Công ty em có chi phí thuê nhà ở cho giám đốc, khoản chi phí này có được tính vào chi phí được trừ khi tính Thuế Thu nhập doanh nghiệp không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

Điều kiện để khoản chi phí thuê nhà được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Khoản chi phí thuê nhà ở cho giám đốc có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP) và Thông tư 25/2018/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC). Cụ thể, khoản chi này phải mang tính chất tiền lương, tiền công và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần ký hợp đồng lao động với giám đốc, trong đó ghi rõ khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp chi trả. Nếu không đáp ứng, khoản chi sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ và chứng từ cần thiết

Để chứng minh tính hợp pháp và được trừ, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật. Các chứng từ chính bao gồm:

• Hợp đồng lao động với giám đốc, quy định rõ điều kiện và mức chi tiền nhà (có thể tham chiếu thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty hoặc quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị quy định).
• Hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (hóa đơn GTGT hoặc chứng từ hợp pháp khác).
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho chủ nhà nếu áp dụng.
• Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.

Nếu thiếu bất kỳ chứng từ nào, khoản chi sẽ không được hạch toán vào chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Các lưu ý quan trọng khi thực hiện

• Nếu doanh nghiệp thuê nhà của chính giám đốc, phải thông báo đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để bổ sung địa điểm kinh doanh và nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Khoản tiền thuê nhà trả hộ cho giám đốc (người lao động) không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân. Phần vượt quá không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Đối với cá nhân cho thuê nhà, nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì không phải nộp thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN; nếu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, phải nộp đầy đủ các loại thuế theo Luật Thuế GTGT 2024 và Luật Thuế TNCN 2007.
• Trường hợp giám đốc là chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam và hưởng lương tại Việt Nam, cần xem xét thêm quy định về thuế GTGT đối với khoản thuê nhà theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, đảm bảo hóa đơn đứng tên doanh nghiệp và thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị lớn.
• Doanh nghiệp phải kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn hợp pháp; nếu ủy quyền cho cá nhân, hóa đơn phải đứng tên tổ chức/cá nhân được ủy quyền và thanh toán đúng quy định.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ khoản chi và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu theo Luật Quản lý thuế 2019. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.