Anh chị em cho em hỏi, chi phí thuê ngoài dịch vụ marketing có cần hóa đơn không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định pháp luật về hóa đơn đối với chi phí thuê ngoài

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các khoản chi phí thuê ngoài, bao gồm dịch vụ marketing, phải có chứng từ hợp pháp để được xem là chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của chi phí này.

Cụ thể, khoản 2.4 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định rằng chi phí thuê ngoài dịch vụ cần có hóa đơn hợp pháp (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ thanh toán phù hợp để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và ghi nhận chi phí hợp lệ.

Đối với dịch vụ marketing, doanh nghiệp thường thuê từ các công ty quảng cáo, cá nhân tự kinh doanh hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào đối tượng cung cấp dịch vụ, yêu cầu về hóa đơn sẽ khác nhau, nhưng nhìn chung, hóa đơn là bắt buộc để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật thuế.

2. Các loại hóa đơn áp dụng cho dịch vụ marketing thuê ngoài

Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ marketing, hóa đơn được sử dụng sẽ thuộc các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp hoặc tổ chức đã đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT, họ bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp thuê dịch vụ. Hóa đơn GTGT này cho phép doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (thường là 8% hoặc 10% tùy thuộc vào loại dịch vụ marketing) theo Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Ví dụ, nếu chi phí dịch vụ marketing là 10.000.000 đồng, hóa đơn GTGT sẽ ghi rõ số tiền trước thuế và thuế GTGT, giúp doanh nghiệp khấu trừ số thuế này khi kê khai.
• Hóa đơn bán hàng hoặc biên lai: Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ là cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ áp dụng phương pháp thuế trực tiếp, họ sẽ xuất hóa đơn bán hàng hoặc biên lai thu tiền. Những chứng từ này vẫn được xem là hợp lệ để ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, nhưng doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT.
• Hóa đơn điện tử: Kể từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng cho dịch vụ marketing thuê ngoài phải được xuất dưới dạng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh sử dụng biên lai hoặc chứng từ đặc thù theo quy định.

3. Trường hợp không có hóa đơn và hậu quả pháp lý

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ marketing từ các cá nhân tự do (freelancer) hoặc tổ chức không xuất hóa đơn. Điều này dẫn đến các rủi ro pháp lý như sau:

• Không được khấu trừ thuế GTGT: Nếu không có hóa đơn GTGT, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào, làm tăng chi phí thực tế của dịch vụ marketing. Ví dụ, với dịch vụ 10.000.000 đồng, doanh nghiệp mất cơ hội khấu trừ 1.000.000 đồng thuế GTGT (tỷ lệ 10%).
• Không được tính vào chi phí hợp lệ: Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ không được xem là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN. Điều này có thể dẫn đến việc cơ quan thuế điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
• Rủi ro về kiểm tra thuế: Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, nếu doanh nghiệp không cung cấp được hóa đơn hợp pháp cho chi phí dịch vụ marketing, cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp xử phạt theo Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, bao gồm phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Để tránh các rủi ro này, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ marketing xuất hóa đơn hợp pháp hoặc ký hợp đồng dịch vụ kèm theo biên bản nghiệm thu để làm cơ sở chứng minh chi phí.

4. Lưu ý khi thuê ngoài dịch vụ marketing

Để đảm bảo chi phí thuê ngoài dịch vụ marketing được ghi nhận hợp lệ và tối ưu hóa lợi ích thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ký hợp đồng dịch vụ rõ ràng: Hợp đồng cần nêu rõ nội dung dịch vụ, chi phí, phương thức thanh toán và yêu cầu xuất hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và làm cơ sở pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Yêu cầu hóa đơn hợp pháp: Doanh nghiệp cần kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ có sử dụng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng, và đảm bảo hóa đơn được xuất đúng quy định, có đầy đủ thông tin như tên, mã số thuế, địa chỉ của hai bên, nội dung dịch vụ, và số tiền.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các giao dịch từ 20.000.000 đồng trở lên, thanh toán phải được thực hiện qua ngân hàng hoặc các hình thức không dùng tiền mặt để được xem là chi phí hợp lệ. Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng để làm bằng chứng.
• Lưu trữ chứng từ: Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015 để phục vụ cho việc kê khai thuế và kiểm tra sau này.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!