Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện để chi phí thuê kho bãi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí thuê kho bãi chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử).
- Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng hoặc các hình thức khác theo quy định tại Điều 6 Nghị định 218/2013/NĐ-CP).
Nếu không đáp ứng, khoản chi sẽ không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN và có thể bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán.
Xử lý chi phí thuê kho bãi khi không có hóa đơn VAT
Trong trường hợp thuê kho bãi từ cá nhân không xuất hóa đơn VAT (thường áp dụng cho cá nhân kinh doanh theo Thông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú), doanh nghiệp vẫn có thể hợp thức hóa chi phí nếu tuân thủ các quy định thay thế. Cụ thể:
- Nếu hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân (thuế GTGT và thuế TNCN), khoản chi vẫn được coi là hợp lệ và được trừ khi tính thuế TNDN theo Khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).
- Doanh nghiệp cần chứng minh tính hợp pháp qua các chứng từ khác, tránh tình trạng chi phí bị loại trừ do thiếu cơ sở chứng minh.
Lưu ý, nếu cá nhân không đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp thuế thay theo mức 10% trên doanh thu nếu là dịch vụ (theo Thông tư 92/2015/TT-BTC), hoặc 2% nếu là cho thuê tài sản.
Hồ sơ và chứng từ thay thế hóa đơn VAT
Để xử lý hợp lệ chi phí thuê kho bãi không có hóa đơn VAT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hợp đồng thuê kho bãi (bản gốc hoặc sao y công chứng), nêu rõ thời hạn, giá thuê, quyền nghĩa vụ các bên và thỏa thuận nộp thuế thay nếu áp dụng.
- Chứng từ thanh toán (biên lai chuyển khoản ngân hàng nếu từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc biên lai thu tiền mặt nếu dưới mức này).
- Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (biên lai nộp thuế GTGT và TNCN tại cơ quan thuế, kèm cam kết của cá nhân ủy quyền nộp thay).
- Biên bản bàn giao kho bãi hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ thuê.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN (Phụ lục Thông tư 78/2014/TT-BTC), kê khai chi tiết khoản chi và nộp kèm hồ sơ quyết toán thuế TNDN.
Quy trình xử lý chi phí thuê kho bãi không có hóa đơn VAT
Bước 1: Ký kết hợp đồng và thỏa thuận nộp thuế thay
Doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng thuê kho bãi với cá nhân, ghi rõ nội dung thỏa thuận nộp thuế GTGT (nếu áp dụng) và TNCN thay cho bên cho thuê. Hợp đồng phải được ký kết trước khi thực hiện, đảm bảo tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng dân sự. Đồng thời, yêu cầu cá nhân cung cấp thông tin cá nhân (CMND/CCCD, địa chỉ) để khấu trừ thuế.
Bước 2: Thực hiện thanh toán và nộp thuế thay
Thanh toán tiền thuê qua chuyển khoản nếu từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc tiền mặt nếu dưới mức này, kèm biên lai. Doanh nghiệp khấu trừ và nộp thuế thay cho cá nhân tại Chi cục Thuế quản lý (mức thuế theo Thông tư 92/2015/TT-BTC: 5% GTGT và 5% TNCN trên doanh thu nếu cho thuê tài sản). Lưu giữ biên lai nộp thuế làm chứng từ.
Bước 3: Lập hồ sơ chứng từ và kê khai thuế
Thu thập đầy đủ chứng từ thay thế (hợp đồng, biên lai thanh toán, biên lai nộp thuế, biên bản bàn giao). Lập bảng kê 01/TNDN để kê khai khoản chi vào sổ sách kế toán. Khi quyết toán thuế TNDN hàng năm, nộp kèm hồ sơ này cho cơ quan thuế để chứng minh tính hợp lệ, tránh bị loại trừ chi phí theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.
BBước 4: Lưu trữ và kiểm tra định kỳ
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Định kỳ kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ để tránh rủi ro khi thanh tra thuế, có thể dẫn đến phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro bị loại trừ khi tính thuế TNDN và tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận