Anh chị cho mình hỏi, chi phí quảng cáo Google Ads có cần chứng từ gì ngoài hóa đơn?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định về chứng từ đối với chi phí quảng cáo Google Ads

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chi phí quảng cáo Google Ads được xem là chi phí hợp lệ để khấu trừ thuế nếu có đầy đủ chứng từ theo quy định. Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ thanh toán do Google cung cấp là tài liệu chính để chứng minh chi phí. Tuy nhiên, ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các tài liệu liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ khi quyết toán thuế, đặc biệt khi cơ quan thuế kiểm tra.

2. Các chứng từ cần thiết ngoài hóa đơn

Ngoài hóa đơn điện tử do Google phát hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau để chứng minh chi phí quảng cáo Google Ads:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ: Hợp đồng quảng cáo với Google (thường là điều khoản sử dụng dịch vụ trực tuyến) cần được lưu trữ để chứng minh mối quan hệ cung cấp dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán: Biên lai chuyển khoản ngân hàng, sao kê thẻ tín dụng hoặc xác nhận thanh toán qua ví điện tử (nếu có) để chứng minh giao dịch đã hoàn tất. Theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 78/2021/TT-BTC, chứng từ thanh toán không bắt buộc phải qua ngân hàng nếu chi phí dưới 20 triệu đồng, nhưng thực tế, Google thường yêu cầu thanh toán qua thẻ hoặc chuyển khoản, nên cần giữ lại sao kê.
• Báo cáo chi tiết chiến dịch quảng cáo: Báo cáo từ Google Ads (như hóa đơn chi tiết hoặc thống kê chi tiêu) giúp xác minh nội dung, thời gian và giá trị dịch vụ.
• Biên bản nghiệm thu (nếu có): Với một số trường hợp, doanh nghiệp có thể lập biên bản nghiệm thu để xác nhận dịch vụ đã được thực hiện, dù không bắt buộc.
  Các chứng từ này cần được lưu trữ đầy đủ, rõ ràng và khớp với số liệu trên hóa đơn để tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

3. Điều kiện để chi phí quảng cáo Google Ads được khấu trừ thuế

Để chi phí quảng cáo Google Ads được công nhận là chi phí hợp lệ, cần đáp ứng các điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Chi phí phải thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Với Google Ads, hóa đơn điện tử do Google phát hành (thường dưới dạng hóa đơn VAT quốc tế hoặc biên lai thanh toán) được chấp nhận nếu có đầy đủ thông tin như tên, ngày, số tiền và nội dung dịch vụ.
• Thanh toán qua ngân hàng đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Doanh nghiệp cần lưu ý rằng hóa đơn Google Ads thường được phát hành từ Google Ireland hoặc Google Asia Pacific, nên cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử xuyên biên giới. Nếu hóa đơn không đáp ứng chuẩn mực Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bảng kê chi tiết để bổ sung.

4. Lưu ý để tuân thủ quy định và tránh rủi ro thuế

Để đảm bảo chi phí quảng cáo Google Ads được khấu trừ mà không gặp vấn đề khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần:

• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử, sao kê thanh toán và báo cáo chiến dịch trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo Điều 34 Luật Quản lý thuế.
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn Google Ads, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế (nếu có), và nội dung dịch vụ để đảm bảo khớp với hồ sơ kế toán.
• Nếu Google Ads thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân, cần có thêm ủy quyền hoặc hợp đồng giữa cá nhân và doanh nghiệp để chứng minh chi phí thuộc về doanh nghiệp.
• Theo dõi các cập nhật pháp luật về thuế, đặc biệt từ ngày 1/1/2025, khi Luật số 56/2024/QH15 có hiệu lực, có thể yêu cầu thêm về kê khai thuế đối với dịch vụ xuyên biên giới.

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tuân thủ quy định giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hồ sơ kế toán.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!