Cho em hỏi: Công ty em trả lương cho nhân viên qua hình thức tiền mặt (không chuyển khoản ngân hàng), vậy các khoản chi phí lương này có được tính là chi phí hợp lý để khấu trừ khi tính Thuế Thu nhập doanh nghiệp không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí tiền lương được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như phiếu chi tiền mặt, biên nhận nhận lương từ người lao động hoặc các chứng từ kế toán tương đương chứng minh việc chi trả.
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng phải được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau:
• Hợp đồng lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Chi phí phải được chi trả thực tế trong kỳ tính thuế hoặc hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, trừ trường hợp doanh nghiệp trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương năm sau liền kề theo quy định.

Lưu ý rằng, đối với chi phí tiền lương trả bằng tiền mặt (không chuyển khoản ngân hàng), quy định không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như đối với mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC). Do đó, việc trả lương bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận làm chi phí hợp lý nếu có chứng từ chứng minh việc chi trả thực tế, chẳng hạn phiếu chi nội bộ hoặc chữ ký xác nhận nhận tiền từ người lao động. Tuy nhiên, để tránh rủi ro khi kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ chứng từ và có thể cân nhắc chuyển sang hình thức chuyển khoản để tăng tính minh bạch.

Trường hợp chi phí tiền lương không được khấu trừ

Ngược lại, chi phí tiền lương sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN nếu rơi vào một trong các trường hợp sau theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC):

• Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp (ví dụ: thiếu biên nhận nhận lương từ người lao động).
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính.
• Tiền lương, tiền công trả cho chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thù lao cho các sáng lập viên không tham gia quản lý trực tiếp hoạt động kinh doanh.

Nếu phát hiện vi phạm, cơ quan thuế có thể loại trừ khoản chi này khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, duy trì hồ sơ chứng từ đầy đủ góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.