Cho em hỏi: Công ty em sản xuất thực phẩm, mua nguyên vật liệu từ các hộ kinh doanh nhỏ lẻ không có hóa đơn. Vậy chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Phân tích vấn đề chi phí không có hóa đơn GTGT

Trong hoạt động sản xuất thực phẩm, việc mua nguyên vật liệu từ các hộ kinh doanh nhỏ lẻ không xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là tình huống phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tại Việt Nam, để chi phí được coi là hợp lý và được khấu trừ khi tính thuế TNDN, cần đáp ứng các điều kiện cụ thể về chứng từ và tính hợp pháp.

Việc mua hàng từ các hộ kinh doanh không có hóa đơn GTGT đặt ra thách thức trong việc chứng minh chi phí này, nhưng pháp luật hiện hành vẫn có các quy định linh hoạt để xử lý, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các chi phí không có hóa đơn GTGT vẫn có thể được chấp nhận nếu có chứng từ thay thế hợp lệ và đáp ứng nguyên tắc thực tế, hợp pháp. Tuy nhiên, nếu không xử lý đúng cách, chi phí này có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được khấu trừ, dẫn đến tăng thuế TNDN phải nộp hoặc phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt từ 10-20 triệu đồng đối với hành vi sử dụng chứng từ không hợp lệ).

2. Cơ sở pháp lý áp dụng

Quy định về chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN được nêu rõ tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC). Theo đó, chi phí được khấu trừ phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Có chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định pháp luật.
• Đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Đối với trường hợp mua hàng từ hộ kinh doanh không xuất hóa đơn GTGT, khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (theo mẫu 01/TNDN) thay cho hóa đơn GTGT. Bảng kê này phải được lập đúng quy định và kèm theo chứng từ thanh toán hợp pháp. Ngoài ra, Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung năm 2025) cũng cho phép sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường do hộ kinh doanh phát hành, nếu có, để thay thế hóa đơn GTGT.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025) bổ sung thêm hướng dẫn về việc chấp nhận chứng từ đối với giao dịch với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán thuế. Theo đó, cơ quan thuế có thể linh hoạt xem xét các chứng từ thay thế, miễn là doanh nghiệp chứng minh được tính minh bạch và thực tế của giao dịch.

3. Hướng dẫn xử lý cụ thể

Để đảm bảo chi phí mua nguyên vật liệu từ các hộ kinh doanh nhỏ lẻ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ. Sử dụng mẫu bảng kê 01/TNDN (theo Thông tư 96/2015/TT-BTC). Bảng kê phải ghi rõ thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của hộ kinh doanh; loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ngày tháng giao dịch; chữ ký của người bán và người mua. Nếu hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng thông thường, cần lưu giữ hóa đơn này kèm bảng kê.
• Bước 2: Thu thập chứng từ thanh toán. Đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, hoặc séc). Nếu dưới 20 triệu đồng, có thể thanh toán bằng tiền mặt nhưng cần kèm biên lai hoặc giấy xác nhận thanh toán của hộ kinh doanh (nếu có). Lưu ý, từ 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ thêm chứng từ chứng minh giao dịch (ví dụ: phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán).
• Bước 3: Kê khai và lưu trữ hồ sơ. Khi kê khai thuế TNDN, chi phí mua nguyên vật liệu được ghi nhận dựa trên bảng kê và chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bảng kê, chứng từ thanh toán, hợp đồng (nếu có) và các giấy tờ liên quan (như phiếu nhập kho) trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Hồ sơ này cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Bước 4: Kiểm tra thông tin hộ kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh có mã số thuế, Anh/Chị nên đối chiếu thông tin với cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp pháp. Nếu hộ kinh doanh không có mã số thuế, cần ghi rõ trong bảng kê và lưu ý giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

4. Lưu ý và khuyến nghị

Để giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí, Anh/Chị nên:

• Yêu cầu hộ kinh doanh cung cấp hóa đơn bán hàng nếu họ có đăng ký thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Thiết lập quy trình nội bộ để kiểm tra và lưu trữ chứng từ ngay từ khi giao dịch.
• Tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương nếu có giao dịch giá trị lớn hoặc phức tạp, để được hướng dẫn cụ thể.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!