Mọi người cho em hỏi, em có thuê một freelancer người nước ngoài làm thiết kế logo, họ gửi invoice bằng tiếng Anh không có mã số thuế, vậy khoản chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không và có phải khấu trừ thuế nhà thầu không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để khoản chi phí thuê freelancer nước ngoài được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Khoản chi phí thuê freelancer nước ngoài thiết kế logo có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC). Cụ thể, chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có chứng từ hợp pháp và được thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Hóa đơn bằng tiếng Anh không có mã số thuế vẫn có thể được chấp nhận nếu được dịch thuật đúng quy định, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của giao dịch để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

• Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như thiết kế logo để sử dụng trong thương hiệu hoặc sản phẩm.
• Chứng từ phải đầy đủ, bao gồm hợp đồng dịch vụ và biên bản bàn giao sản phẩm (logo thiết kế).
• Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng để chứng minh nguồn gốc, đặc biệt nếu giá trị vượt 20 triệu đồng.

Yêu cầu về chứng từ hợp pháp cho hóa đơn bằng tiếng Anh

Theo Luật Kế toán 2015, hóa đơn bằng tiếng nước ngoài (như tiếng Anh) phải được dịch ra tiếng Việt để sử dụng trong kế toán tại Việt Nam. Đơn vị kế toán chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch, và bản dịch phải được đính kèm với bản gốc hóa đơn. Việc thiếu mã số thuế trên hóa đơn không làm vô hiệu hóa chứng từ nếu freelancer chứng minh được tư cách pháp lý (qua hợp đồng hoặc giấy tờ cá nhân/tổ chức), nhưng doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ để cơ quan thuế kiểm tra.

• Bản dịch tiếng Việt phải được thực hiện bởi đơn vị kế toán nội bộ hoặc dịch vụ chuyên nghiệp, ghi rõ ngày dịch và chữ ký người chịu trách nhiệm.
• Đính kèm bản gốc hóa đơn tiếng Anh để đối chiếu, tránh trường hợp cơ quan thuế từ chối khấu trừ chi phí do thiếu tính minh bạch.
• Nếu freelancer là cá nhân nước ngoài, cần bổ sung thông tin cá nhân như hộ chiếu hoặc giấy tờ xác nhận danh tính.

Trách nhiệm khấu trừ thuế nhà thầu đối với freelancer nước ngoài

Doanh nghiệp Việt Nam phải khấu trừ thuế nhà thầu trước khi thanh toán cho freelancer nước ngoài theo Thông tư 103/2014/TT-BTC, áp dụng đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài có thu nhập tại Việt Nam mà không có cơ sở thường trú. Freelancer thiết kế logo được coi là cung cấp dịch vụ, nên doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký mã số thuế nhà thầu (nếu freelancer chưa có), khấu trừ thuế và nộp thay. Không khấu trừ có thể dẫn đến doanh nghiệp bị truy thu thuế và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế chậm nộp, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

• Nếu freelancer là cá nhân nước ngoài: Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 5% trên doanh thu và thuế giá trị gia tăng (GTGT) 5% trên doanh thu.
• Nếu freelancer là tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú: Áp dụng thuế TNDN với tỷ lệ từ 1% đến 10% trên doanh thu, tùy lĩnh vực dịch vụ (thiết kế logo thường thuộc tỷ lệ 5-10%).
• Doanh nghiệp kê khai và nộp thuế nhà thầu hàng quý hoặc tháng, tùy theo quy mô giao dịch.

Quy trình khấu trừ và kê khai thuế nhà thầu

Bước 1: Ký hợp đồng và xác định tư cách nhà thầu

Doanh nghiệp cần ký hợp đồng dịch vụ rõ ràng với freelancer, nêu chi tiết nội dung công việc (thiết kế logo), giá trị, thời hạn và điều khoản thuế. Xác định freelancer là cá nhân hay tổ chức để áp dụng tỷ lệ thuế phù hợp theo Thông tư 103/2014/TT-BTC. Nếu freelancer chưa có mã số thuế nhà thầu, doanh nghiệp đăng ký thay tại Cục Thuế địa phương trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch, kèm theo hợp đồng và thông tin cá nhân/tổ chức của nhà thầu.

Bước 2: Khấu trừ thuế trước khi thanh toán

Tính toán số thuế nhà thầu dựa trên doanh thu ghi trên hóa đơn (ví dụ: nếu giá trị 100 triệu đồng, khấu trừ khoảng 10% thuế tùy loại). Trừ trực tiếp vào khoản thanh toán cho freelancer và cấp chứng từ khấu trừ cho họ. Thanh toán phần còn lại qua chuyển khoản ngân hàng để chứng minh, đảm bảo không vượt quá giá trị hợp đồng.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế

Doanh nghiệp kê khai thuế nhà thầu vào tờ khai thuế GTGT hoặc TNDN hàng tháng/quý theo mẫu quy định. Nộp thuế cho cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày sau khi khấu trừ (nếu nộp thay) hoặc theo kỳ kê khai. Lưu trữ chứng từ khấu trừ ít nhất 10 năm để quyết toán thuế TNDN.

Lưu ý về hợp đồng và thanh toán

Hợp đồng phải bằng văn bản, có chữ ký hai bên và quy định rõ trách nhiệm thuế để tránh tranh chấp. Thanh toán cần có chứng từ ngân hàng, và nếu giá trị lớn, nên sử dụng hình thức escrow để đảm bảo freelancer bàn giao sản phẩm trước khi chi trả. Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa chi phí, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.