Thời điểm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2023, kế toán phát hiện một khoản chi phí quảng cáo trên mạng xã hội thanh toán bằng thẻ cá nhân của giám đốc do thẻ công ty bị lỗi, tuy nhiên hóa đơn lại xuất tên công ty và đã hạch toán chi phí đầy đủ, khi bị kiểm tra thì cơ quan thuế đặt vấn đề về tính hợp lệ của chứng từ thanh toán không dùng tài khoản doanh nghiệp, vậy khoản chi này có bị loại hoàn toàn hay có thể bổ sung giải trình để được chấp nhận?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hợp lệ để khấu trừ chi phí quảng cáo theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được khấu trừ phải đáp ứng các điều kiện cơ bản: liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, và được thanh toán theo đúng quy định về chứng từ thanh toán. Cụ thể, khoản chi phí quảng cáo trên mạng xã hội của doanh nghiệp được coi là chi phí hợp lý nếu hóa đơn được xuất đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, và nội dung phù hợp với hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp này, hóa đơn đã xuất tên công ty và được hạch toán đầy đủ, nên về mặt hình thức, khoản chi đã đáp ứng điều kiện về hóa đơn theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp).

Vấn đề về chứng từ thanh toán không sử dụng tài khoản doanh nghiệp

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng, chứng từ thanh toán phải được thực hiện qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát. Việc thanh toán bằng thẻ cá nhân của giám đốc, dù do thẻ công ty bị lỗi, không đáp ứng yêu cầu này, dẫn đến cơ quan thuế có cơ sở đặt vấn đề về tính hợp lệ. Nếu không có chứng từ bổ sung chứng minh tính chất tạm ứng hoặc ủy quyền, khoản chi có nguy cơ bị loại trừ khỏi chi phí được khấu trừ khi quyết toán thuế năm 2023, theo nguyên tắc tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (không được khấu trừ chi phí không có chứng từ đầy đủ). Tuy nhiên, khoản chi không bị loại hoàn toàn nếu doanh nghiệp chứng minh được tính hợp lý và không có yếu tố trốn tránh thuế.

Xem thêm: Em muốn hỏi về thuế thu nhập cá nhân đối với nghệ sĩ và KOL, năm qua em có nhận đóng quảng cáo cho một vài nhãn hàng và họ tính thuế của em theo mức 10% trên mỗi hợp đồng, nhưng thực tế để có được những hình ảnh đó em phải thuê ekip, trang điểm, trang phục rất tốn kém, em muốn hỏi là những chi phí này có được trừ ra trước khi tính thuế không hay nhà nước chỉ tính thuế trên tổng số tiền em nhận được từ nhãn hàng mà không quan tâm đến chi phí đầu tư của em?

Khả năng bổ sung giải trình để được chấp nhận khoản chi

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung giải trình để cơ quan thuế chấp nhận khoản chi, dựa trên nguyên tắc linh hoạt tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cho phép sử dụng các chứng từ bổ sung để chứng minh tính hợp pháp nếu có lý do chính đáng (như lỗi kỹ thuật của thẻ công ty). Việc này giúp tránh loại trừ chi phí và giảm rủi ro truy thu thuế, với mức phạt hành chính nếu bị loại có thể từ 20% đến 100% số thuế truy thu theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung). Để thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải trình theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập và hoàn thiện chứng từ nội bộ

Doanh doanh nghiệp cần lập biên bản tạm ứng chi phí giữa công ty và giám đốc, ghi rõ lý do thanh toán bằng thẻ cá nhân (thẻ công ty bị lỗi), số tiền cụ thể, ngày tháng, và cam kết hoàn trả vào tài khoản công ty. Đồng thời, thu thập sao kê thẻ cá nhân của giám đốc chứng minh giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp quảng cáo, đảm bảo khớp với hóa đơn.

Bước 2: Thực hiện hoàn trả và chứng minh dòng tiền

Xem thêm: Thưa luật sư, em làm kế toán cho một doanh nghiệp xã hội chuyên hỗ trợ người khuyết tật, bên em có nhận được các khoản tài trợ bằng tiền từ các tổ chức phi chính phủ quốc tế để thực hiện dự án, em muốn hỏi là các khoản tài trợ này có phải tính vào thu nhập chịu thuế TNDN của công ty không, và nếu bên em dùng toàn bộ số tiền đó để chi cho các hoạt động thiện nguyện thì có được coi là chi phí được trừ khi tính thuế không?

Giám đốc chuyển khoản số tiền tương đương từ tài khoản cá nhân vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, kèm theo chứng từ chuyển khoản ngân hàng (giấy nộp tiền hoặc sao kê). Biên bản hoàn ứng phải được ký xác nhận bởi kế toán trưởng và giám đốc, nêu rõ khoản tiền dùng để bù đắp chi phí quảng cáo đã hạch toán.

Bước 3: Nộp hồ sơ giải trình cho cơ quan thuế

Doanh nghiệp soạn công văn giải trình gửi Chi cục Thuế quản lý, đính kèm toàn bộ hồ sơ (hóa đơn gốc, biên bản tạm ứng/hoàn ứng, sao kê ngân hàng, và tài liệu chứng minh lỗi thẻ công ty như thông báo từ ngân hàng). Thời hạn nộp là trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận yêu cầu kiểm tra, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu cần, có thể yêu cầu họp làm việc để trình bày thêm.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng gốc xuất tên công ty.
• Biên bản tạm ứng và hoàn ứng chi phí (mẫu tự do, có chữ ký hai bên).
• Sao kê giao dịch thẻ cá nhân và tài khoản công ty chứng minh dòng tiền.
• Tài liệu chứng minh lý do (thông báo lỗi thẻ từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo).

Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp khoản chi được chấp nhận mà còn tránh các rủi ro pháp lý, giảm thiểu chi phí phát sinh từ kiểm tra thuế. Đồng thời, doanh nghiệp nên rà soát hệ thống thanh toán nội bộ để tránh lặp lại tình huống tương tự, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.