi phí này được xác định dựa trên nguyên tắc thực tế phát sinh, nhằm phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế. Doanh nghiệp có thể trừ các chi phí như nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất; chi phí nhân công bao gồm lương, thưởng và các khoản bảo hiểm bắt buộc; cũng như chi phí khấu hao tài sản cố định theo đúng mức quy định.
Ngoài ra, chi phí quảng cáo, tiếp thị và đào tạo nhân viên cũng được công nhận nếu chứng minh được tính cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Nghị định 320/2025/NĐ-CP bổ sung chi tiết rằng các khoản chi phí này phải được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra từ cơ quan thuế. Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về việc xác định giá trị chi phí, ví dụ như chi phí lãi vay được trừ đến mức giới hạn nhất định để tránh lạm dụng. Việc áp dụng đúng các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN giúp doanh nghiệp giảm thu nhập chịu thuế một cách hiệu quả, đồng thời tuân thủ nguyên tắc công bằng trong hệ thống thuế.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã tận dụng tốt các khoản này để cải thiện dòng tiền, đặc biệt trong các ngành sản xuất và dịch vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải mọi chi phí phát sinh đều được trừ, mà phải đáp ứng các điều kiện cụ thể để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế. Tổng thể, việc phân loại và ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật, giúp doanh nghiệp tránh những tranh chấp không đáng có với cơ quan quản lý thuế.
2. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để một khoản chi phí được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nó phải đáp ứng các điều kiện cơ bản theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, bao gồm tính hợp lý, tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ chứng từ hợp pháp. Cụ thể, chi phí phải phát sinh thực tế từ các giao dịch kinh tế chân thực, không mang tính hình thức hoặc nhằm mục đích trốn tránh thuế. Nghị định 117/2025/NĐ-CP quy định rõ chứng từ phải bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc chứng từ tương đương, được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra. Ví dụ, chi phí mua sắm thiết bị sản xuất chỉ được trừ nếu hóa đơn ghi nhận đúng thông tin người bán, người mua và giá trị giao dịch.
Thông tư 20/2026/TT-BTC nhấn mạnh rằng chi phí phải được thanh toán bằng các hình thức không dùng tiền mặt nếu giá trị vượt quá mức quy định, nhằm tăng cường kiểm soát dòng tiền. Ngoài ra, chi phí phải được phân bổ hợp lý theo thời gian, đặc biệt với các khoản khấu hao hoặc dự phòng, để tránh tình trạng ghi nhận ồ ạt dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính.
Trong thực tiễn, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi phí lớn như lãi vay hoặc chi phí quản lý, yêu cầu doanh nghiệp chứng minh tính cần thiết qua hợp đồng và báo cáo nội bộ. Việc không đáp ứng điều kiện có thể dẫn đến việc loại trừ chi phí, tăng thu nhập chịu thuế và thậm chí bị phạt từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo quy định pháp luật. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống kế toán nội bộ chặt chẽ, thường xuyên cập nhật các hướng dẫn mới từ Nghị định 320/2025/NĐ-CP để đảm bảo mọi khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đều được bảo vệ pháp lý. Điều này không chỉ giúp giảm rủi ro mà còn nâng cao uy tín với đối tác và cơ quan nhà nước.
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân
3. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Bên cạnh các khoản được trừ, pháp luật cũng quy định rõ các chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN để ngăn chặn lạm dụng và đảm bảo tính công bằng. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các khoản chi phí cá nhân như tiền phạt vi phạm hành chính, chi phí trang trí nội thất không liên quan đến kinh doanh hoặc các khoản chi vượt mức quy định về tiếp khách đều bị loại trừ. Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê cụ thể rằng chi phí hình thành tài sản cố định không đủ điều kiện khấu hao, hoặc chi phí liên quan đến hoạt động không phải sản xuất kinh doanh như đầu tư tài chính cá nhân, không được trừ.
Thông tư 20/2026/TT-BTC bổ sung rằng lãi vay vượt quá giới hạn 30% EBITDA hoặc chi phí không có chứng từ hợp pháp sẽ bị từ chối, nhằm kiểm soát nợ vay và minh bạch hóa giao dịch. Ví dụ, chi phí quảng cáo cho sản phẩm không được phép lưu hành hoặc chi phí du lịch cá nhân đội lốt đào tạo sẽ bị cơ quan thuế loại bỏ khi kiểm tra. Nghị định 117/2025/NĐ-CP nhấn mạnh rằng các khoản chi phí liên quan đến giao dịch với bên liên kết phải tuân thủ nguyên tắc giá thị trường, nếu không sẽ bị điều chỉnh và không được trừ.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn với các khoản chi phí mơ hồ như quà biếu tặng, vốn bị giới hạn ở mức 1 triệu đồng/năm theo quy định, vượt quá sẽ bị loại trừ toàn bộ. Việc nhận diện sớm các khoản không được trừ giúp doanh nghiệp tránh điều chỉnh thuế bổ sung, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng tùy quy mô. Tổng thể, việc phân biệt rõ ràng giữa chi phí được trừ và không được trừ là yếu tố then chốt để lập báo cáo thuế chính xác, đồng thời khuyến khích doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thuế vãng lai
4. Lưu ý quan trọng khi kê khai chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Khi kê khai chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc lập báo cáo chi tiết, đảm bảo tính nhất quán giữa sổ sách kế toán và tờ khai thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Trước hết, nên sử dụng phần mềm kế toán tích hợp để theo dõi tự động các khoản chi phí, giúp dễ dàng trích xuất dữ liệu khi quyết toán. Nghị định 320/2025/NĐ-CP yêu cầu kê khai theo quý hoặc năm, với các khoản chi phí lớn phải giải trình thêm nếu cơ quan thuế yêu cầu.
Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn sử dụng mẫu biểu chuẩn để phân loại chi phí, ví dụ như bảng kê chi phí khấu hao phải kèm theo bảng tính lũy kế. Một lưu ý quan trọng là kiểm tra định kỳ chứng từ, đặc biệt với chi phí nhập khẩu hoặc chi phí nước ngoài, phải chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá quy định để tránh sai sót tỷ giá. Nghị định 117/2025/NĐ-CP cảnh báo về rủi ro nếu kê khai sai, có thể dẫn đến kiểm tra sau quyết toán và phạt chậm nộp.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, doanh nghiệp nên áp dụng hóa đơn điện tử để tăng tốc độ xử lý và giảm lỗi thủ công. Ngoài ra, tham gia các khóa đào tạo về thuế giúp cập nhật thay đổi pháp luật, đảm bảo mọi khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đều được tối ưu. Việc hợp tác với đơn vị tư vấn pháp lý cũng hỗ trợ xử lý các trường hợp phức tạp, như chi phí nghiên cứu phát triển được ưu đãi trừ thêm theo quy định. Cuối cùng, lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm là bắt buộc, giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó với các cuộc thanh tra bất ngờ từ Tổng cục Thuế.
5. Câu hỏi thường gặp
Chi phí quảng cáo có luôn được trừ khi tính thuế TNDN không?
Chi phí quảng cáo chỉ được trừ nếu chứng minh được tính liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có hóa đơn hợp pháp theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định không giới hạn mức trừ cho quảng cáo trực tuyến hoặc truyền thống, miễn là không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ. Tuy nhiên, nếu quảng cáo cho sản phẩm cá nhân hoặc không có chứng từ, khoản chi sẽ bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng và báo cáo hiệu quả để hỗ trợ kiểm tra.
Lãi vay ngân hàng được trừ đến mức nào khi tính thuế TNDN?
Lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN đến mức tối đa 30% EBITDA theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, áp dụng cho các khoản vay dùng trong sản xuất kinh doanh. Nghị định 117/2025/NĐ-CP yêu cầu chứng minh mục đích sử dụng vay qua hợp đồng và báo cáo tài chính. Phần lãi vượt mức sẽ bị loại trừ và có thể chuyển sang năm sau nếu đủ điều kiện. Điều này giúp kiểm soát nợ vay, tránh tình trạng doanh nghiệp lạm dụng vay để giảm thuế một cách không hợp lý.
Chi phí đào tạo nhân viên có được coi là chi phí được trừ không?
Có, chi phí đào tạo nhân viên được trừ nếu liên quan đến nâng cao kỹ năng cho hoạt động kinh doanh, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định phải có chứng từ như hóa đơn từ đơn vị đào tạo và chương trình cụ thể. Không được trừ nếu đào tạo mang tính cá nhân hoặc vượt mức quy định về tiếp khách. Doanh nghiệp nên ghi nhận chi phí này trong báo cáo để tận dụng ưu đãi, đồng thời lưu trữ tài liệu chứng minh lợi ích kinh tế.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là yếu tố quyết định sự chính xác trong việc tính toán và nộp thuế, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh lâu dài. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ phát triển bền vững. Để nhận được tư vấn chuyên sâu và giải pháp tùy chỉnh, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay, nơi đội ngũ chuyên gia sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề thuế và pháp luật.
Để lại một bình luận